Om alle taken van het beheer goed op elkaar af te stemmen moeten ze worden uitgewerkt en ondergebracht in een beheersplan. Uit een evenwichtige samenstelling komt een wijze van beheer naar voren die ‘past’ bij de accommodatie.  
De handigste vorm van een beheersplan is een map waarin alle van toepassing zijnde regelingen, afspraken, contracten etc. met betrekking tot het beheer zijn opgenomen. Dat wil zeggen van het werkplan tot en met de gedragsregels en de gehanteerde huurcontracten. Op deze map moet iedereen, van verschillende bestuursleden tot diverse medewerkers die met het beheer van de accommodatie van doen heeft, kunnen terugvallen voor informatie en instructie en staat daarom op een voor allen bereikbare plaats. Uiteraard kunnen zaken als het bezettingsrooster of het werkrooster voor de vrijwilligers ook bij de balie en/of in de computer worden gezet. In die gevallen dat zaken die in de map zijn opgenomen ook elders beschikbaar zijn, wordt daar in de map naar verwezen en is in de map ook een instructie voor gebruik aanwezig.
 
Onderdelen
De accommodatie, het dorps- of gemeenschapshuis, is het middel om de door het bestuur gestelde doelen te realiseren. Hieruit vloeit voort dat:

• de aandacht primair moet uitgaan naar het gebruiksklaar maken en houden van de accommodatie.
• als het gebouw er eenmaal staat, het moet worden onderhouden en eventueel aangepast aan veranderende eisen.
• er vanuit de zorg voor het gebouw voorwaarden aan het gebruik ervan worden gesteld.

Aan al deze zaken, die het technisch beheer worden genoemd, moet aandacht worden besteed. Onderdelen van het technische beheer die een plaats in het beheersplan moeten krijgen zijn: 

1. Het gebruiksklaar maken en houden van de verschillende ruimtes
Hierbij kan het gebruik van een aantal documenten behulpzaam zijn. Hier noemen we de belangrijksten:

a. Een overzicht van de verschillende ruimtes. Daarbij aangegeven waarvoor ze kunnen worden gebruikt. Denk aan oppervlakte, maximum aantal personen, inrichting en toegankelijkheid voor minder validen. Geef ook aan welke mogelijkheden er zijn (wel of geen podium, vouwwand, etc) en welke hulpmiddelen (microfoon, ringleiding, etc).
b. Een bezettingsschema waarop wordt bijgehouden wie welke ruimte gedurende welke tijd waarvoor gebruikt. Zo’n rooster geeft een overzicht van de bezetting per dag, week, maand en jaar.
c. Het werkrooster waarin voor een bepaalde periode voor alle medewerkers de taken staan aangeven voor het gebruiksklaar maken van de ruimtes.

2. Het onderhoud van de accommodatie

a. Het onderhoud.
We bedoelen zowel het dagelijks onderhoud- als het preventief onderhoud van het gebouw, de inrichting en de inventaris. Kijk hiervoor bij werkplan gebouw en inventaris
Wie waarvoor met betrekking tot het onderhoud verantwoordelijk is, hangt af van de eigendomsverhouding. Is de eigenaar een ander dan de gebruiker, dan zal in het huurcontract duidelijk moeten worden aangegeven waar de verantwoordelijkheid van de verhuurder voor het onderhoud ophoudt en die van de huurder (het bestuur van de accommodatie) begint. De verhuurder is doorgaans verantwoordelijk voor het grote onderhoud aan de buitenkant van het gebouw. De huurder is verantwoordelijk voor het onderhoud in de accommodatie en van inventaris en inrichting. Hoe het onderhoud in de praktijk wordt uitgevoerd kan uiteraard van geval tot geval verschillen. In het beheersplan wordt in ieder geval aangegeven:

• wie voor welke onderhoudstaken verantwoordelijk is
• wanneer welk onderhoud moet worden gepleegd
• door wie
• wat de kosten mogen zijn 
• voor wiens rekening die kosten zijn.  

