Begroting

Basisregels
Begrotingstechniek
Typen begrotingen
Budgettering

Het samenstellen van een begroting is een van de belangrijkste taken van een bestuur of een manager van een gemeenschapshuis, dorpshuis, multifunctioneel centrum, e.d. Splitsen we de financiële taken van een bestuur gemakshalve in drieën dan vormt het begroten het hart van het drieluik:

  • financiële bronnen verkennen en benutten (eigen inkomsten, subsidies)
  • ramen en bewaken van inkomsten en uitgaven (begroten)
  • registreren en verantwoorden (administratie, financieel jaarverslag)
Inhoudelijk beleid Financieel beleid
Basisdoel Financiële                 mogelijkheden
Beleidsplan Meerjarenbegroting Investeringsbegroting
Werkplan Jaarbegroting Liquiditeitsbegroting
Activiteitenplan Werkbegroting Liquiditeitsbegroting
Uitvoering Registratie feiten en cijfers Liquiditeitsoverzicht
Tussentijdse evaluatie Budgetbewaking Liquiditeitsoverzicht
Evaluatie Resultatenrekening en balans

 

Begroten is, zo leert ons het schema hierboven, het in cijfers vertalen van het inhoudelijk beleid, het werkplan en het activiteitenplan.

Basisregels

Voor het samenstellen van begrotingen gelden enkele basisregels. De belangrijksten betreffen tijdstip, vorm en evenwicht.

Tijdstip

De begroting moet altijd vooraf opgemaakt worden. In de eerste plaats omdat een (jaar)begroting de goedkeuring vraagt van een ledenvergadering (bij een vereniging) of een bestuur (bij een stichting). Tijdig opstellen, indienen, bespreken en goedkeuren is dan een vereiste.
In de tweede plaats zullen externe geldschieters, zoals bijvoorbeeld een gemeente die subsidie verstrekt, in hun subsidieverordening eisen dat de goedgekeurde begroting ruim voor het betreffende jaar bij hen wordt ingediend.

Vorm

Voor de presentatie van de cijfers moet een vorm worden gekozen die zowel intern (penningmeester) als extern (bijvoorbeeld subsidiënten) effectief en efficiënt inzicht verschaft. Als basisregel geldt dat de vorm van de begroting gelijk is aan die van de financiële rapportages, inclusief het financieel jaarverslag.
Welke concrete eisen externe belanghebbenden zoals fiscus, accountant en subsidiënten (gemeenten en fondsen) aan de begroting stellen is niet te zeggen omdat dit niet voor allen gelijk is. Men dient in elk geval rekening te houden met hun wensen.

De begroting wordt niet alleen gebruikt voor het ramen van inkomsten en uitgaven, maar ook voor de bewaking ervan. Daarom moeten de rapportages waarin de werkelijke cijfers worden vergeleken met de begrootte cijfers (en de indeling en rubricering) gelijk zijn. Vanzelfsprekend is dan ook de boekhouding wat betreft rubricering en indeling zodanig ingericht dat de benodigde cijferopstellingen ten behoeve van begroting en begrotingsbewaking gemakkelijk te maken zijn.

Evenwicht

De derde en misschien wel belangrijkste basisregel is dat de begroting sluitend dient te zijn. Dat wil zeggen dat de ontvangsten (inclusief eventuele subsidie) de uitgaven moeten dekken. Er moet in een begrotingsjaar dus geen verlies worden geleden, of dat verlies moet kunnen worden opgevangen door reserves of eigen vermogen. Dat moet dan wel weer als zodanig in de begroting tot uitdrukking worden gebracht.
Als uit de opstelling blijkt dat voor de uitvoering van alle mooie plannen meer geld nodig is dan er binnenkomt, moeten er keuzen worden gemaakt. Het bestuur zal zich moeten afvragen:

  • wat de belangrijkste doelen zijn
  • hoe en op welke termijn ze die wil bereiken
  • wat kan vervallen
  • wat naar een later tijdstip kan worden verschoven.

Samenvatting

De begroting vormt de basis voor:

  • het verkrijgen van de goedkeuring van de ledenvergadering (bij een vereniging) of het bestuur (bij een stichting)
  • het verkrijgen en verstrekken van inzicht in de toekomstige financiële mogelijkheden en onmogelijkheden
  • het verwerven van externe financiering (bijvoorbeeld subsidies)
  • een verantwoord financieel beleid en beheer

Tenslotte dient nog vermeld dat de begroting ook de basis vormt voor de berekening van de kostprijs van producten en diensten.

