Programma van eisen

Het programma van eisen is een middel dat wordt gebruikt bij het ontwikkelen van bouwplannen. Het omvat alle eisen met betrekking tot het gebouw, de installaties, de inrichting en het terrein. Een programma van eisen (ook wel plan van eisen genoemd) is nodig omdat:

  • Een architect, om een bruikbare plattegrond te kunnen tekenen, eerst moet weten welke taken en activiteiten de te huisvesten organisatie gaat uitvoeren en hoe ze dat wil doen.
  • Een opdrachtgever doorgaans geen ervaring heeft in het lezen van tekeningen waardoor zonder een plan van eisen een werkelijke kritische beoordeling niet mogelijk is.
  • Kostbare planherzieningen het gevolg kunnen zijn als in een (te) laat stadium de mensen die in de ontworpen ruimtes moeten gaan werken gevraagd gaat worden naar uitrusting en inrichtingswensen.
  • Anders geen juiste kostenraming is te maken en geen investeringsbudget is op te stellen.

Het programma van eisen is, kortom, de basis voor het ontwerp van de architect en andere adviseurs en dient om:

  • Goedkeuring te krijgen (bijvoorbeeld voor de financiering).
  • Communicatie tussen partijen mogelijk te maken.
  • Ontwerpen te toetsen.
  • Contracten te sluiten.

Bij multifunctioneel gebruikte gebouwen als dorps- en gemeenschapshuizen is het extra belangrijk veel aandacht aan het programma van eisen te besteden. Multifunctioneel gebruik van een gebouw betekent namelijk dat ruimtes voor meerdere activiteiten en gebruikers geschikt moet zijn. Er zullen dus ook compromissen gesloten moeten worden. Het proces om tot het best mogelijk compromis te komen vereist veel tijd en een intensieve communicatie. Fouten maken in het programma van eisen betekent dat er een gebouw wordt neergezet dat niet past bij de functies die het moet gaan vervullen.

Proces

Ter illustratie van het proces van het formuleren van een plan van eisen nemen we een initiatiefgroep die zich inzet voor de bouw van een nieuw multifunctionele accommodatie.

De initiatiefgroep heeft een enquête gehouden onder de plaatselijke bevolking en de verenigingen. Daaruit is gebleken dat er voldoende draagvlak is onder de bevolking en dat er zich genoeg potentiële gebruikers hebben gemeld om de accommodatie te kunnen exploiteren. De initiatiefgroep ziet het niet alleen als haar taak om ruimte aan te bieden. Ook diensten die de leefbaarheid in eigen dorp verhogen en veraangenamen hebben hun aandacht. Daarom heeft de initiatiefgroep redenen de volgende groep gebruikers een onderdak te willen geven:

  • De verenigingen kunnen nergens anders meer terecht. Het café is onlangs gesloten en de gymnastiekzaal van de school waar de volleybalclub gebruik van maakte is afgekeurd. Omdat de gemeente heeft besloten de gymnastieklessen van de school in een naburig dorp te houden staat de volleybalclub op straat.
  • Het dorp telt inmiddels zoveel jonge gezinnen dat een peuterspeelzaal in eigen dorp rendabel is geworden.
  • Het dorp telt ook veel ouderen. Om het mogelijk te maken dat zij in eigen dorp blijven wonen biedt een zorgaanbieder diensten in de dorpen aan. Zij willen een ruimte huren in het nieuwe centrum.
  • Er zijn veel kinderen die een instrument willen leren bespelen omdat het plaatselijke muziekkorps een bloeiperiode doormaakt. De muziekschool in de hoofdplaats van de gemeente kampt met ruimtegebrek. Verzorgen van een aantal lessen in het dorp ligt voor de hand.

De initiatiefgroep staat nu voor de taak een gebouw te bedenken waarin al deze gebruikers goed uit de voeten kunnen. Daarvoor vragen zij hen aan te geven aan welke minimale eisen de ruimte wat hen betreft moet voldoen. Om er zeker van te zijn dat de benodigde informatie binnenkomt doen ze dat in de vorm van een vragenlijst.

Puzzel

Als de vragenlijsten binnen zijn worden de verschillende eisen naast elkaar gelegd. Niet alleen hebben de toekomstige gebruikers hun eigen wensen, er zijn ook wettelijke vereisten, wensen van de gemeente en regels van bijvoorbeeld de sportbond.

  • De peuterspeelzaal wil een ruimte op de begane grond aan de zuidkant van het gebouw met openslaande deuren naar het speelterrein. Er is een aparte toiletvoorziening nodig met lage toiletjes. Aan de plaatsing van radiatoren en andere objecten waaraan de peuters zich kunnen bezeren, worden door de wetgever eisen gesteld. De Arbo-wet stelt eisen aan de inrichting en het meubilair. Daardoor is het de vraag of deze ruimte nog multifunctioneel te gebruiken is. Dat heeft consequenties voor de huurprijs van de ruimte.
  • De volleybalvereniging wil competitie kunnen spelen. De Nederlandse Volleybal Bond stelt daarvoor minimale eisen aan de afmetingen van de zaal. Daardoor is een grote zaal nodig die moeilijk gezellig is te maken voor bijeenkomsten en podiumactiviteiten.
  • De volksdansgroep wil een ruime zaal met een verende houten vloer.
  • De zorgaanbieder wil een eigen telefoonaansluiting en 24 uur per dag en 7 dagen per week gebruik van hun ruimte kunnen maken. Om niet steeds verantwoordelijk te hoeven zijn voor wie er wel en niet in het gebouw zijn willen ze een eigen ingang of een sleutelplan waardoor ze alleen hun eigen ruimte kunnen ontsluiten.
  • De muziekschool wil twee kleine ruimten waarin individueel les gegeven kan worden en een voor groepen. Deze moeten zodanig zijn geïsoleerd dat ze geen last van elkaars geluid hebben. De muziekschool is een gemeentelijke instelling. De gemeente verwacht medewerking van de initiatiefgroep op dit punt als subsidievoorwaarde.
  • De yogavereniging wil graag een ruimte met vloerbedekking die verwarmd kan worden tot 24 graden. Bovendien moet het er stil zijn.
  • Het muziekkorps wil een grote ruimte met een goede akoestiek en opslagruimte voor instrumenten.
  • Verschillende verenigingen willen een vergadermogelijkheid voor groepen van 10 tot 20 personen.
  • De hobbyclub wil een ruimte met koud en warm stromend water, ruimte voor gereedschap, materiaal en werkbanken. Alles moet kunnen blijven staan en hangen, waardoor de ruimte niet voor andere dingen te gebruiken zal zijn.

