Inkoopbeleid betekent: het vastleggen van afspraken over de inkoop om, rekening houdend met de vraag en de aantallen van de gebruikers, onder zo gunstige mogelijke voorwaarden en tarieven geleverd te krijgen. Het inkoopbeleid van een accommodatie heeft uiteraard op meer betrekking dan alleen op het inkopen van drank en levensmiddelen voor de bar en het buffet. Ook energie, schoonmaakmiddelen, papier, telefoon, automatisering en dergelijke moeten worden ingekocht. In dit artikel beperken we ons echter tot de inkopen die worden gedaan ten behoeve van bar en buffet en welk beleid een accommodatie daarbij kan hanteren.
Organisatie
Voor een klein buurt- of dorpshuis zal de inkoop overzichtelijk zijn en niet zo moeilijk te regelen. In een grote accommodatie neemt de behoefte vaak meer dan evenredig toe en moet de inkoop met beleid worden gevoerd. Dit geldt voor het financiële deel, maar ook voor de andere aspecten zoals voorraadhouding, controle en (omzet)rapportages.
Een beginnend buurt- of dorpshuis zal met een ruwe prognose van de omzet moeten werken. Als men enige tijd heeft gedraaid kan men een systeem van omzetrapportage opzetten dat als leidraad voor de inkopen kan dienen. De mate waarin er voorraad gehouden kan worden en de omzetsnelheid (hoeveel er gemiddeld door gebruikers wordt verteerd) bepaalt het inkoopmoment en de hoeveelheden.
Wie is verantwoordelijk
Wordt de exploitatie in eigen beheer uitgevoerd dan ligt de verantwoordelijkheid bij het bestuur. Is de exploitatie verzelfstandigd, bijvoorbeeld door verpachting, dan is de verantwoordelijkheid voor het inkoopbeleid overgedragen aan de exploitant.
U kunt afspraken vastleggen over:
- Wie er verantwoordelijk is voor het inkoopbeleid;
- Wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering;
- Wat er wanneer, bij welke leverancier en op basis van welk contract besteld mag worden;
- Tot wel bedrag er zonder overleg besteed mag worden;
- De voorraden
- Wie wanneer aan wie rapporteert.
Wie voert uit?
De (vrijwillige) beheerder is de eerst aangewezene voor de inkoop. In grotere accommodaties en daar waar de barexploitatie omvangrijk is kan ter ondersteuning een barcommissie in het leven worden geroepen. Die ziet namens het bestuur toe op het inkoopbeleid of voert dit zelf uit. Bij een verzelfstandigde exploitatie zorgt de exploitant uiteraard zelf voor de inkoop.
Waar wordt ingekocht?
Uiteraard speelt de verhouding prijs – kwaliteit een belangrijke rol, maar mogelijk nog belangrijker zijn de afspraken die met de betreffende leveranciers kunnen worden gemaakt over:
- Kan een leverancier snel leveren? Bijvoorbeeld wanneer plotselinge omstandigheden erom vragen of omdat er geen grote voorraden gehouden kunnen worden;
- Is de leverancier bereid kortingen te geven en hoeveel?
- De keuze voor een leverancier uit de wijk of het eigen dorp kan interessant zijn wanneer daarmee ook het belang van die leverancier is gediend. Deze mag dan bijvoorbeeld, in ruil voor gunstige afspraken, reclame voor zijn zaak maken. Of de accommodatie garandeert hem levering bij grote terugkerende activiteiten;
- Om gunstige voorwaarden te bedingen kan het interessant zijn met een aantal accommodaties gezamenlijk een contract af te sluiten met een leverancier;
- Zijn er gunstige betalingsregelingen af te spreken? De inkomsten van de accommodatie kunnen over een jaar genomen nogal eens schommelen;
- Zijn er minimum afnameverplichtingen?
- Kunnen afgenomen artikelen retour worden gegeven?
- Kan de leverancier ook eventuele bijbehorende apparaten leveren zoals een tapinstallatie, frituuroven of koelinstallatie? En zijn er afspraken te maken over het onderhoud van de apparatuur? Kijk ook bij Langlopende contracten.
