Beschrijvend jaarverslag
Bij stichtingen en verenigingen dient in de jaarverslaggeving een belangrijke plaats ingeruimd te worden voor het inhoudelijk verslag. Hierin wordt aandacht geschonken aan
doelstellingen, activiteiten en effectiviteit. Deze informatie zal in zowel kwalitatieve als kwantitatieve vorm worden verstrekt. De efficiency van de organisatie komt aan de orde door de verantwoording van de ingezette middelen. Verder is er ruimte voor de financiële positie, het resultaat en de reserves.
In een kwalitatief goed jaarverslag wordt rekening gehouden met aspecten van:
- informatie;
- verantwoording;
- voor wie wordt het geschreven;
- vormgeving;
- jaarrekening en accountant.
Informatie en verantwoording
De organisatie wil communiceren met de lezer, de gebruiker, de omgeving.
Daarmee wil de organisatie ook de betrokkenheid bij de activiteiten vergroten. In het inhoudelijk verslag wordt de gang van zaken gedurende het verslagjaar weergegeven.
Hierbij gaat het om:
- nieuwe activiteiten;
- voortzetting van projecten;
- invloed van activiteiten op de omgeving of maatschappij;
- ontwikkelingen waarmee de organisatie te maken heeft, zoals wetgeving, subsidierelatie, eventueel groeiend of afnemend werkgebied.
Door verantwoording komt de effectiviteit (de realisatie van de doelstelling) van de organisatie tot uitdrukking.
Onderwerpen die mogelijk in het verantwoordingsverslag aan de orde kunnen zijn:
- algemene ontwikkeling en beleidsfilosofie;
- activiteiten verslagen en kengetallen;
- financiële zaken op hoofdlijnen;
- personeel en sociaal beleid.
Soms schrijft een subsidiegever voor hoe de inhoudelijke informatie verstrekt moet worden. Vaak worden dan voorgeschreven formulieren verstrekt.
Voor wie wordt er geschreven?
Het jaarverslag kan een breed publiek bereiken. De informatie in het verslag dient daarom zoveel mogelijk op het profiel van de gebruikers te worden afgestemd. Het in
kaart brengen van de mogelijke gebruikers is van belang in verband met de inhoud en vormgeving van het jaarverslag.
Vormgeving
De vormgeving moet afgestemd zijn op de gebruikers maar moet bovenal plezierig zijn om te lezen. Een goede vormgeving en een uitgebalanceerd geheel zijn het visitekaartje van de organisatie.
Bij de vormgeving zal er aandacht moeten zijn voor de volgende zaken:
- helder taalgebruik zonder vakjargon;
- beperkte omvang en goed leesbaar;
- ondersteunende illustraties, grafieken en andere voorstellingen;
- gebruik van enkele kleuren;
- gebruik van kengetallen, vergelijkingscijfers.
Jaarrekening en accountant
De jaarrekening is de financiële weergave van de gevoerde activiteiten en de inzet van de middelen. De jaarrekening bestaat uit een balans, een exploitatierekening en een
toelichting. De inrichting van de jaarrekening is in het algemeen voor stichtingen en verenigingen niet gebonden aan voorschriften. Er zijn brancheorganisaties die voor-
schriften en richtlijnen verstrekken. Basis is dan het BW 2, titel 9. Als voorbeelden kunnen worden genoemd de regelgeving ziekenhuisvoorzieningen of verslaggeving
woningbouwcorporaties.
De accountant krijgt van het bestuur de opdracht tot controle
De accountant zal nagaan of de jaarrekening het vereiste inzicht verschaft en een getrouw beeld geeft. De accountant is hierbij gehouden de subsidievoorwaarden en de overige regelingen in zijn controle te betrekken. Dit betekent dat ook de analyse van de verschillen tussen de begroting en de exploitatie in de controle worden betrokken. Afwijkingen zullen door de accountant worden gerapporteerd door middel van de accountantsverklaring.
