Alom wordt het belang van het vrijwilligerswerk onderschreven. Dat is juist. Toch wordt er vaak op een onduidelijke en verwarrende manier over gesproken. Er zijn vele soorten vrijwilligers.

Soorten vrijwilligers
Eén manier om wat zicht te krijgen op het verschijnsel vrijwilliger is te kijken naar het belang dat de vrijwilliger heeft bij zijn activiteiten. Zo zijn er vrijwilligers die samen met anderen een bepaald belang voor zichzelf en voor anderen nastreven. Bijvoorbeeld een renovatiecomité of een actiegroep tegen de huurverhoging. Er zijn ook vrijwilligers die zich meer inzetten voor het belang van anderen zonder daarbij zélf direct baat te hebben. Bijvoorbeeld het organiseren van kinderactiviteiten.

Een andere manier om zicht te krijgen op het verschijnsel vrijwilliger is te kijken naar het soort activiteiten waarmee de vrijwilliger bezig is. Hierbij gaat het om het onderscheid
tussen uitvoerende activiteiten (zoals kindervakantiewerk, begeleiden van jeugdelftallen, Zonnebloemactie) en bestuurlijke activiteiten (zoals het bestuur van de bejaardenbond, het bestuur van het dorpshuis, het bestuur van de stichting sociaal-cultureel opbouwwerk).

Een derde manier is te kijken naar de vakbekwaamheid van de vrijwilliger. Daarbij is het van belang te letten op de mate waarin vrijwilligers opgeleid zijn voor de activiteiten die ze uitvoeren. Steeds vaker zie je mensen die beroepsmatig geschoold en gediplomeerd zijn, vrijwilligerswerk doen op het terrein waarop ze gediplomeerd zijn. Je ziet dat bij
onderwijzers, bij sportleraren, bij welzijnswerkers. En zo zie je dat vrijwilligers ook nog te onderscheiden zijn in enerzijds mensen die hun vak uitoefenen als vrijwilliger en anderzijds mensen die uit liefhebberij of betrokkenheid activiteiten doen.

Als dus wordt gesteld: er moet méér door vrijwilligers worden gedaan, dan moet eerst duidelijk worden over wie het gaat. Want dè vrijwilliger bestaat niet.

Vrijwilliger
Als je nauwkeurig naar het woord vrijwilliger gaat kijken, dan levert dat een aardig aanknopingspunt op om helder te krijgen waar de vrijwilliger zoal mee te maken heeft. Het Nederlands woordenboek van Koenen omschrijft in de 26e druk het woord vrijwilliger als iemand die uit vrije wil in de militaire dienst treedt. Anders gezegd, een vrijwilliger gaat uit vrije wil -dus ongedwongen- verplichtingen aan.

Daarmee stuiten we meteen op een tweetal problemen waar vrijwilligerswerk mee te maken heeft. Op de eerste plaats wordt de neiging steeds groter vrijwilligerswerk verplicht te gaan stellen. En om veel werklozen bezig te houden én om de kosten van activiteiten te drukken. Het zal duidelijk zijn dat vrijwilligerswerk verplichten een tegenstelling inhoudt en dus niet kan. Vrijwilligerswerk moet niet worden verward met sociale of maatschappelijke dienstplicht.

Op de tweede plaats zijn de plichten waar het vrijwilligerswerk mee wordt belast langzamerhand zó groot geworden dat sommige mensen zeggen: "Ik ben gek om nog vrijwilligerswerk te doen in m'n vrije tijd. Ik moet me daar aan zo veel regels houden". De lokale overheden hebben de laatste jaren een vergaande regelgeving ontwikkeld. Er zijn
allerlei verordeningen en procedures, formulieren waar de vrijwilligers mee te maken hebben. Aan al die eisen moeten ze voldoen. Anders krijgen ze géén subsidie. Die eisen zijn soms zo ingewikkeld, dat vrijwilligers hulp nodig hebben, anders komen ze er niet uit. En als alle formulieren zijn ingevuld, dan duurt het vervolgens nog vaak eindeloos voor
zaken daadwerkelijk geregeld worden.

