Een bestuur, zakelijk leider of beheerder kan aan een medewerker de opdracht geven om een bepaalde taak uit te voeren als die taak binnen de taakomschrijving past. Uitvoering van die opdracht is alleen mogelijk als de bijbehorende bevoegdheden, verantwoordelijkheden en middelen worden overgedragen. Zonder die overdracht kan de uitvoerder niet uit de voeten. Als de beheerder een vrijwilliger bijvoorbeeld vraagt om bier en frisdrank te halen, dan wil dat zeggen dat deze vrijwilliger:
- de bevoegdheid krijgt om bier en frisdank aan te schaffen
- de verantwoordelijkheid krijgt om de juiste keuze te maken
- de (geld)middelen krijgt om het te betalen.
Gradaties in bevoegdheid
Opdracht
Het uitvoeren van een opdracht betekent een beperkte overdracht van bevoegdheid, namelijk om alleen dat te doen wat is opgedragen. Het bestuur of de beheerder kan ook aanvullende opdrachten en aanwijzingen geven. Bijvoorbeeld dat, als meer kratten bier per krat aanmerkelijk goedkoper zijn, er dan toch eerst toestemming gevraagd moet worden voordat tot aankoop wordt overgegaan.
Mandaat
In het geval van een mandaat ligt het anders. Iemand krijgt dan van het bestuur de taak om binnen een bepaald budget zelfstandig voor de bestellingen van dranken te zorgen. Daarbij hoort dan de bevoegdheid om zelf keuzes te maken en het budget naar eigen inzicht te besteden. Uiteraard kunnen er nadere afspraken worden gemaakt, zoals bijvoorbeeld over favoriete merken en de keuze van de leverancier. De uitvoerder met het mandaat zal achteraf verantwoording moeten afleggen aan de opdrachtgever. Vindt deze (het bestuur of de beheerder) dat de taak verkeerd is uitgevoerd, dan kunnen er aanvullende aanwijzingen worden gegeven.
Delegatie
Een nog verdergaande vorm van overdracht van bevoegdheid is delegatie. Het bestuur kan bijvoorbeeld de dagelijkse leiding aan de beheerder delegeren. Het bestuur blijft dan weliswaar eindverantwoordelijk, maar kan niet meer ad hoc tussenbeide komen. Het zal de professionele inzichten van de beheerder moeten respecteren. Blijkt na afloop van de afgesproken periode waarvoor de delegatie is verleend dat het niet naar de wens van het bestuur is gegaan, dan kan de delegatie worden beperkt, of er kunnen randvoorwaarden worden opgesteld waarbinnen de beheerder z’n taak dient uit te voeren.
Overdracht
De meest verregaande vorm van overdracht van bevoegdheid is volledige overdracht. Bij volledige overdracht heeft een beheerder bijvoorbeeld van het bestuur te horen gekregen wat er binnen een bepaalde periode bereikt moet worden, wat de beschikbare middelen zijn en wat de grote lijnen van het beleid zijn waarbinnen de resultaten moeten worden behaald. Het bestuur kan alleen ingrijpen wanneer de afspraken aantoonbaar niet worden nagekomen.
Verslag en verantwoording
Overdracht van bevoegdheid, van een eenvoudige opdracht tot volledige overdracht, kan niet zonder verslag en verantwoording. De opdrachtgever zal te allen tijde moeten regelen dat de uitvoering kan worden begeleid, gevolgd en gecontroleerd. Geregeld moet zijn dat de uitvoerders op de geëigende momenten verantwoording afleggen over de uitvoering middels een verslag.
