Draaiboek

Uitgangspunt

De inwoners van een dorp of wijk geven te kennen dat er behoefte is aan de oprichting van een dorpshuis, gemeenschapshuis of multifunctioneel centrum, of dat de bestaande accommodatie moet worden verbouwd of gerenoveerd. Die behoefte kan blijken uit een onderzoek onder de gebruikers, medewerkers, omwonenden en/of de inwoners van het dorp.
Draagvlak voor de (ver)bouw, het beheren en exploiteren van een dorpshuis is de basis van het plan. Dit draagvlak kan bijvoorbeeld worden aangetoond met financiële prognoses, enquêtes, handtekeningenlijsten en verklaringen van toekomstige gebruikers.

1. Ontwikkelen van een globaal plan

Deze fase heeft een globaal karakter. Het gaat om een eerste inventarisatie van wat men wil, hoeveel het kost, waar het geld vandaan moet komen, of het gebouw te exploiteren is en of er speciale belemmeringen zijn om één en ander te realiseren.
Voor het plan wordt voorgelegd aan gemeente en subsidiënten moet het op hoofdlijnen goed zijn doordacht. Instanties die hierbij kunnen helpen zijn onder andere de provinciale steunpunten voor dorpshuizen (niet in alle provincies) en architectenbureau’s. Bij voorkeur bureau’s die ervaring hebben met multifunctionele gebouwen. Er zijn architectenbureau’s die werken op basis van no cure, no pay (als de plannen niet worden uitgevoerd ontvangen zij geen honorarium).

Acties:

  • Oprichten van een initiatiefgroep, bestuur of bouwcommissie.
  • Onderzoeken van de behoefte.
  • Opstellen van een plan van eisen.
  • Bij nieuwbouw: zoeken van een locatie.
  • Maken van een schetstekening.
  • Opstellen van een globale kostenbegroting.
  • Opstellen van een globale financieringsopzet.

Mogelijke financieringsbronnen zijn:

  • Overheden, zoals gemeenten en sommige provincies
  • Oranje Fonds
  • VSB Fonds
  • Prins Bernhard Cultuur Fonds
  • Diverse Provinciale, regionale en locale fondsen
  • Zelfwerkzaamheid door vrijwilligers tijdens de bouw
  • Acties van de bewoners, giften, renteloze participatiebewijzen, etc.
  • Sponsoring door locale bedrijven en instellingen in de vorm van geld of goederen
  • Bijdrage uit eigen vermogen
  • Leningen
  • Opstellen van een globale exploitatiebegroting. Hieruit moet blijken dat het (nieuwe) dorpshuis te exploiteren is. Keuze maken voor verpachting, betaald beheer of vrijwilligers.
  • Eventueel overleg met plaatselijke horecabedrijven.
  • Overleg met omwonenden.
  • Kiezen voor een beheervorm: stichting, vereniging of beheercommissie onder een andere rechtspersoon.

2. Overleg met de gemeente

De gemeente is meestal de belangrijkste financier. Bovendien heeft de gemeente ook op andere manieren met de plannen te maken, zoals vergunningen en het bestemmingsplan.

Punten die aan de orde moeten komen in het overleg met de gemeente:

  • De geconstateerde behoefte aan een accommodatie.
  • Ziet de gemeente iets in het globale plan?
  • Is de gemeente bereid financieel bij te dragen??
  • Welke eisen stelt de gemeente aan het plan?
  • Geeft de gemeente groen licht voor verdere uitwerking voor de plannen?
  • Als de gemeente (de wethouder) naar uw mening te weinig meewerkt, kunt u de fracties van de politieke partijen in uw gemeente benaderen.

3. Verdere uitwerking van het plan

De plannen krijgen nu hun definitieve vorm:

  • Schetstekeningen worden bouwtekeningen en bestektekeningen.
  • Globale kostenraming wordt begroting.
  • Zodra de gemeente groen licht geeft bouw- en andere vergunningen aanvragen.
  • Geregeld overleg met (toekomstige) gebruikers over hun wensen voor de inrichting en bouw.
  • Afspraken met architect en/of aannemer over zelfwerkzaamheid.
  • De financieringsopzet wordt vastgesteld.
  • Toekomstige exploitatie en beheer worden verder uitgewerkt.
  • Overleg met de inwoners over het definitieve bouwplan.
  • Werven van vrijwilligers voor bouw en exploitatie.
  • Verzekeringen voor de vrijwilligers afsluiten.

4. Subsidies en acties

  • Indienen van subsidieverzoeken bij de verschillende overheden en fondsen (die naar de gemeente is al verstuurd).
  • Financiële acties kunnen worden gestart.

5. Organiseren van het bouwproces

  • Bouwvergaderingen
  • Coördinatoren benoemen
  • Deelcommissies instellen
  • Opzichter(s) benoemen
  • Financiële verantwoordelijkheden regelen
  • Verzekering voor vrijwilligers regelen

6. Toekomstige exploitatie organiseren

  • Agendabeheer
  • Barbeheer
  • Sleutelbeheer
  • Vrijwilligers en/of personeelsbeleid
  • Inkoop/verkoop beleid
  • Verhuurprijzen
  • Schoonmaakbeheer
  • etc. etc.

Deze beschrijving is schematisch. In de praktijk zullen de verschillende fasen elkaar overlappen. Ook zullen door wijzigingen in de omstandigheden uitgangspunten en plannen moeten worden aangepast. Vooral in het begin, wanneer het globale plan wordt bedacht, zullen geregeld zaken herzien moeten worden.