Hoe wordt iemand vrijwilliger
Bijna iedereen komt met vrijwilligerswerk in aanraking door kennissen, buren. Hoe vaak zal het vrijwilligers niet overkomen zijn dat, toen iemand een beroep op hen deed, zij zeiden: "Ja, maar ik weet daar niets van" of  "Anderen kunnen dat veel beter", maar dat ze toch ja zeiden omdat een dringend beroep op hen werd gedaan. En zo gaan ze
opeens dingen doen, terwijl ze -om het eens simpel te zeggen- van toeten noch blazen weten. Dan hebben vrijwilligers veel steun nodig, van elkaar, via cursussen en soms via hulp en advies van een beroepskracht. De vraag is dan of de ondersteuning van vrijwilligers voldoende is geregeld of dat ze het allemaal maar zelf moeten uitzoeken.

Vrijwilliger of beroepskracht
Voortdurend duikt de vraag op of werk van beroepskrachten niet kan worden overgenomen door vrijwilligers. Die vraag is niet taboe! Maar de beantwoording ervan moet zorgvuldig plaatsvinden. Het is in dit verband niet onaardig een vergelijking met de gemeentelijke organisatie te trekken. Daar hebben de vrijwilligers (wethouder en raadsleden) een grote groep beroepskrachten (ambtenaren) ter beschikking om hun werk als bestuurder goed te kunnen doen.

Wanneer is nu een beroepskracht nodig? Alvorens daarop nader in te gaan moet gewezen worden op het onderscheid dat gemaakt is in soorten vrijwilligers. Gewezen werd toen op het soort vrijwilligers dat hun vak onbetaald uitoefent. Het zal duidelijk zijn dat in de discussie over de vraag of vrijwilligers het werk van beroepskrachten moeten overnemen, dát soort vrijwilligers niet bedoeld is. Want dat zou feitelijk betekenen dat werk waarvoor een bepaalde vakbekwaamheid is vereist, voortaan maar onbetaald moet plaatsvinden. Dát nu is een politieke keuze.

De vraag waar het om gaat is: 'Voor welke werkzaamheden is een beroepskracht, dat wil zeggen iemand die voldoet aan bepaalde eisen van vakbekwaamheid, nodig?'.

Kenmerkend voor de rol van een beroepskracht is:
- Het vergroten van de deskundigheid van vrijwilligers, soms in cursusvorm, soms door advisering.
- Hulp bij de probleemdefiniëring. Deze vakterm laat zich het best duidelijk maken door een vergelijking. Elke chauffeur kan meestal wel constateren dat zijn auto kapot is.
En áls hij zou weten wat er precies kapot is, kan hij het vaak zelf nog wel repareren. Maar om vast te stellen wat er nu precies kapot is heeft hij regelmatig een monteur
nodig.
- Kennis en kunde van de mogelijkheden en onmogelijkheden. Hoe zit de regelgeving van de overheid nu precies in elkaar? Op welke andere manieren kun je jeugd- en jongerenwerk doen? Hoe betrek je er nu zoveel mogelijk mensen bij? Wat is de beste aanpak voor een bepaald probleem?
- Zorg voor continuïteit. Vrijwilligers doen hun werk vrijwillig. Dat betekent soms een komen en gaan van vrijwilligers. Het ene moment is er een voltallig bestuur, het
andere moment zijn er nog maar twee bestuursleden over.
- Soms is de beroepskracht de enige waar mensen terecht kunnen. Of omdat niemand anders ze kan helpen of omdat mensen niet weten waar ze met hun ideeën en vragen heen moeten.
- Beroepskrachten zijn vaak een noodzakelijk onderdeel van wat je een goede infrastructuur voor het vrijwilligerswerk zou kunnen noemen.

Vrijwilligersbeleid
Een vrijwilligersbeleid zou zich moeten richten op die infrastructuur: het geheel van afspraken, subsidiemogelijkheden en ondersteuningsmogelijkheden waardoor de vrijwilliger optimaal kan doen waarvoor hij zich vrijwillig heeft aangemeld. Zo'n beleid moet antwoord geven op de volgende vragen:
1. zijn de verantwoordelijkheidsstructuren waarmee een vrijwilliger te maken heeft voldoende helder;
2. kan de vrijwilliger voldoende invloed uitoefenen;
3. krijgt de vrijwilliger de ruimte om zich in zijn activiteiten te beperken tot datgene waarvoor hij zich heeft aangemeld;
4. hoe is de informatieverschaffing aan de vrijwilligers geregeld;
5. welke mogelijkheden voor cursussen voor hulp, advies en begeleiding zijn er en is dat voldoende;
6. zijn de materiële voorwaarden om optimaal te werken vervuld;
7. weet de vrijwilliger zijn eigen taak, plaats en verantwoordelijkheid?
Het antwoord op deze vragen leidt bijna altijd tot te verbeteren punten. Daarmee wordt tegelijk het beleid concreet.
En natuurlijk, dè vrijwilliger bestaat niet. De vragen zullen dus moeten worden beantwoord per soort vrijwilligers binnen de organisatie.

