Sleutelplan

Geactualiseerd april 2015

In dorpshuizen waar geen (full time) beheerder op de loonlijst staat, wordt soms gekozen voor zelfbeheer. Dit houdt in, dat de groepen die gebruik maken van het dorpshuis, zichzelf binnen laten, zelf voor koffie en consumpties zorgen en ook zelf de gebruikte ruimte weer schoonmaken en het dorpshuis afsluiten. Om dit te kunnen realiseren, moet een dorpshuisbestuur een vorm van sleutelbeleid opstellen.

Opties

Er zijn meerdere opties. We noemen de meest voorkomende:

  • In het dorp woont iemand waar een groep de sleutel kan afhalen en na gebruik ook weer kan afgeven.
  • In het dorp woont iemand die de sleutel van het dorpshuis heeft en het dorpshuis voor een activiteit open doet en na een activiteit afsluit.
  • Iedere gebruikersgroep krijgt zelf een sleutel.
  • Er wordt gebruik gemaakt van een elektronisch sluitsysteem.

Voor- en nadelen

Ieder systeem heeft zijn eigen voor- en nadelen.

  • Als er een vast sleuteladres in het dorp is, is het wel zaak dat op dit adres de sleutel ook te krijgen is. Als een dorpshuis redelijk vaak in gebruik is, vraagt het dus van de sleutelhouder een grote mate van beschikbaarheid om de sleutel af te geven. Daar staat tegenover dat er wel een vorm van controle voor het bestuur is, want de sleutel is immers maar op één vast adres.
  • Nadeel is dus dat deze persoon dus wel beschikbaar moet zijn om het dorpshuis te openen en af te sluiten. Een alternatief zou kunnen zijn, dat de leden van het bestuur om beurten sleuteldienst hebben en dus het dorpshuis openen en sluiten.
  • Het voordeel van het afgeven van een sleutel aan iedere groep, is dat dit systeem verder niet veel organisatie vergt. Ieder groep laat zichzelf binnen. Een nadeel kan zijn dat een groep zelf moet regelen dat zij binnen komen als de sleutelhouder ziek is. Een ander nadeel is, dat je als bestuur een zekere mate van controle kwijt bent. Immers, als er 8 gebruikersgroepen zijn, zijn er ook 8 sleutels in omloop. Dit houdt ook in, dat in principe iedere groep naar willekeur het dorpshuis binnen kan gaan. Om dat te voorkomen, moet je afspraken maken en vastleggen.
  • Elektronische sluitsystemen bestaan in allerlei varianten. In plaats van een sleutel kan de deur geopend worden met een  pasje of ‘druppel’. Daarbij kunt u ervoor kiezen een vertegenwoordiger van een vereniging de bevoegdheid te geven om op bepaalde tijden het pand (of zelfs alleen bepaalde ruimtes in het pand) te betreden. Het is mogelijk te registreren wie waar wanneer in het pand is geweest. De toegang kan ook weer geblokkeerd worden, bijvoorbeeld wanneer iemand niet verantwoordelijk met de ruimte omgaat. Het beheer van een elektronisch sleutelplan kan via een centrale computer maar ook met behulp van op de eigen computer geïnstalleerde software. Laat u informeren over de mogelijkheden door een specialist.Voordeel van het elektronisch sluitsysteem is dat er geen sleutels meer in omloop zijn bij (mogelijk) onbevoegden. Bekabeling is niet nodig en bestaande sloten en deuren kunnen gewoon gebruikt  blijven  worden. De hoge(re) kosten voor het aanleggen van zo’n systeem zijn een nadeel.
  • Welk systeem u kiest, zal sterk afhangen van de eigen situatie.

Afspraken

Duidelijk is wel dat er in ieder geval goede afspraken moeten worden gemaakt. Zeker als je ervoor kiest om iedere groep een eigen sleutel te geven, moet in de huurcontracten duidelijk staan omschreven welke taken en verantwoordelijkheden dit met zich meebrengt. Wanneer mag een groep het gebouw in? Wat mogen ze zelf doen? Wie is verantwoordelijk als er iets kapot gaat? Hoe moet de zaal weer worden achtergelaten?
Laat niets aan het toeval over en denk goed na wat de uitgangspunten zijn van uw sleutelbeleid. Leg alles op papier vast en laat mensen ook tekenen voor ontvangst van de sleutel.
Klik hier voor een voorbeeld van een sleutelovereenkomst.