De hoofdfunctie van dorps-, buurt- en gemeenschapshuizen is het bieden van een ontmoetingsplaats voor dorp of buurt en onderdak voor het verenigingsleven. In bijna alle gevallen is er ook een bar- of kantine. De positieve resultaten uit de barexploitatie vormen in verreweg de meeste accommodaties het fundament voor de exploitatie. Een bekwaam uitgevoerde barexploitatie is daarbij een onmisbaar element van de bedrijfsvoering.

Doelstelling
Oppervlakkig beschouwd kunnen welzijnsaccommodaties qua mogelijkheden en dienstverlening de vergelijking met commerciële horecabedrijven doorstaan. Toch zijn er wezenlijke verschillen. Die zijn gelegen in:
- de doelstelling
- de afwijkende kostenstructuur

In de statuten en beleidsstukken van welzijnsaccommodaties zal de barexploitatie niet als (hoofd)doelstelling van de organisatie worden genoemd. De exploitatie wordt als een bijproduct van de na te streven hoofddoelen beschouwd. We zien dit bijvoorbeeld ook terug in het standpunt van de fiscus die de baromzet beneden een bepaald maximum niet in de omzetbelasting betrekt (kantineregeling) omdat deze, volgens de fiscus, voortvloeiend uit de hoofdfunctie wordt gerealiseerd. Op een andere manier zien we dit ook terug in een, door besturen van nog al wat welzijnsaccommodaties, doelbewust nagestreefd alcoholmatigingsbeleid.

In de kostensfeer zijn er twee kenmerkende verschillen met commerciële bedrijven. Allereerst de personele kosten. Veel welzijnsaccommodaties maken voor het barbeheer gebruik van (niet betaalde) vrijwilligers. Op de tweede plaats ontvangen de meeste welzijnsaccommodaties op de een of andere manier overheidssubsidie die horecabedrijven niet ontvangen. Zeker in de ogen van nogal wat van die bedrijven ontstaat hierdoor een concurrentienadeel. Daarbij ziet men dan over het hoofd dat gesubsidieerde welzijnsaccommodaties beperkingen hebben op de Drankvergunning. Bovendien hebben zij tot taak alle groepen en individuen te huisvesten die, in de breedste zin, sociaal culturele activiteiten ontplooien. Dit geldt ook wanneer die activiteiten commercieel niet interessant zijn, wat vaak het geval is. 

Exploitatievormen
Of het nu om een kleine bar of een grote kantine gaat, de druk ervan op de organisatie is groot. Daarom doet een bestuur er verstandig aan de beheersvorm met zorg te kiezen. De eerste keuze is die tussen een interne en een externe oplossing:

Interne vormen van beheer (eigen beheer)
De wijze waarop het beheer intern wordt aangepakt is afhankelijk van zaken als de grootte van de accommodatie, de omvang van de barexploitatie, het aantal medewerkers en de bestuursstijl. Bij kleine tot middelgrote accommodaties met een beheerder is het praktisch de verantwoordelijkheid voor de exploitatie bij de beheerder te leggen. Bij grote accommodaties, die meestal een of meer betaalde beheerder(s) in dienst hebben, is het logisch dat de verantwoordelijkheid bij de (hoofd)beheerder komt te liggen. Deze legt rechtstreeks verantwoording af aan het bestuur. Wanneer er geen personeel in dienst is zal de verantwoordelijkheid voor het beheer van de bar bij het bestuur liggen.

Een andere vorm van intern beheer is beleid en uitvoering van de exploitatie van de bestuurstaak af te splitsen en over te dragen aan een aparte beheerscommissie.
Voorwaarde voor deze interne oplossing is dat er voldoende vakbekwaamheid in huis is. Wanneer deze ontbreekt dan kan het bestuur er ook toe overgaan de exploitatie uit te besteden, met andere woorden: extern te regelen. Daarvoor zijn vier alternatieven:

Externe vormen van beheer.

