Het in eigen beheer hebben van een bar of kantine betekent dat het bestuur van een dorps- of buurthuis zelf verantwoordelijk is voor de exploitatie. Dit in tegenstelling tot het uitbesteden van de exploitatie aan een derde (bijvoorbeeld aan een pachter) want in dat geval neemt die de verantwoordelijkheid voor de exploitatie over. Wanneer de barexploitatie in eigen beheer is kan dit beheer worden gedaan door personeel in loondienst, vrijwilligers of een combinatie van beide. Omdat de inkomsten van de bar voor veel dorps- en buurthuizen de belangrijkste bron van inkomsten is stelt dit hoge eisen aan de organisatie ervan.
- Er zijn op het gebied van barexploitatie veel wettelijke regels. Denk aan vergunningen, opleidingseisen en het hygiënisch omgaan met dranken en etenswaren.
- Ook aan de inrichting van de zalen en de keuken worden eisen gesteld.
- Wanneer er personeel, bijvoorbeeld een beheerder, in dienst wordt genomen is het bestuur werkgever, met alle lusten en lasten van dien.
- Met uitsluitend vrijwilligers werken vraagt trouwens ook net zo goed om een goede organisatie.
- Dit artikel informeert u over de zaken waaraan u zeker moet denken wanneer u de barexploitatie in eigen beheer neemt, hebt of houdt. Vaak zal er worden verwezen naar meer uitgebreide beschrijvingen elders in de vraagbaak.
Vrijwilligers of personeel?
Overwegingen die kunnen leiden tot de keuze voor beheer door vrijwilligers:
- Het bestuur heeft als beleid de kosten zo laag mogelijk te houden, bijvoorbeeld om de gebruikers tegen lage huurtarieven en consumptieprijzen gebruik van het dorps- of buurthuis te kunnen laten maken.
- Voor de taken die gedaan moeten worden zijn voldoende gekwalificeerde vrijwilligers aanwezig die zo nodig bereid zijn zich te scholen.
- Er is iemand (of een commissie) die de coördinatie van kantinediensten en scholing kan verzorgen.
- De omzet is te klein om personeel in dienst te nemen of het werkgeverschap, met bijvoorbeeld CAO eisen op het terrein van salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden, op een verantwoorde wijze uit te kunnen oefenen.
- Het bestuur is niet in staat of bereid het werkgeverschap uit te oefenen.
Overwegingen die kunnen leiden tot de keuze voor betaald beheer:
- De omvang en/of de aard van de taken is dusdanig dat hiervoor gekwalificeerd betaald personeel noodzakelijk is.
- De omzet is dusdanig dat het in dienst nemen van betaald personeel financieel haalbaar is.
- Het dorps- of buurthuis kan op voordelige manier personeel inzetten, bijvoorbeeld door een gemeentelijke subsidie of regeling, of door gebruik te maken van gesubsidieerde arbeid.
- Het bestuur is bereid en in staat het werkgeverschap uit te (laten) oefenen.
In de praktijk zien we vaak een gemengde vorm van beheer, dus van beroepskrachten èn vrijwilligers. Bijvoorbeeld een fulltime beheerder die bij grote evenementen hulp krijgt van vrijwilligers. Of een beheerder voor 15 uur in de week die de inkoop, de administratie en een aantal bardiensten verzorgd, terwijl de overige bardiensten en de schoonmaak door vrijwilligers worden gedaan. En zo zijn er nog heel veel variaties te bedenken. In het hoofdstuk keuze vrijwilligers en personeel staat uitgebreide informatie zowel met betrekking tot de keuze tussen vrijwilligers of personeel als diverse aspecten die met het werken met vrijwilligers en het in dienst hebben van personeel te maken hebben.
Wetten en vergunningen
Als exploitatie van de bar of kantine in eigen beheer is genomen krijgt het bestuur te maken met diverse wetten en vergunningen. Het maakt daarbij niet uit hoe hoog de omzet is, de regels waaraan voldaan moet worden zijn net zo goed van toepassing op een klein dorpshuis als op een groot buurthuis.
Onderstaande wetten en regels hebben allemaal betrekking op de bar- en kantinefunctie. Een aantal daarvan is ook van toepassing wanneer de accommodatie geen bar- of kantinefunctie heeft. Deze zijn gemerkt met een *.
1. Alcoholwet.
Wanneer er in de bar of kantine alcohol wordt geschonken moet men voldoen aan het gestelde in de Alcoholwet.
