Barexploitatie

De kantine- of barfunctie is geen primaire functie van welzijnsaccommodaties zoals dorps- en gemeenschapshuizen. Het is een afgeleide functie, maar wel een erg belangrijke functie omdat het voor veel welzijnsaccommodaties de belangrijkste bron van inkomsten is. Er zijn diverse vor-men om de kantine of de bar te exploiteren. Bij Beleid barexploitatie vindt u hierover meer informatie, met onder andere een schema met de voor- en nadelen van de verschillende exploitatievormen.

Een werkplan voor de barexploitatie opstellen zal geen grote inspanning kosten als de omzet ge-ring is of de barexploitatie volledig uit handen is gegeven. Het gaat dan om niet meer dan een lijstje aandachtspunten. Is de kantine- of barexploitatie qua omzet wel van betekenis, of is een bestuur zelf volledig verantwoordelijk voor de exploitatie, dan is het opstellen van het werkplan een serieuze zaak. In dit geval zal het werkplan moeten beschrijven hoe de verantwoordelijkheid is geregeld en wie welke taken wanneer moet uitvoeren.

Het werkplan moet aangeven:

Hoe de verantwoordelijk voor de barexploitatie is geregeld.

  • Het bestuur is eindverantwoordelijk voor deze functie van de accommodatie. Hoe is de inter-ne organisatie c.q. taakverdeling georganiseerd? Is er voor gekozen de bar in eigen beheer te exploiteren of is dit in enigerlei vorm uitbesteed? Deze keuze op bepaalde tijden evalueren, bevestigen of veranderen.
  • De rol en verantwoordelijkheid van een eventuele beheerder is per keuze ook verschillend in te vullen.

Hoe er moet worden gerapporteerd en verantwoording afgelegd?

  • Soms zal een dag tot dag overzicht nodig zijn, maar in de meeste gevallen kan worden vol-staan met een uittreksel van de kwartaalcijfers of een kwartaaloverzicht.
  • Is er een beheerder aanwezig dan kan bijvoorbeeld gekozen worden voor een vorm waarbij de beheerder, eventueel via een Bestuurscommissie Barbeheer, aanbevelingen aan het be-stuur of aan een eventueel aanwezig DB doet.
  • Op grond van prognoses of streefcijfers kan worden gecontroleerd of alles naar wens ver-loopt of dat er bijstellingen nodig zijn.
  • Hoe wordt er gerapporteerd en verantwoording afgelegd over de uitvoering? Krijgen de ver-antwoordelijke personen en instanties gegevens voor het volgende beleids- of werkplan doorgespeeld?

Welke consequenties in- en externe ontwikkelingen hebben

  • Ontwikkelingen bij gebruikers, omdat zij de belangrijkste factor in de omzet zijn.
  • Ontwikkeling in kwaliteit en beschikbaarheid van medewerkers.
  • Het beleid van de gemeente voor wat betreft vestigingsbeleid en horecavergunningen.
  • De Arbo-wet voor wat betreft de veiligheidsrisico’s.
  • De leveranciers i.v.m. onderhandelingen over contracten.
  • Bouwtechnische aanpassingen en noodzakelijk onderhoud.
  • Andere horecagelegenheden, hetzij als partner, hetzij als concurrent.
  • De buurt, denk aan geluidsoverlast en parkeren in de buurt.

In het volgende voorbeeld is een schema uitgewerkt gebaseerd op het zelf exploiteren van de bar. In de denkbeeldige accommodatie Eigen huis Warmerdam is zowel een beheerder aanwezig als een bestuurscommissie barbeheer benoemd.

Voorbeeld Werkplan 2005 Barexploitatie Eigen Huis Warmerdam:

Maand Activiteit Wie
Januari Evaluatie laatste kwartaal 2004 en opstellen Kwartaaloverzicht naar het DB Bestuurscommissie Barbeheer en Beheerder
Opmaken balans 2004 en voorraad Beheerder en/of barcommissie of bestuurscommissie
Beheerder en Bestuurscommissie Barbeheer
DB/AB?
Vaststellen jaarrekening Barbeheer 2004 DB
Februari Overleg met concurrentie Beheerder
Maart
April Evaluatie eerste kwartaal en opstellen Kwartaaloverzicht naar het DB Bestuurscommissie Barbeheer
Mei Bijscholing via ‘t Heft over nieuwe wettelijke eisen en klantvriendelijk bedienen Vrijwilligers, personeel en Beheerder (in twee ploegen)
Juni Opstellen lijst van aandachtspunten voor de evaluatie van de barexploitatie Bestuurscommissie Barbeheer en Beheerder
Evaluatie tweede kwartaal en opstellen Kwartaaloverzicht naar het DB Bestuurscommissie Barbeheer en Beheerder
Juli Evaluatie Barbeheer Bestuurscommissie Barbeheer beheerder, personeel en vrijwilligers en gebruikersgroepen
Augustus Jaarlijks overleg met de gemeente Beheerder Bestuurscommissie Barbeheer
Vaststellen van conceptwerkplan Barbeheer 2006 en toetsing bij gebruikers DB en Beheerder en Bestuurscommissie Barbeheer
September Contractbespreking met leveranciers Beheerder/ Bestuurscommissie
Oktober Evaluatie derder kwartaal en opstellen kwartaaloverzicht naar het DB Bestuurscommissie Barbeheer en Beheerder
November Informatie aan gebruikers over plannen van het bestuur Bestuurscommissie i.o.m. Werkgroep Communicatie
Vaststellen Werkplan 2006 DB
December Evaluatie werkplan Barbeheer 2005 Bestuurscommissie/ beheerder
Rapportage aan het Bestuur Bestuurscommissie/ beheerder