Van de drie omzet componenten: baromzet, activiteitenomzet en verhuuromzet is de activiteitenomzet de vreemde eend in de bijt. Een welzijnsaccommodatie zonder bar of verhuuromzet is bijna niet denkbaar. Met activiteiten ligt dat anders. Nogal wat welzijnsaccommodaties kennen geen activiteiten of, na ontkoppeling van het welzijnswerk, niet meer. Weer andere welzijnsaccommodaties hebben met de activiteitenpoot zelf geen of weinig bemoeienis. Er zijn wel activiteiten, maar deze worden uitbesteed aan een andere organisatie. Er blijven echter genoeg welzijnsaccommodaties over die wel zelf verantwoordelijk of zelfstandig een activiteitenprogramma uitvoeren.Voor hen is dit artikel geschreven.

Noodzaak van rapportages
Activiteiten worden doorgaans budgetneutraal uitgevoerd. Ze moeten zich dus zelf kunnen bedruipen. Sociaal culturele activiteiten en het culturele programma leveren om die reden dus niet of nauwelijks een bijdrage aan de winst of aan het (exploitatie) overschot van de accommodatie. Ondanks dat is rapportage van deze omzet van de activiteiten noodzakelijk. Omzetrapportages moeten immers vooraf, tijdens en achteraf informatie verstrekken:
- vooraf om daarmee schattingen voor de toekomst mogelijk te maken
- tijdens om zonodig tijdig te kunnen bijsturen
- achteraf om belanghebbenden inzicht te kunnen geven en adequaat verantwoording over het uitgevoerde beleid te kunnen afleggen.

Hoe rapporteren?
Omzetrapportages worden doorgaans schriftelijk uitgevoerd. Er zullen vooraf afspraken gemaakt moeten worden over aan wie er wordt gerapporteerd, waarover, wanneer en op welke manier. Afhankelijk van de structuur en de omvang van de accommodatie en/of het activiteitenprogramma, kan de instantie waaraan gerapporteerd moet worden verschillen.

• Bij een omvangrijk programma is het voorstelbaar dat een aparte (bestuurs)commissie verantwoordelijk is. De uitvoerders van het programma rapporteren dan aan die commissie, die op haar beurt het bestuur informeert.
• Is de commissie, of zijn leden ervan, ook voor de uitvoering verantwoordelijk, dan rapporteren zij direct aan het bestuur.
• Bij een minder omvangrijk programma kan een werkgroep activiteiten verantwoordelijk zijn die rechtstreeks aan het bestuur rapporteert.
• De wat, hoe en wanneer elementen in de rapportage zullen, ondanks verschillen in de omvang van het activiteitenprogramma, onderling niet veel verschillen.

Klik hier voor een Voorbeeld Financiёle rapportage activiteiten.

U kunt het document op uw computer opslaan en bewerken wanneer het Office-programma Excel op uw computer is geïnstalleerd.