Van even groot belang is dat commissies tijdig verslag uitbrengen en verantwoording afleggen van het gevoerde beleid aan het orgaan waardoor zij zijn ingesteld. Meestal is dat het bestuur. Het bestuur kan er vervolgens voor kiezen om een dergelijk beleidsverslag onder het kopje ‘commissies’ onderdeel te laten zijn van het totale jaarverslag van de organisatie. Maar ze kan er ook voor kiezen om het een apart verslag te laten zijn. Daarvoor kan worden gekozen wanneer de werkzaamheden van een commissie vooral voor een specifieke partij van belang zijn. Bijvoorbeeld een verslag van een bouwcommissie voor een financier of subsidiënt.
Voorbereiding
Het is niet aan te raden om een verslag uit het blote hoofd op papier te zetten. Van te voren zal men er dus rekening mee moeten houden dat er te zijner tijd een verslag moet komen. Daarom zal men het zo moeten regelen dat relevante gegevens worden vastgelegd en netjes en overzichtelijk worden bewaard. Iemand vroegtijdig aanwijzen voor het maken van het verslag zal de kwaliteit over het algemeen ten goede komen.
Raamwerk
Aangezien er evenveel verslagen mogelijk zijn als er commissies bestaan is het ondoenlijk een recept voor een standaardverslag te geven. Voor sommige commissies geldt bovendien dat de wijze van verslaglegging door de subsidiënt wordt opgelegd. Wel is het mogelijk een aantal punten op te noemen waaraan een goed commissieverslag moet voldoen. En verder is het zo dat een commissieverslag qua inhoud en vorm niet zoveel verschilt van het jaarverslag.
Een commissieverslag bevat informatie over:
- De commissieleden, hun rol en functie;
- De aard en doelstelling van de commissie;
- De periode;
- Het voorgenomen beleid;
- De behaalde resultaten;
- Eventueel de begroting, budgetbeheer, financieel verslag;
- Conclusies met betrekking tot de doeltreffendheid van het beleid;
- Vervolg, eventueel nazorg;
- Vooruitblik.
