Vrijwilligersvergoeding

geactualiseerd januari 2017

De regeling is van toepassing op dorps- en gemeenschapshuizen (stichtingen en verenigingen) die niet belastingplichtig zijn voor de vennootschapsbelasting of daarvan zijn vrijgesteld. De vrijwilligersvergoeding is een wettelijke regeling met het karakter van een onkostenvergoeding. Aan een vrijwilliger mag per maand maximaal € 150,- belastingvrij worden uitbetaald tot een maximum van € 1.500,- per jaar, zonder dat daarvoor bonnetjes en rekeningen hoeven te worden overlegd. Er is geen sprake is van een marktconforme beloning wanneer een vrijwilliger, die ouder is dan 23 jaar, een vergoeding van maximaal € 4,50 per uur ontvangt. Voor belastingvrije vergoedingen aan personen jonger dan 23 jaar en aan personen met een bijstandsuitkering bestaan andere bedragen, zie de site van de belastingdienst.

De regeling kent een aantal voorwaarden:

  • Uit de administratie van het dorps- of gemeenschapshuis moet blijken aan wie, waarvoor en gedurende welke periode is betaald.
  • Als er een periode geen vrijwilligerswerk wordt verricht (vakantie, ziekte e.d.) dan mag er geen vergoeding worden uitbetaald.
  • De vergoeding mag bij meer dan één organisatie worden ontvangen. De maximale vergoeding van € 1.500,- per jaar geldt dan voor de gezamenlijke bedragen die bij de verschillende organisaties als vrijwilligersvergoeding worden ontvangen.
  • De werkzaamheden mogen ‘niet bij wijze van beroep’ worden uitgeoefend. Er wordt gekeken of de beloning van de vrijwilliger in overeenstemming is met het werk. Wanneer dit niet het geval is dan wordt het ook niet gezien als ‘bij wijze van beroep’ (een vrijwilligersvergoeding zal immers altijd lager zijn dan de kosten voor een beroepskracht).
  • Zodra de vergoeding die door de vrijwilliger wordt ontvangen boven de genoemde forfaitaire bedragen uitkomt, moet de vergoeding plaats vinden op basis van de werkelijk gemaakte kosten.

Werkelijk gemaakte kosten

Wanneer gemaakte kosten aantoonbaar zijn (bonnetjes e.d.) en volledig worden gedekt door een financiële vergoeding is er sprake van een reële onkostenvergoeding. Dit kan meer zijn dan de hiervoor genoemde € 1.500,-. Deze vergoeding mag echter niet bovenmatig zijn. Is er wel sprake van een bovenmatige vergoeding dan kan die vergoeding worden gezien als loon.
Als de vrijwilliger een vergoeding ontvangt voor daadwerkelijk gemaakte kosten die hoger is dan € 150,- per maand of € 1.500,- per jaar, dan is deze vergoeding toch belastingvrij. Het gaat dan immers om werkelijke kosten en niet om verkapt loon. Wel moet het bestuur van het dorps- of gemeenschapshuis in dat geval een opgaaf doen aan de Belastingdienst (IB 47-kaarten). Indien in een maand voor daadwerkelijk gemaakte kosten de €150 norm wordt overschreden, mogen die maand geen uren worden vergoed.

Reiskosten

Besturen kunnen vrijwilligers de kosten voor openbaar vervoer of vervoer met de eigen auto vergoeden. In principe zijn hiervoor twee manieren: de daadwerkelijk gemaakte kosten vergoeden of een vrijwilligersvergoeding verstrekken (maximaal € 150,- per maand met een maximum van € 1.500,- per jaar, zie hierboven).
Let op: een combinatie van deze twee manieren is niet mogelijk!!

De daadwerkelijk gemaakte kosten

De belastingvrije kilometervergoeding zoals deze voor werknemers is vastgesteld (€ 0,19) geldt, anders dan velen denken, niet zonder meer voor vrijwilligers. Bij het gebruik van de eigen auto kan door vrijwilligers namelijk gekozen worden voor een vergoeding van de daadwerkelijk gemaakte kosten.

Wanneer de totale onkostenvergoeding van de vrijwilliger (kilometerkosten inclusief andere gemaakte kosten) boven de € 150,- per maand of € 1.500,- per jaar komt, moet die vergoeding onderbouwd kunnen worden. Gebeurt dat niet, dan kan de belastingdienst dat uitleggen als een vorm van betaling en zal het als zodanig behandeld worden. Het bestuur van het dorps- of gemeenschapshuis moet daarom voor het niet onderbouwde deel van de kilometervergoeding een IB 47 formulier invullen. En de vrijwilliger zal het op de jaarlijkse belastingaangifte moeten vermelden als inkomen. Wanneer de totale onkostenvergoeding van vrijwilligers minder is dan € 150,- per maand en minder dan € 1.500,- per jaar, vindt er geen toetsing plaats aan de vraag of het gaat om de werkelijk gemaakte kosten.

Zie voor meer informatie en voorbeelden de website van de belastingdienst.

Onderbouwing van de kilometervergoeding

De onderbouwing van reiskosten per openbaar vervoer is te onderbouwen met een uitdraai van de persoonlijke pagina van de OV chipkaart. Bij gebruik van de eigen auto is dat lastiger omdat de daadwerkelijke kosten verschillen per merk en type. De ANWB heeft staatjes met daarin de kosten voor bijna elk autotype. Hoewel dit niet de daadwerkelijke kosten zijn, is het wel bruikbaar voor de onderbouwing van de kilometervergoeding.