b. De schoonmaak en eventuele kleine reparaties.
In het beheersplan hoort te staan wie wat, waar en op welk moment doet en wat de kosten mogen zijn.
c. De verzekering.
In het beheersplan moet staan hoe en bij wie (polisnummers etc.) het gebouw en de activiteiten die in het gebouw plaatsvinden verzekerd zijn. Hierbij gaat het om
opstal-,  inboedel/inventaris- en glasverzekering. Maar ook om wettelijke aansprakelijkheid-, ongevallen- en kostbaarhedenverzekering. Uiteraard ook een beschrijving van de procedure hoe en door wie te handelen wanneer een verzekering moet worden aangesproken.
d. Veilig en toegankelijk.
Opgenomen zijn checklisten met maatregelen die in en rond de accommodatie genomen zijn. Daarbij is aangegeven wanneer deze moeten worden gecontroleerd en door wie. Uiteraard ook hier een procedure hoe te handelen in geval van ongelukken.
e Het energiebeheer voor de accommodatie.
Denk bijvoorbeeld aan het instellen van de verwarming (verschillende tijden en seizoenen) en het  gebruik maken van goedkope tarieven. Aan de hand van een checklist kan het energiegebruik worden gecontroleerd. De effecten van energiebesparende maatregelen kunnen worden gemeten en zo nodig kan worden bijgestuurd.

3. Voorwaarden voor het gebruik van de ruimten

a. Een gebruikersreglement
Daarin wordt aangegeven hoe het bestuur wenst dat er gebruik gemaakt wordt van de ruimten. Hierin onder andere hoe met de inventaris en apparatuur moet worden omgegaan en hoe de verschillende ruimtes na gebruik moeten worden achtergelaten.
b. Opening – en sluitingstijden.
Er zijn diverse redenen om daar goed over na te denken. Een goed beleid op dit punt zal er voor zorgen dat de verschillende activiteiten op ‘logische tijdstippen’ beginnen en eindigen.
c. De gehanteerde prijzen.
Veelal zullen de door de accommodatie verstrekte faciliteiten inbegrepen zijn in de huurprijs. Dit geldt meestal niet voor consumpties. De prijzen hiervan zullen aangegeven moeten worden in de bar of kantine. Soms gelden er aparte prijzen voor verhuur en consumpties voor verenigingen of clubs die (vaak) gebruik maken van de accommodatie.
d De wijze van betaling en facturering.
Duidelijk moet zijn hoe en wanneer moet worden betaald, of er sprake is van vooruitbetalingen, een borgsom, etc.
e De gebruikscontracten en verhuurcontracten.
In deze contracten worden de voorwaarden aangegeven waaronder de ruimten ter beschikking worden gesteld. 

Bijzondere beheerssituaties
Een aantal bijzondere situaties binnen de accommodatie vragen om speciale aandacht in het beheersplan, c.q. de huurcontracten.

• Het beheer van de gemeenschappelijke ruimten.
  In het huurcontract kunnen afspraken worden opgenomen over het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten zoals hal, foyer, toiletten, bergruimten, kleedruimten etc.
• Zelfstandige gebruikers.
  Met zelfstandige gebruikers worden gebruikers bedoeld met een min of meer zelfstandige positie binnen de accommodatie, zoals het maatschappelijk werk of de thuiszorg. Zij doen hun werk vanuit de accommodatie en/of houden er spreekuur. Voor dit type gebruikers kan het beheer op onderdelen in handen zijn gelegd van die gebruikers. In het huurcontract moet worden geregeld hoever die zelfstandigheid strekt. Bijvoorbeeld dat zij recht hebben op een eigen sleutel en zorgen voor hun eigen buffetvoorziening. De afspraken moeten passen in het totaal van het beheersplan. De dagelijkse gang van zaken binnen de accommodatie mag er niet door wordt verstoord.
• Beperkt gebruik.
  Gebruikers die maar voor een beperkt deel gebruik maken van de faciliteiten. Ook hier zal in het huurcontract speciaal aandacht aan moeten worden geschonken.