- Het bestuur moet een zogenaamd bestuursreglement alcoholverstrekking (huisregels) vaststellen waarin voorschriften en afspraken over het schenken van alcohol staan beschreven;
- Het bestuur moet er voor zorgen dat er twee leidinggevenden zijn met de Verklaring Sociale Hygiëne. Om in het bezit te komen van de Verklaring Sociale Hygiëne moeten zij een examen afleggen;
- Vrijwilligers die bardiensten draaien op momenten dat er alcohol wordt geschonken moeten een instructie barvrijwilliger (IVA) hebben gevolgd;
- Er mag geen alcohol worden verstrekt wanneer er geen leidinggevende met een SVH-diploma Sociale Hygiëne of vrijwilliger die de IVA heeft gevolgd aanwezig is;
- Voor de bezoekers moeten de wettelijke leeftijdsgrenzen voor het verstrekken van alcohol en de uren waarop alcohol wordt geschonken zichtbaar zijn opgehangen.
2. Warenwet
Accommodaties waar eet- en drinkwaren worden bereid en genuttigd hebben te maken met de Warenwet. Deze wet stelt eisen aan de manier waarop dranken en voedsel worden bereid en bewaard. In de Hygiënecode HACCP, die in iedere accommodatie (waar structureel bedrijfsmatig eten wordt bereid en verstrekt) aanwezig moet zijn, staan de eisen die aan de inrichting van de keuken en de omgang met voedsel en dranken worden gesteld. De NWVA (Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit) is belast met de controle.
3. Arbo-wet
De Arbo-wet regelt de veiligheid van de medewerkers. Denk aan werkhoogten, zwaar tillen, stroeve vloeren, etc. Sinds 1 januari 2007 is de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) in beginsel niet meer van toepassing op vrijwilligers. Zie ook het artikel Bedrijfshulpverlening.
- Dorps- en buurthuizen waar 40 uur of minder betaalde arbeid per week wordt verricht mogen zelfstandig een Risico-evaluatie & Inventarisatie (RI&E) uitvoeren.*;
- Bij dorps- en buurthuizen waar 40 uur of meer betaalde arbeid per week wordt verricht moet de RI&E getoetst worden door een erkende Arbo-dienst of deskundige. Of er moet gebruik gemaakt worden van een erkende branche RI&E die is vrijgesteld van toetsing.*;
- Wanneer er sprake is van betaalde arbeid moet Bedrijfshulpverlening (BHV) georganiseerd worden*;
- De Arbo-wet stelt eisen aan het gebruik van Koolzuurgascilinders van 3 kg of meer. Dergelijke cilinders worden gebruikt bij tapinstallaties van bier.
4. Milieuwetgeving
De milieuwetgeving stelt onder andere eisen aan:
- De lozing van afvalwater wanneer er in de accommodatie voedsel wordt bereid;
- De hoeveelheid geluid die een accommodatie mag maken voor de omgeving*.
5. Buma, Sena, Videma *.
- Als u live of mechanische muziek ten gehore brengt bent u rechten verschuldigd aan Buma en Sena. Aan de Videma betaalt u rechten voor het gebruik van een televisietoestel.
6. Drinkwaterbesluit*
In (onder meer) het drinkwaterbesluit is geregeld hoe de ziekte Legionella moet worden voorkomen. In keukens worden daarom eisen gesteld aan apparatuur die water vernevelt, zoals een handdouche om afwas af te spoelen.
Let op: er zijn meer wetten en regels van toepassing op het beheer van buurt- en dorpshuizen dan hier boven is aangegeven. Bijvoorbeeld de gebruiksvergunning (brandveiligheid) of de omzetbelasting. Kijk hiervoor elders in Vraagbaak.
Organisatie
Naast de wettelijke voorschriften moet het barbeheer ook bestuurlijk goed georganiseerd zijn. Elders in de vraagbaak vindt u de volgende artikelen die u op weg kunnen helpen:
- Opstellen van een werkplan bar;
- Aantrekken van medewerkers en het opleiden daarvan;
- Aantrekken en scholen van vrijwilligers voor de barfunctie;
- Opzetten van een barorganisatie en barbeheer;
- Overleg voeren met leveranciers, bijvoorbeeld over het sluiten van een brouwerijcontract;
- Organiseren van het beheer van de voorraad;
- Regelen van de veiligheid en toegankelijkheid;
- Vaststellen van een prijsbeleid;
- Afspraken maken over paracommercie met horecaondernemingen en de gemeente.
