Gebruikers betrekken bij beheer

Bijgewerkt op

Dorps- en buurthuizen die op zoek zijn naar nieuwe vrijwilligers doen er goed aan om hun eigen gebruikersgroepen, de vaste huurders, bij die zoektocht niet over het hoofd te zien. Zij kunnen tijdens hun verblijf namelijk zaken zelf doen waardoor de accommodatie met minder vrijwilligers toe kan. Of individuele leden willen mogelijk wel ‘gewoon’ vrijwilliger worden.

Praktijkvoorbeelden van beheer door gebruikersgroepen:

  • Gebruikersgroepen zorgen in de keuken en achter de bar zelf voor hun natje en hun droogje;
  • Gebruikersgroepen hebben een sleutel van de accommodatie (zie sleutelplan) en beheren het gebouw zelf tijdens hun verblijf. Een vrijwilligerswijzer met instructies kan daarbij een goed hulpmiddel zijn;
  • Het bestuur richt ruimtes in met een koelkast, koffiezetapparaat en waterkoker waardoor huurders zich daar zelf kunnen redden;
  • Gebruikersgroepen laten de ruimte zodanig achter dat deze klaarstaat voor de volgende gebruiker;
  • Gebruikersgroepen zorgen voor een afgesproken aantal vrijwilligers die worden ingezet bij algemene beheerstaken.

Organisatie

U kunt dit onderwerp aankaarten tijdens het gebruikersoverleg of bij een andere geschikte gelegenheid. Soms is de situatie door een tekort aan vrijwilligers zo nijpend dat het niet bij een open vraag kan blijven. In dat geval valt te overwegen om huurders een korting op de huur of een ander voordeel te bieden in ruil voor zelfwerkzaamheid. Verder is het belangrijk gebruikersgroepen een plaats te geven in het beleid dat u voor uw vrijwilligers heeft. Het gebruikersoverleg is de plaats om de gang van zaken te evalueren en eventueel bij te stellen.

Individuele gebruikers betrekken bij overige beheerstaken

Leden van gebruikersgroepen die zich individueel als vrijwilliger melden kunt u opnemen in de bestaande vrijwilligersgroep. Het takenpakket kan dan ook breder zijn dan het beheer van ruimten en bar. Denk aan onderhoud van het gebouw, verhuur, tuinonderhoud, ondersteuning van het bestuur, etc.