Bij het puzzelen om alle eisen en wensen een plaats in de plannen te geven moet ook nog rekening worden gehouden met:

  • De voorzieningen voor algemeen gebruik in het gebouw zoals: hal, infobalie, gangen, keuken, bar, garderobe, toiletten, opslagruimten.
  • Een logische routing in het gebouw.
  • Het feit dat het gebouw toegankelijkheid moet zijn voor mensen met een handicap.
  • De omgeving voor wat betreft geluidsoverlast, veiligheid en parkeervoorzieningen.
  • Onderhoudsvriendelijkheid, zodat het gebouw bijvoorbeeld gemakkelijk is schoon te houden.

De initiatiefgroep houdt verder nog rekening met nieuwe ontwikkelingen, met name de voorziene groei van het dorp. De grote zaal zou daardoor over tien jaar wel eens te klein kunnen zijn. Daarom moet deze zo worden opgezet en geplaatst dat uitbreiding (gemakkelijk) mogelijk is.

Zelden zal een plan van eisen in één keer passen. Ook hier niet. Dat betekent dat er onderhandeld moet worden met alle gebruikers die moeilijk te vervullen eisen hebben. Want misschien kan het ook anders of met een ietsje minder. Neem tijd voor het onderhandelingsproces. En geef niet te snel op.
Bij sommige onderhandelingen spelen de huurvoorwaarden een rol. In dit geval is dat de muziekschool. De initiatiefgroep kan de dure eisen (geluidsisolatie) alleen honoreren wanneer de muziekschool een hogere huur wil gaan betalen dan andere gebruikers en zich voor een aantal jaren vastlegt. Na lang overleg van de muziekschool met de gemeente wordt voor een groot deel aan de voorwaarden voldaan.
Soms moet worden besloten dat er voor een gebruiker geen plaats is in het nieuwe gebouw. Het blijkt namelijk te duur om voor één volleybalteam een zaal te bouwen die voldoet aan de eisen van de volleybalbond. Want naast de omvang en de inrichting van de sportzaal moeten er maatregelen worden getroffen om deze voor andere soorten gebruik geschikt te maken. Bovendien is die omschakeling van sport naar ander gebruik arbeidsintensief. Die kosten komen steeds weer terug in de uren van beheer.
Gelukkig kan de volleybalvereniging in een dorp enkele kilometers verderop terecht. Het bestuur zal voor vergaderingen wel gebruik maken van het nieuwe gemeenschapshuis.

Als de puzzel compleet is, kan deze worden uitgewerkt in een bouwtekening. En die tekening moet opnieuw worden getoetst aan het plan van eisen, want het is onvermijdelijk dat er in het proces van tekenen wijzigingen optreden. En soms worden onvermoede gevolgen van keuzes pas op de tekening zichtbaar, zoals bijvoorbeeld een onhandige routing of een verkeerde ligging ten opzichte van de omgeving.
De tekeningen moeten dus met alle gebruikers bekeken worden. Let op: niet iedereen kan een bouwtekening lezen. Neem dus de tijd en geeft een goede toelichting.
Na deze ronde wordt er opnieuw getekend. Ook die tekening moet weer worden voorgelegd aan de gebruikers. En dat gaat net zo lang totdat er een definitieve tekening is die door iedereen is gezien en goedgekeurd.
Als het proces is doorlopen is het aan te bevelen de afspraken goed op papier te zetten en door betrokkenen te laten ondertekenen. Het voorkomt later teleurstellingen of erger.

Nog wat tips

  • Peil niet alleen de behoeften van de toekomstige gebruikers, maar ook van vrijwillige medewerkers, het personeel en de omgeving.
  • Stem de plannen af op andere accommodaties in de omgeving. Voorbeeld: de sportzaal voor de volleybalclub in een aangrenzend dorp, zoals hiervoor beschreven.
  • Denk multifunctioneel, maar wees wel kritisch. Niet alle activiteiten zijn in één gebouw te realiseren.
  • Controleer of u niets vergeet met de Checklist nieuw en verbouw.
  • In ieder geval bij nieuwbouw de voors en tegens van de locatie goed onderzoeken.
  • Let op gebruiksgemak, veiligheid en vereisten van de wet.
  • Let op energiezuinige installaties en apparaten, isolatie en onderhoudsarme materialen.
  • De aantrekkelijkheid van het gebouw is ook belangrijk!
  • Alle reële wensen op tafel leggen. Schrappen kan later altijd nog.
  • De ontwerper van het gebouw mag niet ook eindverantwoordelijk zijn voor het plan van eisen. Als deze z’n eigen opdrachtgever wordt valt er een controlemogelijkheid weg en groeit de kans op missers.