Geactualiseerd juni 2011
Een cultureel programma uitvoeren kost geld. Vaak meer dan er uit de verkoop van entreebewijzen binnenkomt. Het aanboren van andere inkomstenbronnen zoals giften, subsidies en sponsoring zijn dan mogelijkheden om de begroting sluitend te krijgen.
Giften van particuliere fondsen
Subsidies van overheden
Sponsoring
a. Giften
Mecenaten, vernoemd naar Gaius Cilnius Maccenas die circa 70 voor Christus leefde, zijn van oudsher begunstigers van geleerden en kunstenaars. En het principe van de charitas (liefdadigheid) bestaat al sinds de Middeleeuwen. De charitas is oorspronkelijk een weldoener, zoals de kerk of een rijk persoon, die een schuld wil afkopen of met een goede naam de geschiedenis in wil gaan. Mecenassen en andere weldoeners zijn er nog steeds maar nu meestal in de vorm van fondsen. Het aantal fondsen opgericht door vermogende mensen, bedrijven en overheid is vanaf de twintigste eeuw enorm toegenomen.
Particuliere fondsen
Particuliere fondsen hebben een doelstelling die hun werkgebied afbakent. Daaruit kan men afleiden aan welke doelgroep en op welk terrein gelden worden gegeven. Voorbeelden van landelijke fondsen die cultuur in hun doelstelling hebben zijn het prins Bernhard Cultuur Fonds en het VSB Fonds (kijk voor meer fondsen bij Adressen).
Bijna alle fondsen maken hun keuze op basis van een schriftelijk verzoek, het projectvoorstel. Klik hier voor een inhoudsopgave van een projectvoorstel.
De meeste fondsen gebruiken een vragenformulier op hun website waarop de gegevens van het project moeten worden ingevuld. Het visitekaartje van uw aanvraag is de begeleidende brief, ook wel aanbiedingsbrief genoemd. Vertel in de aanbiedingsbrief kort:
- wie u bent
- wat het project inhoudt
- wat u vraagt van het fonds
- wat dit project bijzonder maakt (doelgroep, discipline, locatie, nieuw publiek…)
- waarom u denkt dat de aanvraag aansluit bij de doelstelling van het betreffende fonds.
Tips
- Begin met een oriёntatie op de mogelijkheden van verschillende fondsen en het kiezen van diegenen die het meest kansrijk lijken en het beste passen bij uw project.
- Neem voorafgaand aan het indienen van de aanvraag contact op met het fonds.
- Vraag hoe lang de behandeling van de aanvraag duurt en wanneer de beslissing wordt genomen.
- Maak de begeleidende brief kort en bondig, aanvullende informatie kan eventueel in een bijlage meegezonden worden.
- Zorg dat u voor de fondsen goed te bereiken bent onder andere voor aanvullende informatie. Vermeld dus de naam van de contactpersoon, het correspondentieadres, telefoonnummer en e-mailadres.
- Zorg bij projecten met een lange tijdsduur voor een voortgangsrapportage.
- Nodig fondsen uit en houdt ze op de hoogte, ook als ze een aanvraag afwijzen.
- Stuur naar aanleiding van een honorering altijd een bevestiging en een bedankbriefje.
- Volg de toekenningsvoorwaarden van het fonds altijd strikt op.
- Zorg voor een correcte afhandeling. Stuur een eindverslag en een eindafrekening. Bedank het bestuur van het fonds nogmaals in het begeleidend schrijven bij de eindafrekening.
- Vermeld in uw drukwerk, op de website en bij contacten met de media de fondsen waarvan u een bijdrage hebt ontvangen.
Let op
Dien een aanvraag altijd ruim op tijd in. Fondsen subsidiëren namelijk geen tekorten waarvoor achteraf om een bijdrage wordt gevraagd. En houd er rekening mee dat veel fondsen geen dagelijks werkend bureau zijn maar vaak maar een aantal keren per jaar over aanvragen vergaderen.
Adressen
Subsidies van (diverse) overheden
Overheden willen allerhande zaken in de maatschappij stimuleren en ondersteunen, ook activiteiten op het terrein van kunst en cultuur. Zij gebruiken daarbij subsidies als instrument. Er zijn landelijke-, provinciale- en gemeentelijke subsidieregelingen. Een aantal van de hiervoor bij particuliere fondsen genoemde punten geldt ook voor (project)subsidies van overheden. Andere algemene kenmerken van (project)subsidies van overheden zijn:
- Er zijn strenge voorwaarden
- Er wordt gewerkt met adviescommissies
- Financiële gegevens zijn van groot belang
Een volledige opsomming van provinciale en gemeentelijke subsidieregelingen die cultuur in hun doelstelling hebben is binnen het bestek van de Vraagbaak niet mogelijk. Informeer bij uw provincie of gemeente.
Sponsoring
Sponsoring is een zakelijke overeenkomst waarbij de sponsor een geldbedrag en/of goederen en/of diensten verstrekt, terwijl u zich in diezelfde overeenkomst verplicht tot het leveren van een tegenprestatie.
Tegenprestaties zijn er in diverse vormen, afhankelijk van de aard van uw organisatie, het project en de sponsor. Bedrijven en organisaties zien sponsoring in toenemende mate als een mogelijkheid om zich als een maatschappelijk betrokken organisatie te profileren. Het is daarom zaak dat u aangeeft op welke wijze de sponsor die betrokkenheid kan tonen en welke ruimte hem wordt geboden om zich te profileren.
