Uitleenbeleid en procedure

Het is bekend dat dorpshuizen onderling nog wel eens delen van de inventaris uitlenen. Op zich ook een goed idee, want zo hoeft niet ieder dorpshuis een uitgebreide inventaris aan te schaffen. Wat wordt er zoal uitgeleend? Voorbeelden zijn: tafels en stoelen, statafels, (plastic) glazen, bestek, de geluidsinstallatie en/of het podium.

Het is wel zaak om afspraken rondom het uitlenen van spullen schriftelijk vast te leggen en je aan een uitleenprocedure te houden.

Uitleenprocedure

Hoe zou een dergelijke procedure er uit kunnen zien?

  • Er is één contactpersoon voor uitleenbare spullen (bijvoorbeeld beheerder of bestuurslid).
  • Als de geleende spullen worden afgehaald, lopen uitlener en lener samen de spullen na op beschadigingen e.d.. De lener tekent schriftelijk voor de spullen die hij ontvangt (lijst van spullen vastleggen en staat vastleggen).
  • Verder wordt schriftelijk vastgelegd waar de spullen zullen worden gebruikt, waarvoor ze worden gebruikt en wanneer de spullen teruggebracht worden.
  • Leg de waarde van de spullen vast en meldt ook de vervangingswaarde direct.
  • Leg vast dat spullen schoon en onbeschadigd moeten worden teruggebracht.
  • Laat de ontvanger tekenen voor ontvangst en bijbehorende bepalingen.
  • Spreek af dat, als er iets met de spullen gebeurd, de contactpersoon direct verwittigd wordt.
  • Als de spullen worden teruggebracht, loop dan alles opnieuw bij langs en maak eventueel een schadeformulier op en laat ervoor tekenen.

Het lijkt misschien wel erg formeel, maar het is goed dat alle partijen weten waar ze aan toe zijn.

Klik hier voor een voorbeeld overeenkomst voor het uitlenen van spullen.