Bar in eigen beheer

Het in eigen beheer hebben van een bar of kantine betekent dat het bestuur van een dorps- of gemeenschapshuis zelf verantwoordelijk is voor de exploitatie. Dit in tegenstelling tot het uitbesteden van de exploitatie aan een derde (bijvoorbeeld aan een pachter) want in dat geval neemt die de verantwoordelijkheid voor de exploitatie over. Wanneer de barexploitatie in eigen beheer is kan dit beheer worden gedaan door personeel in loondienst, vrijwilligers of een combinatie van beide. Omdat de inkomsten van de bar voor veel accommodaties de belangrijkste bron van inkomsten is stelt dit hoge eisen aan de organisatie ervan.

  • Er zijn op het gebied van barexploitatie veel wettelijke regels. Denk aan vergunningen, opleidingseisen en het hygiënisch omgaan met dranken en etenswaren.
  • Ook aan de inrichting van de zalen en de keuken worden eisen gesteld.
  • Wanneer er personeel, bijvoorbeeld een beheerder, in dienst wordt genomen is het bestuur werkgever, met alle lusten en lasten van dien.
  • Met uitsluitend vrijwilligers werken vraagt trouwens ook net zo goed om een goede organisatie.
  • Dit artikel informeert u over de zaken waaraan u zeker moet denken wanneer u de barexploitatie in eigen beheer neemt, hebt of houdt. Vaak zal er worden verwezen naar meer uitgebreide beschrijvingen elders in de vraagbaak.

Vrijwilligers of personeel?

Overwegingen die kunnen leiden tot de keuze voor beheer door vrijwilligers:

  • Het bestuur heeft als beleid de kosten zo laag mogelijk te houden, bijvoorbeeld om de gebruikers tegen lage huurtarieven en consumptieprijzen gebruik van de accommodatie te kunnen laten maken.
  • Voor de taken die gedaan moeten worden zijn voldoende gekwalificeerde vrijwilligers aanwezig die zonodig bereid zijn zich te scholen.
  • Er is iemand (of een commissie) die de coördinatie van kantinediensten en scholing kan verzorgen.
  • De omzet is te klein om personeel in dienst te nemen of het werkgeverschap, met bijvoorbeeld CAO eisen op het terrein van salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden, op een verantwoorde wijze uit te kunnen oefenen.
  • Het bestuur is niet in staat of bereid het werkgeverschap uit te oefenen.

Overwegingen die kunnen leiden tot de keuze voor betaald beheer:

  • De omvang en/of de aard van de taken is dusdanig dat hiervoor gekwalificeerd betaald personeel noodzakelijk is.
  • De omzet is dusdanig dat het in dienst nemen van betaald personeel financieel haalbaar is.
  • De accommodatie kan op voordelige manier personeel inzetten, bijvoorbeeld door een gemeentelijke subsidie of regeling, of door gebruik te maken van gesubsidieerde arbeid.
  • Het bestuur is bereid en in staat het werkgeverschap uit te (laten) oefenen.

In de praktijk zien we vaak een gemengde vorm van beheer, dus van beroepskrachten èn vrijwilligers. Bijvoorbeeld een fulltime beheerder die bij grote evenementen hulp krijgt van vrijwilligers. Of een beheerder voor 15 uur in de week die de inkoop, de administratie en een aantal bardiensten verzorgd, terwijl de overige bardiensten en de schoonmaak door vrijwilligers worden gedaan. En zo zijn er nog heel veel variaties te bedenken. In het hoofdstuk Vrijwilligers en personeel staat uitgebreide informatie zowel met betrekking tot de keuze tussen vrijwilligers of personeel als diverse aspecten die met het werken met vrijwilligers en het in dienst hebben van personeel te maken hebben

Wetten en vergunningen

Als exploitatie van de bar of kantine in eigen beheer is genomen krijgt het bestuur te maken met diverse wetten en vergunningen. Het maakt daarbij niet uit hoe hoog de omzet is, de regels waaraan voldaan moet worden zijn net zo goed van toepassing op een klein dorpshuis als op een groot cultureel centrum.
Onderstaande wetten en regels hebben allemaal betrekking op de bar- en kantinefunctie. Een aantal daarvan is ook van toepassing wanneer de accommodatie geen bar- of kantinefunctie heeft. Deze zijn gemerkt met een *.