1. Het verzelfstandigen van de barfunctie.
De exploitatie van bar of kantine wordt afgesplitst van de rest van de exploitatie van de accommodatie maar blijft uiteindelijk wel vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. Belangrijke aandachtspunten bij deze vorm zijn:
a. De juridische splitsing van de barexploitatie en het beheer en gebruik van de accommodatie (kijk ook bij Organisatie splitsen)
b. Het formuleren van een werkbare constructie incl. afspraken over te boeken resultaten en wat daarmee te doen.
c. Het vinden van een geschikte kandidaat om de barexploitatie op zich te nemen.
d. Het eventueel (her)afsluiten van een brouwerijcontract.
e. De ‘zeggenschap’ over eventueel aanwezig barpersoneel.
f. De organisatie van de administratie voor de barexploitatie.

2. De Besloten Vennootschap
Een vorm die steeds meer terrein wint bij de exploitatie van bar en buffet is die van een Besloten Vennootschap (BV). Daarbij wordt, naast de rechtspersoon voor het beheer van de accommodatie (meestal een stichting) een ‘zusterorganisatie’ voor de horecafunctie opgericht in de vorm van een BV. De vennoten van de BV zijn de leden van het stichtingsbestuur. De BV bedruipt zichzelf en betaalt huur aan de stichting. Dit is vergelijkbaar met verpachten.
De opbrengsten uit de horecafunctie kunnen door deze constructie binnen de accommodatie worden gehouden. Deze kunnen worden gebruikt voor de hele exploitatie. Zolang de BV er voor zorgt geen winst te maken hoeft er ook geen vennootschapsbelasting te worden betaald. Klik hier voor een voorbeeld van een overeenkomst tussen bestuur en BV.

3. Het verpachten van de barfunctie 
Als derde mogelijkheid dient zich het verpachten van de barfunctie aan. Dit is de meest vergaande verbijzondering van de barfunctie. Deze wordt in zijn geheel uit de exploitatie van de accommodatie gehaald en op basis van een pachtovereenkomst overgedragen aan derden. Belangrijke aandachtspunten bij deze vorm zijn:
a. Het opstellen van een ‘waterdichte’ pachtovereenkomst.
b. De overname door de pachter van al aanwezig personeel.
c. Het regelen van de fiscale consequenties.
d. Het eventueel (her)afsluiten van een brouwerijcontract.

4.  De publiek – private samenwerking (PPS)
Een vierde alternatief is de constructie waarbij de gehele exploitatie door een gemeente in handen wordt gelegd van een derde. Dus niet alleen de bar- of kantine-exploitatie, maar ook de exploitatie van de accommodatie als zodanig. In een contract tussen de exploitant en de gemeente wordt de exploitant verplicht afspraken te maken met de (potentiële)gebruikers over aangepaste tarieven en de reservering van de ruimtes. De exploitant kan door middel van contractueel toegestane paracommerciële activiteiten proberen zijn omzet winstgevend te maken. Sommige gemeenten subsidiëren instellingen en verenigingen bij het huren van ruimtes. De publieke functie van de welzijnsaccommodatie blijft zo gehandhaafd. Deze vorm is (nog) niet erg gebruikelijk omdat de scheiding met de overige horeca lastig is te regelen en snel tot onduidelijkheden en problemen leidt.

Verhuuropbrengsten
Wanneer de barexploitatie is verzelfstandigd of verpacht moet er iets geregeld worden over inkomsten van de verhuur van ruimtes. Gebruikelijk is dat de netto verhuuropbrengst toekomt aan de stichting die de accommodatie beheert. Meestal worden de kosten van verhuur en consumpties op één rekening worden gezet. In dat geval zal de pachter of de groep die de barexploitatie uitvoert de inkomsten van de verhuur geregeld moeten afrekenen met de stichting.
Wanneer is overeengekomen dat de verhuurinkomsten aan de pachter of groep die de barexploitatie uitvoert toekomen, dan zal dit in de overeenkomst geregeld moeten zijn.

Keuze beheersvorm
Aan elk van de verschillende beheersvormen kleven voor- en nadelen. Klik hier voor een opsomming van voor- en nadelen die een keuze uit de belangrijkste vormen kan vergemakkelijken.