Doorgaans zijn in een welzijnsaccommodatie het beleid en het beheer van een bar of kantine in één hand. Dat wil zeggen dat het bestuur verantwoordelijk is voor het totale aanbod van de accommodatie, inclusief de exploitatie van de bar of kantine. Er zijn argumenten aan te voeren om die functies te splitsen. (Af)splitsing van de bar of kantine kan op twee manieren: door te verzelfstandigen en door te verpachten. Het verzelfstandigen wil zeggen het loskoppelen van deze functie van de beherende organisatie, zonder overigens de band met de accommodatie door te snijden. Het beleid en het beheer worden aan een derde overgedragen, maar de functie en de baten blijven ten dienste staan van de organisatie.
Waarom verzelfstandigen?
Onderstaande overwegingen kunnen aanleiding zijn om tot verzelfstandiging van de bar of kantine-exploitatie over te gaan:
a. Een optimale baropbrengst is niet altijd gebaat bij het verhuren van ruimten aan (alle) doelgroepen van de accommodatie. Dit kan leiden tot een vermenging van belangen bij de programmering van activiteiten.
b. Voor de inzichtelijkheid en verantwoording achteraf, kan het nodig zijn de verschillende onderdelen van de exploitatie, verhuur en organisatie van activiteiten aan de ene kant en barexploitatie aan de andere kant van elkaar te scheiden. Bijvoorbeeld: met de exploitatie van een accommodatie is in veel gevallen ook subsidie van de gemeente gemoeid. De besteding van de subsidie zal verantwoord moeten worden. Het zou daarbij verwarrend kunnen werken dat verschillende onderdelen van de exploitatie door elkaar lopen.
c. De organisatie van de verschillende onderdelen van de exploitatie van de accommodatie (ruimte bieden, activiteiten organiseren en de bar- of kantinefunctie) vraagt verschillende deskundigheden en leidt tot verschillende verantwoordelijkheden. Het bestuur kan het mede exploiteren van een bar of kantine als een overbelasting ervaren.
Hoe?
Juridische verzelfstandiging van de barfunctie kan door aanpassing van de rechtspersoon. Stel bijvoorbeeld dat een welzijnsaccommodatie de verenigingsvorm heeft. Door de vereniging te splitsen in een stichting voor de exploitatie van de bar en de vereniging te laten voortbestaan voor de exploitatie van het gebouw en organisatie van de activiteiten, is de verzelfstandiging juridisch een feit. Overigens is hiervoor wel een democratisch genomen besluit van de vereniging noodzakelijk! (zie ook Organisatie splitsen)
Uitgangspunten
- Uitgangspunt bij de verzelfstandiging is dat het netto resultaat van de bar of kantine blijft toekomen aan de organisatie die verantwoordelijk is voor de exploitatie van de accommodatie.
- Er moeten waterdichte afspraken worden gemaakt over de financiële afwikkeling van de bar- of kantineomzet.
- Aan de openingstijden van de accommodatie incl. de kantine moet in principe worden vastgehouden. Men zal zich vooraf moeten realiseren dat dit met een optimale barexploitatie kan conflicteren. Bijvoorbeeld: in de daluren, wanneer de accommodatie een lage bezetting heeft, is het verleidelijk de bar te sluiten. Maar vanwege de functie van de accommodatie is het van belang dat dan toch ook buffetservice kan worden verleend.
- De organisatie die verantwoordelijk is voor de exploitatie van de accommodatie moet de uitgangspunten van het verhuurbeleid vooraf overeenkomen en goed blijven bewaken, juist voor activiteiten van (doel)groepen die voor de exploitatie van de bar of kantine minder interessant zijn.
- De richtlijnen voor het verstrekken en prijzen van (alcoholhoudende) dranken moeten vooraf goed worden afgesproken en voortdurend bewaakt blijven. Voorbeeld: hoewel een grote omzet voor de barexploitatie interessant is, moet de barfunctie geen eigen leven gaan leiden. Zo moeten er bijvoorbeeld prijsafspraken worden gemaakt die acceptabel zijn voor de doelgroep van de accommodatie.
- Om de barexploitatie goed te kunnen volgen maar ook om de randvoorwaarden te kunnen blijven bewaken is het belangrijk dat het bestuur (of de barcommissie) van de accommodatie regelmatig overleg voert met de groep aan wie het beheer en exploitatie van de bar/kantine is overgedragen. Dat dit overigens in beider belang is spreekt voor zich.
Interne organisatie
Voor de interne organisatie heeft verzelfstandiging ingrijpende gevolgen. Vanuit beleidsmatig en organisatorisch oogpunt moeten een aantal zaken (anders) worden geregeld. De belangrijkste punten:
- Over de bestemming van het netto overschot (het positieve resultaat van de barexploitatie) moeten intern mogelijk nieuwe afspraken worden gemaakt. Bijvoorbeeld: deze wordt ten gunste gebracht van de totale exploitatie van de accommodatie, of om bepaalde activiteiten te kunnen garanderen, of wordt ingezet om ‘laagdrempelige’ prijzen voor bepaalde doelgroepen te kunnen blijven hanteren.
- De administratie moet worden aangepast. Bijvoorbeeld: wanneer een barbeheersstichting wordt afgesplitst van een vereniging, dan is de administratie van bar en buffet een verantwoordelijkheid van de stichting. Veel administratieve rompslomp vervalt daarmee voor de vereniging die de accommodatie beheert.
- Uit het voorgaande volt dat de financiële administratie (en sommige contracten) moeten worden gewijzigd of afgesplitst. Dit geldt met name voor:
- de voorraadadministratie en het voorraadbeheer
- afspraken die zijn gemaakt met leveranciers
- afspraken die zijn gemaakt over de wijze van betalen van de leveranciers (vooraf of achteraf, wel of niet met bevoorschotting)
- De (periodieke) afdracht van de opbrengst van de barexploitatie moet administratief inzichtelijk en controleer worden gemaakt.
Wet en regelgeving
Voor het exploiteren van de bar in een welzijnsaccommodatie moet de exploitant (de groep aan wie de barexploitatie is overgedragen) voldoen aan de eisen die de Drank - en horecawet stelt.
Eventueel moet worden nagegaan of er van de kant van de gemeente bezwaren bestaan tegen de exploitant. Hij of zij kan dit ook zelf aantonen door een verklaring van geen bezwaar aan te vragen bij de gemeente.
Met de exploitant moeten afspraken worden gemaakt over (de mate van) zeggenschap over het eventueel aanwezige (bar)personeel.
Het bestuur zal in een overeenkomst de verhouding van in de accommodatie verder aanwezig personeel ten opzichte van de exploitant moeten regelen.
In het kader van de verzelfstandiging moeten met de Gemeente en/of de plaatselijke horeca afspraken worden gemaakt over paracommerciële activiteiten in de accommodatie. Of daarvóór gemaakte afspraken moeten mogelijk worden aangepast.