1. Drank en horecawet.

Wanneer er in de bar of kantine alcohol wordt geschonken moet men voldoen aan het gestelde in de Drank- en horecawet.

  • Het bestuur moet een zogenaamd bestuursreglement alcoholverstrekking (huisregels) vaststellen waarin voorschriften en afspraken over het schenken van alcohol staan beschreven.
  • Het bestuur moet er voor zorgen dat er twee leidinggevenden zijn met de Verklaring Sociale Hygiëne. Om in het bezit te komen van de Verklaring Sociale Hygiëne moeten zij een examen afleggen.
  • Vrijwilligers die bardiensten draaien op momenten dat er alcohol wordt geschonken moeten een instructie barvrijwilliger hebben gevolgd.
  • Er mag geen alcohol worden verstrekt wanneer er geen leidinggevende met een VSH-diploma of vrijwilliger met barinstructie aanwezig is.
  • Voor de bezoekers moeten de wettelijke leeftijdsgrenzen voor het verstrekken van alcohol en de uren waarop alcohol wordt geschonken zichtbaar zijn opgehangen.

2. Warenwet

Accommodaties waar eet- en drinkwaren worden bereid en genuttigd hebben te maken met de Warenwet. Deze wet stelt eisen aan de manier waarop dranken en voedsel worden bereid en bewaard. In de Hygiënecode HACCP, die in iedere accommodatie aanwezig moet zijn, staan de eisen die aan de inrichting van de keuken en de omgang met voedsel en dranken worden gesteld. De VWA (Voedsel en Warenautoriteit) is belast met de controle.

3. Arbo-wet

De Arbo-wet regelt de veiligheid van de medewerkers. Denk aan werkhoogten, zwaar tillen, stroeve vloeren, etc. De Arbo-wet beschouwt vrijwilligers ook als medewerkers.

  • Accommodaties waar 40 uur of minder betaalde arbeid per week wordt verricht mogen zelfstandig een Risico-evaluatie & Inventarisatie (RI&E) uitvoeren. Hiervoor is de Arbocheck vrijwilligerswerk ontwikkeld*.
  • Accommodaties waar 40 uur of meer betaalde arbeid per week wordt verricht moeten een Arbo-dienst inschakelen (deze verplichting vervalt per 1 juli 2005 wanneer er niet meer dan 10 medewerkers in dienst zijn). Zij mogen in veel gevallen zelf een Arbocheck uitvoeren maar moeten deze ter goedkeuring voorleggen aan een Arbo-dienst. Aan die vaststelling zijn kosten verbonden*.
  • Er moet Bedrijfshulpverlening (BHV) georganiseerd worden*.
  • De Arbo-wet stelt eisen aan het gebruik van Koolzuurgascilinders van 3 kg of meer. Dergelijke cilinders worden gebruikt bij tapinstallaties van bier.

4. Milieuwetgeving

De milieuwetgeving stelt onder andere eisen aan:

  • de lozing van afvalwater wanneer er in de accommodatie voedsel wordt bereid.
  • de hoeveelheid geluid die een accommodatie mag maken voor de omgeving*.

5. Buma, Sena, Videma *.

  • Als u live of mechanische muziek ten gehore brengt bent u rechten verschuldigd aan Buma en Sena. Aan de Videma betaalt u rechten voor het gebruik van een televisietoestel en het vertonen van films.

6. Waterleidingbesluit*

In het waterleidingbesluit is geregeld hoe de ziekte Legionella moet worden voorkomen. In keukens worden daarom eisen gesteld aan apparatuur die water vernevelt, zoals een handdouche om afwas af te spoelen.

Let op: er zijn meer wetten en regels van toepassing op het beheer van een dorps- of gemeenschapshuis dan hier boven is aangegeven. Bijvoorbeeld de gebruiksvergunning (brandveiligheid) of de omzetbelasting. Kijk hiervoor elders in Vraagbaak.

Organisatie

Naast de wettelijke voorschriften moet het barbeheer ook bestuurlijk goed georganiseerd zijn.
Elders in de vraagbaak vindt u de volgende artikelen die u op weg kunnen helpen: