Organisaties maken verslagen omdat ze behoefte hebben aan een beknopt overzicht van activiteiten, resultaten en ontwikkelingen in een bepaalde periode, de verslagperiode. Tegelijk wil zo’n verslag een brug slaan tussen de periode die voorbij is en het tijdvak dat nog komen gaat. Het is een momentopname en een mogelijkheid om te reflecteren, zich te presenteren en verantwoording af te leggen aan:
- gebruikers
- (vrijwillige) medewerkers
- bestuur
- financiers en anderen
Beleidsverslagen zoals bestuursverslagen en commissieverslagen kunnen een onderdeel vormen van het totale jaarverslag samen met de relevante financiële onderdelen zoals de balans, de jaarrekening met toelichtingen en de accountantsverklaring of de verklaring van de kascommissie.

De Inhoud
Samengevat komt de inhoud van het beleidsverslag neer op:
- een overzicht van de activiteiten en dienstverlening in de achterliggende periode
- toetsing: informatie over wat bereikt had zullen worden
- doeltreffendheid: een oordeel over wat bereikt is
- vooruitblik: beleidsuitspraken voor de komende periode

Overzicht activiteiten en dienstverlening
Een overzichtelijke opsomming van de verschillende activiteiten en een beschrijving van de dienstverlening. De dagelijkse kleine klusjes mogen buiten het verslag blijven.

Toetsing
Naast het vermelden van de resultaten moeten er ook verklaringen worden gegeven waarom doelen wel, niet of maar gedeeltelijk zijn bereikt. Wat kan er zoal misgaan:
- doelstelling te abstract
- doelstelling niet of onvoldoende gebaseerd op klantenwensen
- tijdspad te optimistisch
- inzet van middelen onvoldoende
- externe verstoringen door concurrentie of overheid
- tijdelijk personeelsgebrek wegens ziekte, ruimtegebrek, brand.
- etc.
Het is van belang om openhartig te zijn; men moet kritisch naar het eigen functioneren durven kijken. Daarbij niet in de verdediging schieten bij de presentatie van slechte resultaten of zelfs negatieve berichtgeving in de pers. Constateer de feiten en verklaar ze voor zo ver mogelijk. Het kennen van de oorzaken van slechte resultaten levert vaak de oplossing voor de nieuwe periode.

Doeltreffendheid
Een goed verslag vermeldt welke doelstellingen er werden beoogd en wat daarvan is gerealiseerd. Hoeveel bezoekers wilden we binnenhalen? Hoeveel ruimtes wilden we verhuren? Wat was de beoogde baromzet? Uiteraard moet er ook aandacht zijn voor de middelen die zijn ingezet om die doelen te bereiken. Pas op voor overlappingen met het financieel jaarverslag.

Vooruitblik
De evaluatie van de doeltreffendheid van het beleid bevat de bouwstenen voor de beleidsvoornemens voor de komende periode.

Vormgeving
De inhoud is belangrijk maar het oog wil ook wat. Het beleidsverslag is één van de visitekaartjes van de accommodatie. Als iemand alleen op het verslag moet afgaan dan zal de indruk die dat verslag achterlaat bepalend zijn voor het beeld dat zo iemand van de accommodatie krijgt. Het is dus belangrijk te bepalen hoe we willen overkomen: vlot en zakelijk, inhoudelijk en degelijk, enthousiast of misschien juist behoedzaam. Dat voor verschillende lezers(groepen) wordt geschreven mag niets uitmaken, zolang er maar voor elke lezers(groep) relevante informatie is.

Leesbaarheid
Naast een goed gekozen beeld waarin de accommodatie zichzelf herkent is leesbaarheid de tweede factor die bepalend is voor de presentatie. Daarvoor is het nodig dat:
- lezers gemakkelijk de weg vinden in het verslag (indeling, inhoudsopgave).
- de informatie ter zake is (een verslag van een gemiddelde accommodatie bevat niet meer dan 2 tot 6 pagina’s tekst).
- jargon, formeel taalgebruik en lange zinnen worden vermeden. (het laten lezen van het concept aan buitenstaanders is een goed middel om de begrijpelijkheid van het taalgebruik te toetsen).
- besteed aandacht aan lay-out en de kwaliteit van het drukwerk.

Uitwerkingen van beleidsverslagen kunt u vinden in bestuursverslag, commissieverslag en medewerkerscommissieverslag.