Afspraken met vrijwilligers
Een schriftelijk contract met vrijwilligers is niet per se nodig. Afhankelijk van de situatie kan men daartoe overgaan. Uit praktische ervaring blijkt dat een formeel schriftelijk contract, dat door beide partijen moet worden ondertekend, toch een bepaald afschrikeffect teweegbrengt. Veel mensen willen hun bijdrage leveren zonder dat daar te veel verwachtingen en verplichtingen aan vast zitten. Mensen die veel energie en tijd steken in het ondersteunen van de accommodatie en de activiteiten die daar plaats hebben
willen vaak wel meer zekerheid over hun inbreng. In beide gevallen moet duidelijk zijn wat van de betreffende vrijwilliger wordt verwacht en wat hij ervoor terugkrijgt. Dit kan bijvoorbeeld in een huishoudelijk reglement worden opgenomen.

Maak met vrijwilligers duidelijke afspraken en geef duidelijk aan wat de stichting voor hen doet als tegenprestatie voor hun inzet en getoonde betrokkenheid, een voorbeeld is
hieronder opgenomen:

Nieuwe vrijwilligers
In de regel beginnen mensen als vrijwilliger door een keer mee te helpen bij een van de activiteiten of het uitvoeren van eenvoudige werkzaamheden in het gebouw. Indien
mensen vaker meehelpen en in een vast rooster of in een bepaalde medewerkersgroep worden opgenomen dan wordt hij gevraagd 'vrijwilliger' te willen worden. Het dagelijks bestuur benoemt de vrijwilligers. Bij aanvaarding zal de nieuwe vrijwilliger vermeld worden op de lijst van vrijwilligers ten behoeve van af te sluiten verzekeringen en
ontvangt hij een exemplaar van de informatiemap van de accommodatie. Ook worden afspraken gemaakt over de taken die de desbetreffende vrijwilliger gaat vervullen. Na één à twee maanden zal een lid van het dagelijks bestuur een gesprek met betrokkene hebben en diens functioneren evalueren.

Onkostenvergoeding
Als een vrijwilliger onkosten maakt ten behoeve van de stichting, dan kunnen deze worden gedeclareerd. Over het algemeen dienen hierover vooraf afspraken met de penningmeester te worden gemaakt. Als het om autokosten gaat, dan zal de maximale belastingvrije vergoeding per km worden gegeven. Eventuele autoschades zijn voor eigen rekening. De verzekeringskosten zijn namelijk in de kilometervergoeding inbegrepen.

Verzekeringen
Alle vrijwilligers en de beheerders worden door de organisatie verzekerd voor ongevallen en wettelijke aansprakelijkheid. In de voorwaarden van de verzekering is opgenomen dat te allen tijde een bijgewerkte lijst met de desbetreffende namen beschikbaar dient te zijn. Dit is nodig in verband met het aanvaarden van aansprakelijkheid bij schadegevallen (die claims voor de organisatie tot gevolg kunnen hebben) alsmede in verband met eventuele
ongevallen. De beheerders dragen zorg voor een bijgewerkte vrijwilligerslijst. Met betrekking tot de wettelijke aansprakelijkheidsverzekering geldt vaak per gebeurtenis een eigen risico. Bijvoorbeeld € 100,-. De hoogte van de premie is altijd afhankelijk van het eigen risico dat men neemt. Let er wel op dat de organisatie niet het eigen risico afwentelt op de persoon die de schade lijdt, maar dat die door de organisatie gedragen dient te worden.

Gebruik consumpties 
In veel gevallen wordt binnen de organisatie waar vrijwilligers actief zijn, iets geregeld over het gebruik van consumpties door vrijwilligers. In veel gevallen zijn koffie en thee gratis en kunnen per activiteit één of twee andere consumpties genuttigd worden. In alle gevallen wordt gevraagd om de gebruikte consumpties wel te registreren, zodat controle  mogelijk blijft.

In accommodaties waar ook een keuken voorziening aanwezig is, kan ook afgesproken worden dat vrijwilligers een maaltijd kunnen gebruiken als extra tegemoetkoming.
Hierover moeten goede afspraken gemaakt worden zodat er geen misverstanden of irritaties over ontstaan.