Afspraken met vrijwilligers

Geactualiseerd mei 2012

In iedere organisatie zijn er afspraken nodig om zaken naar behoren te laten verlopen. Hoe duidelijker de afspraken worden gemaakt en hoe beter ze worden gehandhaafd, hoe efficiënter de organisatie zal verlopen. In een kleine organisatie waar een accommodatie met slechts een paar mensen wordt beheerd en bestuurd, zullen de afspraken in de regel weinig formeel zijn. Veel werk wordt gedaan naar ieders goeddunken en als er verschil van mening is wordt dat snel uitgepraat.

In een organisatie waar veel verschillende mensen actief zijn, is de kans groot dat door verschillende mensen in de loop der tijd eigen regels naar eigen inzicht worden gemaakt of bestaande regels naar eigen inzicht worden geïnterpreteerd. In iedere organisatie zullen de afspraken op maat gemaakt moeten worden. Hieronder staan een aantal voorbeelden van afspraken zoals die in verschillende accommodaties gehanteerd worden. Kijk welke afspraak bij u van toepassing is en welke invulling u daaraan wilt geven.

Voorbeeld

Nieuwe vrijwilligers

Het dagelijks bestuur benoemt de vrijwilligers. Bij aanvaarding zal de nieuwe vrijwilliger vermeld worden op de lijst van vrijwilligers ten behoeve van af te sluiten verzekeringen en zal hij een exemplaar van deze informatiemap ontvangen. Er zullen afspraken worden gemaakt over de taken die de desbetreffende vrijwilliger gaat vervullen. Na één à twee maanden zal een lid van het dagelijks bestuur een gesprek met betrokkene hebben en het functioneren evalueren.

Verzekeringen

Alle vrijwilligers en de beheerders worden door de organisatie verzekerd voor ongevallen en wettelijke aansprakelijkheid. In de voorwaarden van de verzekering is opgenomen dat te allen tijde een bijgewerkte lijst met de desbetreffende namen beschikbaar dient te zijn. Dit is nodig in verband met het aanvaarden van aansprakelijkheid bij schadegevallen (die claims voor de organisatie tot gevolg kunnen hebben) alsmede in verband met eventuele ongevallen. De beheerders dragen zorg voor een bijgewerkte vrijwilligerslijst. Met betrekking tot de wettelijke aansprakelijkheidsverzekering geldt voor goederen per gebeurtenis een eigen risico van € 50,-.

Consumptiebonnen

Iedere vrijwilliger en de beheerders kunnen consumptiebonnen tegen een gereduceerde prijs kopen. De consumptiebonnen kunnen te allen tijde worden gebruikt. De aantallen verkochte bonnen worden op de dagstaat verantwoord onder een afzonderlijke rubriek. Als met deze bonnen wordt betaald, dan dienen ze terstond onbruikbaar te worden gemaakt.

Consumpties in geval van werkzaamheden of vergaderingen

De barvrijwilligers mogen koffie, thee en frisdranken op rekening van de organisatie gebruiken. Tot maximaal één uur na afloop van werkzaamheden of vergaderingen mogen vrijwilligers op kosten van de organisatie in redelijke mate consumpties nuttigen. Het aantal consumpties dient duidelijk op de dagstaat te worden vermeld en te worden afgetekend door de daarvoor verantwoordelijke persoon. Als vrijwilligers of bestuursleden besprekingen voeren met derden in het belang van de organisatie, dan zijn de daarbij gebruikte consumpties voor rekening van de organisatie.

Consumpties ingeval van bezoekende vrijwilligers

Vrijwilligers die op ‘bezoek’ zijn in de accommodatie mogen op kosten van de organisatie koffie en thee gebruiken.

Consumptiebonnen ingeval van activiteiten

De coördinator van een activiteit kan aan iedere vrijwilliger die actief participeert aan de activiteit maximaal vijf consumptiebonnen per dagdeel ter beschikking stellen tot een maximum van 10 bonnen. De bonnen worden door de daarvoor verantwoordelijke personen in overleg met de penningmeester verstrekt en zijn alleen geldig tijdens het betreffende evenement. Met carnaval kunnen afwijkende regels gelden. Deze worden elk jaar vooraf vastgelegd en bekendgemaakt.

Inloop/toegang accommodatie bij inhuur

Bij verhuur van de grote zaal is de bar daarbij inbegrepen. Er is dan geen inloop toegestaan omdat de inhuurder hier hinder van kan ondervinden, zoals bijvoorbeeld bij de dansschool, het bridgen en de jeugddisco.

Toegang bestuursleden en vrijwilligers

Alle bestuursleden en vrijwilligers hebben te allen tijde toegang tot de accommodatie. In bijzondere gevallen kunnen hierop in overleg met het dagelijks bestuur uitzonderingen worden gemaakt.

Opening gebouw

Ten behoeve van de verzekering is er een inbraakalarm geïnstalleerd en zijn de sloten van de deuren en de ramen aangepast. Bij binnenkomst moet het alarm worden uitgezet en dienen alle sloten van de nooduitgangen te worden geopend. Indien iemand met zijn code het alarm uitzet, dan wordt de bij de pincode behorende naam genoteerd bij de alarmcentrale. Het is dus een goede zaak dat u alleen zelf uw pincode gebruikt, omdat uw naam wordt geregistreerd. Indien het alarm onverhoopt afgaat, dan belt de alarmcentrale eerst naar de accommodatie. U dient dan de telefoon aan te nemen en uw i.d.-nummer en pincode door te geven. De alarmcentrale zal dan verder geen actie ondernemen. Zorg er dus voor dat u altijd uw i.d.-nummer (staat op het kaartje van de alarmcentrale) en pincode bij de hand heeft als u de accommodatie opent.

Afsluiting gebouw

Wanneer u de accommodatie verlaat, dan dient u alle (nood)uitgangen weer af te sluiten. Tevens dient u het inbraakalarm aan te zetten. Vergeet dit alstublieft niet te doen, want onze spullen in het gebouw zijn anders niet verzekerd.

Informatie-uitwisseling

In alle reguliere vrijwilligersvergaderingen zal minimaal één lid van het dagelijks bestuur aanwezig zijn. Deze is in voorkomende gevallen belast met de zorg voor de informatievoorziening tussen de vrijwilligers en het dagelijks bestuur (DB).

Verslagen van vergaderingen van het algemeen en het dagelijks bestuur komen te hangen op het prikbord in de keuken en zullen tevens in het postbakje van de promotiewerkgroep worden gedeponeerd.

Verslagen van vergaderingen van de promotiewerkgroep en van de barvrijwilligers worden in de bakjes van de DB-leden en de beheerder gelegd. Er wordt één exemplaar respectievelijk in de keuken gehangen of in het postbakje van de promotiewerkgroep gedeponeerd.

Benoeming van nieuwe vrijwilligers wordt door het desbetreffende DB-lid in eerste instantie op bovenstaande wijze bekend gemaakt. In de eerstvolgende vrijwilligersvergadering zal de nieuwe vrijwilliger aan iedereen worden voorgesteld.

Wanneer er vragen en/of opmerkingen zijn over de organisatie, dan kunt u altijd terecht bij de beheerders of de vertegenwoordigers van de vrijwilligers. Indien nodig zullen zij betreffende zaken doorspelen naar het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur.

Nieuwe ideeën zijn steeds van harte welkom.