Het vinden van sponsors is niet gemakkelijk en kost veel tijd. U zult zich moeten verdiepen in wie uw sponsors zouden kunnen zijn, welke verlangens zij hebben en met welke mogelijkheden u daarop in kunt spelen. De door u geselecteerde sponsors zult u daarna zakelijk moeten benaderen. Het helpt daarbij als u het bedrijf of de betrokken organisatie kent en vooral ook diegene die over de sponsoraanvraag beslist. Sponsoring is een serieuze zaak. Dat betekent ook dat uw eigen organisatie voor de volle 100% op orde moet zijn. Slordigheden of vergeten zaken kunnen bij een sponsoraanvraag fataal zijn. Omdat het werven van sponsors vaak een tijdvretende aangelegenheid is kiezen organisaties met personeel er vaak noodgedwongen voor niet hen, maar (een groep) goed ingevoerde vrijwilligers hiermee te belasten.
Wanneer er een mogelijke sponsor is gevonden formuleert u de aanvraag in een kort maar goed omschreven plan. Daarbij moet u rekening houden met de volgende algemene verlangens van sponsoren:
- het plan geeft een duidelijk overzicht van de faciliteiten die u de sponsor kunt bieden of biedt.
- de mogelijkheid van eigen inbreng.
- een reële belofte en een reële vraagprijs.
- evenwicht tussen prestatie en tegenprestatie.
- branche exclusiviteit (geen sponsoring door andere bedrijven in dezelfde branche).
In het plan formuleert u uw aanbod. Het is aan te bevelen flexibel te zijn door een keuze uit meerdere 'pakketten' te bieden. Dit maakt niet alleen een doordachte indruk, het vergroot ook de kans dat er voor de sponsor een (financieel) passend pakket bij zit.
In de taal van het sponsorjargon noemt men de keuze uit verschillende pakketten welke rechten u aan een sponsor wilt verlenen. Men onderscheidt drie soorten rechten:
- communicatieve rechten (dat wat bijdraagt aan de naamsbekendheid van de sponsor)
- associatieve rechten (de sponsor verbindt zijn merk met uw activiteiten)
- hospitality rechten (de sponsor krijgt bijvoorbeeld vrijkaartjes voor personeel of relaties).
Selectie van potentiële sponsors
Maak een lijst van bedrijven die benaderd kunnen worden. Gebruik hiervoor uw persoonlijke relaties en uw relatienetwerk. Maak ook gebruik van relaties van uw gebruikers, vrijwilligers, donateurs, etc. (het is niet de bedoeling dat zij zelf het contact leggen, gebruik alleen hun ingangen). Bedrijven buiten de netwerken zijn te vinden via de Kamer van Koophandel. Bedenk, als u niemand in de organisatie op dit niveau persoonlijk kent, welke persoon u benadert. Denk niet alleen aan de algemeen directeur, maar ook aan de commercieel directeur en PR mensen.
Het sponsorvoorstel
Een voorstel aan een sponsor kan als volgt worden opgebouwd:
Het aanbod:
- in een duidelijke, puntsgewijze omschrijving.
- uw aanbod nogmaals, nu in een schematische samenvatting.
- leg verband tussen uw activiteit, organisatie en de marketingdoelstelling van het bedrijf.
- koppel de gevraagde sponsorbijdrage aan de tegenprestatie (de diensten) die u levert.
- geef inzicht in de begroting van de activiteit en de plaats van de gevraagde sponsorbijdrage daarin.
- laat blijken dat de begroting van uw activiteit met de gevraagde sponsorbijdrage sluitend is.
- de beoogde periode.
- informatie over uw organisatie:
- hoe is deze opgebouwd?
- wat is de garantie voor een goede uitvoering?
Het project of activiteit waarvoor u sponsoring zoekt:
- vermijd vakjargon. De lezer is misschien niet bekend met de materie.
- geef aan waarom het voorstel interessant is voor de eventuele sponsor.
- benoem daarbij ook de maatschappelijke effecten.
- noem successen uit het verleden zoals bezoekersaantallen en de uitstraling van uw activiteiten.
- onderbouw alles met cijfers.
Presentatie aan de sponsor
Doe dit altijd in een persoonlijk gesprek. Presenteer eerst uzelf en de organisatie. Vervolgens kort het voorstel, daarbij inspelend op de behoeften van het bedrijf. Bedenk dat foto’s en tekeningen e.d vaak meer zeggen dan een lang verhaal.
Wees betrouwbaar, luister goed en stel u flexibel op. Doe geen toezeggingen waarover u niet goed heeft nagedacht of die u niet na kunt komen.
Probeer tot afspraken te komen. Maak notities en stuur na afloop een verslag van het gesprek.
Mocht u tot afspraken zijn gekomen, stel dan een bevestigingsbrief op waarin de naam van het bedrijf, de contactpersoon, de afspraken en de tegenprestatie worden weergegeven. Vraag een ondertekend exemplaar als bevestiging retour.
Tips
kijk eerst naar bedrijven in uw eigen omgeving.
hanteer de huisstijl van de sponsor.
wees efficiënt en wed op meerdere paarden.
kom beloften altijd na.
oefen ‘thuis’ de presentatie aan de sponsor d.m.v. een rollenspel
Valkuilen
- te laat starten met het werven van gelden.
- te weinig aandacht besteden aan de achtergrond van een bedrijf.
- te grote afhankelijkheid van sponsoring.
- geen afspraken maken over de gevraagde sponsorbijdrage als tegenprestatie.
- uw eigen organisatie staat niet 100% achter sponsoring.
De website Fondsenwerving online bevat ook informatie over het werven van sponsors.
