Accountantsverklaring

Geactualiseerd februari 2013

De wet regelt dat bedrijven ter controle van de jaarrekening een accountant moeten inschakelen. Voor stichtingen en verenigingen, de rechtspersonen die doorgaans welzijnsaccommodaties beheren, is op dit punt wettelijk niets geregeld. Maar in de praktijk volgen zij vaak de regels zoals die voor het bedrijfsleven gelden. Het zijn vaak de gemeentelijke overheden die middels de subsidieverordening een accountantscontrole vereisen. In subsidieverordeningen komt dan de bepaling voor dat instellingen (vóór een bepaalde datum) hun financiële verslag en overige gegevens over het daaraan voorafgaande jaar dienen in te leveren. Onder het financiële verslag wordt verstaan: een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting op beide. Onder de overige gegevens wordt (mede) de accountants¬verklaring verstaan. Overigens, naast (gemeentelijke)subsidieverstrekkers zijn er ook andere financiers die bij een jaarrekening of bij een afrekening om een accountantsverklaring vragen.

Er zijn verschillende accountantsverklaringen mogelijk. Is een controleopdracht gewenst dan volgt een accountantsverklaring die kan uitmonden in een van de volgende vier verklaringen:

  • de goedkeurende verklaring
  • de verklaring met beperking
  • de verklaring van geheelonthouding of
  • de afkeurende verklaring.

Om verschillende redenen, zoals bijvoorbeeld het ontbreken van functiescheiding, zullen de meeste welzijnsaccommodaties een verklaring met beperking krijgen. De verklaring met beperking geeft te kennen dat de jaarrekening onzekerheden of onjuistheden bevat
die overigens duidelijk in de verklaring zijn toegelicht. (zie verder onder opdrachtverlening). De accountantsverklaring geeft een hoge mate van zekerheid, maar geen absolute. Is opdracht gegeven voor een beoordeling, dan wordt ook slechts een beoordelingsverklaring afgegeven met een beperkte mate van zekerheid.

Functie en taken accountant

De werkzaamheden van een accountant zijn grofweg te verdelen in controlerende en waarderende werkzaamheden. De controlerende werkzaamheden hebben betrekking op de interne en administratieve organisatie. Denk daarbij aan functiescheidingen, bevoegdheden¬verdeling, interne signaleringsprocedures, etcetera.
De waarderende werkzaamheden betreffen de beoordeling door de accountant of de waarde, in geld toegekend aan diverse activa en passiva op de balans, wel volgens maatschappelijk aanvaardbare normen, duurzaam en stelselmatig plaatsvindt. Die waarderingen hebben bijvoorbeeld betrekking op de waarde van het saldo vorderingen (debiteuren), voorraden, onroerend goed, onderhanden werk en dergelijke. In het overgrote deel van wel¬zijnsaccommodaties zullen dergelijke balans¬posten ontbreken of tamelijk gering zijn of zal door derden, in dit geval de subsidieverstrekker, zijn voorgeschreven hoe deze posten gewaardeerd moeten worden zodat van enige waarderingsvrijheid geen sprake zal zijn. Het werk van de accountant voor welzijnsaccommodaties zal zich daarom meestal beperken tot controlerende taken.

Let op, mocht een accountantskantoor voor de welzijnsaccommodatie ook andere werkzaamheden verrichten, zoals het samenstellen van de jaarrekening, dan verschaft het feit dat dit werk door een accountant, dezelfde die de accountantscontrole verricht, op zich geen zekerheid wat betreft de accountantsverklaring. (Kijk ook bij financieel jaarverslag onder accountant).

Accountant en accountant administratieconsulent

Er zijn twee soorten accountants:

  • Register accountants (RA’s). Hun beroepsorganisatie is het NIVRA.
  • (AA’s). Hun beroepsorganisatie is het NOVAA.

Alle register accountants zijn bevoegd tot het uitvoeren van bij de wet verplichte controles. Voor accountant administratieconsulenten is dit afhankelijk van de opleiding. De titel ‘accountant’ is beschermd.
De keuze voor een RA of AA accountant wordt meestal aan de welzijnsaccommodatie overgelaten. Daarbij spelen verschillende factoren een rol, onder andere de prijs die voor de diensten wordt berekend (zie verder hierna onder Opdrachtverlening).

Opdrachtverlening

Het bestuur doet er verstandig aan maatregelen te nemen waardoor de kosten van de accountantsverklaring zo laag mogelijk blijven:

  • Informeer bij de gemeente naar de eisen die aan de accountantsverklaring worden gesteld wanneer de subsidieverordening hierover geen duidelijkheid verschaft.
  • Formuleer de opdracht aan de accountant zorgvuldig en leg deze schriftelijk vast.
  • Gaat het om een eerste opdracht, vraag dan meerdere offertes.
  • Doe navraag naar de prijs van accountantscontrole bij collega welzijnsaccommodaties van min of meer vergelijkbare omvang.
  • Leg vast dat de accountant zijn werkzaamheden voor een bepaald maximaal bedrag verricht, tenzij de controle aanleiding geeft tot overschrijding. Mocht dit laatste het geval zijn dan neemt de accountant contact op met het bestuur alvorens de werkzaamheden voort te zetten.

Maatregelen die een positieve invloed op de bedrijfsvoering hebben en daardoor de controle door de externe accountant sneller laten verlopen zijn:

  • Een goede beschrijving van de administratieve organisatie.
  • Een op de instelling toegesneden rekeningschema.
  • Een door het bestuur vastgelegde bevoegdhedenverdeling.
  • Functiescheiding tussen de verschillende geledingen in de organisatie.
  • Financiële bedrijfsvoering en de verslaglegging daarvan goed structureren. Het eenmaal per jaar opmaken van rekening en balans is vaak onvoldoende. In toenemende mate zullen ook welzijnsaccommodaties vaker moeten beschikken over actuele cijfers.
  • Schep een structuur waarin de getrouwheid en de verantwoording van de activiteiten wordt gewaarborgd. Dit is nodig omdat er in veel welzijnsaccommodaties wordt gewerkt met wisselende aantallen deelnemers per activiteit met wisselende (vaak contante) baromzetten. Als de omzet van een activiteit niet uit de stukken is vast te stellen, kan dit hiaat soms worden opgevuld door een getekende verklaring van medewerkers of management.

Overige afspraken en maatregelen:

  • Aan de accountant kan worden gevraagd aan te geven welke financiële risico’s de welzijnsaccommodatie loopt en of het eventueel nodig is daarvoor voorzieningen in de balans op te nemen.
  • Maak vooraf afspraken over eventuele andere, niet jaarlijks terugkerende, werkzaamheden die het bestuur de accountant wil laten uitvoeren. Deze werkzaamheden moeten apart van de jaarlijkse controle in rekening worden gebracht.