Voorzitter
De voorzitter heeft een duidelijk leidinggevende functie. Vooral vergaderingen vragen de aandacht en drukken het stempel op het voorzitterschap. Tijdens de vergadering is de voorzitter gespreksleider, vergelijkbaar met een verkeersagent. Hij is erop gericht de vergadering soepel en vlot te laten verlopen zodat de deelnemers vlot hun doel bereiken.

De taken van een voorzitter tijdens een vergadering zijn:
1. leiding geven aan de vergadering;
2. zorgen dat iedereen aan bod komt;
3. aan bod laten komen van meningen en standpunten;
4. leggen van verbanden tussen wat gezegd is;
5. overeenkomsten en verschillen aangeven;
6. vragen om verheldering;
7. maken van (tussentijdse) samenvattingen;
8. toewerken naar een besluit of oplossing;
9. deelnemers hun bezwaren en weerstanden naar voren laten brengen;
10. zo weinig mogelijk oordelen of veroordelen;
11. erop toezien dat iedereen betrokken wordt/blijft;
12. deelnemers aanmoedigen om mee te doen;
13. de discussie in de hand houden;
14. aangeven van gevolgen van besluiten, vragen of men die aanvaardt;
15. besluiten formuleren en afspraken maken wie wat wanneer doet;
16. bewaken van de tijd onder andere door op tijd te beginnen en te eindigen.

Tips
- Een goede voorbereiding is het halve werk.
- Word niet ongeduldig.
- Blijf luisteren.
- Overschat deelnemers niet maar onderschat ze ook niet.
- Blijf buiten de discussie maar verlies de leiding niet.
- Dring geen meningen op.
- Laat de rol van voorzitter ook eens rouleren, zorg dat de ander zich goed kan voorbereiden.
- Vraag regelmatig om positieve of negatieve kritiek.

Secretaris
Evenals de voorzitter heeft ook de secretaris een duidelijk leidinggevende functie en vraagt vooral de voorbereiding van de vergaderingen veel aandacht.

Belangrijkste taken daarbij zijn:
1. het tijdig opstellen van een vergaderrooster;
2. een goede vergaderruimte regelen;
3. hulpmiddelen zoals bord, flapover etc. regelen;
4. besluiten uitvoeren door middel van brief, telefoon of mededelingen;
5. over voortgang en uitvoering van besluiten periodiek rapporteren;
6. het tijdig opstellen van een rooster van aftreden;
7.  bewaken dat geen besluiten worden genomen die strijdig zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement;
8. vergaderstukken van commentaar voorzien.

Jaarkalender bestuursvergaderingen
Voor een goede gang van zaken is het wenselijk om ruim van tevoren alle vergaderingen en besprekingen waar het bestuur of bepaalde bestuursleden bij aanwezig moeten zijn
vast te leggen. Dat kan bijvoorbeeld in een schema als hieronder weergegeven. Een dergelijk schema kan ook in de accommodatie opgehangen worden en/of aan andere
personen in de organisatie ter informatie gegeven worden.

  Opmerkingen:
  DB = Dagelijks Bestuur
  AB  = Algemeen Bestuur
  AB/Vrijw. = AB met afd. beheer, alle medewerkers en vrijwilligers
  AB/wkgpn = AB met vertegenwoordigers werkgroepen
  ALV  = Algemene Ledenvergadering
  Div: diversen, zelf in te vullen
  NB: Aanvang vergaderingen 20.00 uur (AB/werkgroepen 20.15 uur).

Agenda
Zonder agenda is een goede voorbereiding op een vergadering niet mogelijk. De agenda geeft aan welke punten er in de vergadering behandeld worden.
De agenda van een vergadering ziet er meestal zo uit.

1. Opening:
- welkom, aandacht voor nieuwelingen of gasten;
- berichten van verhindering;
- vaststellen van de agenda, eventueel volgorde wijzigen.
2. Notulen/verslag vorige vergadering:
- is de tekst juist;
- zijn er vragen naar aanleiding van het verslag;
- zijn de afspraken nagekomen, de besluiten uitgevoerd;
- vaststellen verslag en voor akkoord tekenen door voorzitter en/of secretaris.
3. Mededelingen en post:
- korte mededelingen; let op: een mededeling is geen agendapunt;
- afspreken wat er met de ingekomen post wordt gedaan;
- korte informatie over de uitgaande post.
4. Inhoudelijk agendapunt (stuk is bij de agenda gevoegd zodat mensen zich kunnen voorbereiden).
5. Inhoudelijk agendapunt (agendapunt wordt mondeling toegelicht). Bij deze punten is nodig aan te geven of het hier gaat om:
a. besluitvorming dat wil zeggen: keuzes maken en afspreken wie, wat, wanneer doet;
b. meningsvorming dat wil zeggen: vrij uiten van ideeën, meedenken.
6. Wat verder ter tafel komt.
7. Rondvraag:
- heeft iemand nog iets op te merken;
- agendapunten voor de volgende keer;
- hebben we goed gewerkt?
8. Volgende vergadering:
- waar en wanneer: het is goed om een vergaderrooster te maken voor een lopend jaar zodat ieder de data kan reserveren.
9. Sluiting:
- bedanken voor ieders bijdrage;
- wel thuis wensen.

Verslagen
Het verslag van een bestuursvergadering moet formeel vastgelegd worden en moet bij de bestuursstukken bewaard blijven. In gevallen waar de belasting of justitie onderzoek
moet of wil doen naar de gang van zaken binnen de organisatie dan kan en moet uit de stukken blijken wat binnen het bestuur daarover is afgesproken. Bestuursverslagen en andere verslagen die in het bestuur besproken zijn en formeel vastgelegd zijn, gelden als verantwoording voor het gevoerde beleid.

Openbaarheid van bestuur
In principe zijn bestuursvergaderingen niet openbaar, mits anders is vastgelegd in het huishoudelijk reglement (of eventueel statuten).

Maar
Het is zonder meer aan te bevelen dat de agenda van vergaderingen en ook de verslagen van voorgaande bestuursvergaderingen aan personeelsleden toegezonden
worden en voor vrijwilligers ter inzage liggen. Daarnaast is het zeker te overwegen de bestuursvergaderingen in principe openbaar te maken. Er moet dan wel bekeken worden in welke mate en bij welke onderwerpen de vergaderingen openbaar zijn.

Van de overheid verlangen we ook openbaarheid van bestuur als het zaken betreft die ons belang aangaan. Daarom is het een goed uitgangspunt als iedere maatschappelijke organisatie dat standpunt zelf ook in de praktijk brengt. Een bijkomend voordeel kan zijn dat bezoekers van een bestuursvergadering bereid zijn om bestuurslid te worden als daar behoefte aan is.