De techniek van het begroten

aansluiting bij het verleden, inschatten van gevolgen, leggen van verbanden.
Voor het samenstellen van de (jaar)begroting is het nodig te beschikken over veel gegevens, zoals:

  • de exploitatiecijfers van het afgelopen jaar
  • het activiteitenplan en de daarmee samenhangende te verwachten aantallen bezoekers,
  • de prognose van de baromzet en de prognose inkomsten uit zaalverhuur
  • kennis van de noodzakelijke investeringen, de daarmee samenhangende afschrijvingen, de financieringsbehoefte en de financieringskosten
  • de wensen van gebruikers van de accommodatie naast de plannen van andere ruimteaanbieders
  • wensen die leven bij de plaatselijke politiek
  • inzicht in prijsontwikkelingen van de belangrijkste kosten zoals: huurprijzen (indien van toepassing), verzekering, energiekosten etc.

Schatten

Begroten is vooral een kwestie van juist schatten (ramen) waarbij op verschillende manieren het verleden en de toekomst een hulpmiddel kunnen zijn.

1. Het schatten van uitgaven door ze af te leiden uit de inkomsten:
Voorbeeld: Als de toekomstige baromzet geraamd wordt op € 40.000,- op jaarbasis en men weet uit ervaring dat de omzet (bruto) ongeveer twee en een half keer de inkoopwaarde is, dan bedragen de uitgaven voor barinkopen ca. € 16.000,-.

2. Het schatten van uitgaven door dezelfde activiteit van vorig jaar met prijs en volumecorrecties aan te vullen:
Voorbeeld: In het afgelopen jaar was de uurvergoeding voor de docent aerobics € 25,-, de kosten voor het lesmateriaal € 600,- en namen 20 cursisten deel gedurende 10 avonden van twee uur. De docent kost nu € 26 per lesuur en het lesmateriaal is 10% in prijs gestegen. Het aantal leerlingen is gezakt naar 18, maar het aantal lesuren is gelijk gebleven. Een berekening levert op dat de kosten dit jaar op € 1.180,- uitkomen (was € 1.100,-).

3. Het schatten van uitgaven door uitgaven uit het verleden die ook dit jaar moeten worden gedaan te confronteren met de nieuwste inzichten. Diverse voorbeelden zijn daarvan te geven zoals:

  • Personeelskosten: nemen de salariskosten al dan niet autonoom toe? hoeveel? worden de vrijwilligersvergoedingen verhoogd? Baromzet: gaan de prijzen omhoog? zijn er andere/kortere/langere openingstijden? Worden er meer of minder bezoekers verwacht of bezoekers die meer of minder te besteden hebben?
  • Entreegelden: is er een uitbreiding van het activiteitenprogramma? worden er voor de activiteiten hogere vergoedingen gevraagd ?
  • barinkopen: is er een andere leverancier? zijn er veranderingen in het assortiment? zijn er andere verwachtingen ten aanzien van het aantal bezoekers en omzet? wordt het alcoholmatigingsbeleid strenger?
  • Tabakswet: wordt er een rookverbod in de accommodatie ingevoerd? Zal dit effect hebben op het aantal bezoekers?
  • Directe huisvestingskosten: is er een verhoging van de huur of de energiekosten? komen er meer of minder bezoekers ?
  • Organisatiekosten: wijzigt het beleid ten aanzien van gratis consumpties? wordt er meer aan publiciteit gedaan ?
  • Financieringskosten: nemen de investeringen toe? moet er geld geleend worden? neemt de rente toe of af ?

Typen begrotingen

In het schema aan het begin van dit artikel gaat het niet alleen om de begroting van het werkplan. Begrotingen zijn er in soorten en maten. Naast de eerder genoemde jaarbegroting (ook wel exploitatiebegroting genoemd), zijn verder nog belangrijk de investeringsbegroting, de financieringsbegroting en de liquiditeitsbegroting.

De jaarbegroting

Deze zal vaak zijn opgebouwd uit verschillende deelbegrotingen. Bijvoorbeeld:

  • de begroting van het (deel)werkplan van (de werkgroep) beheer van het gebouw
  • een begroting van het (deel)werkplan van (de werkgroep) barbeheer
  • een begroting van een (deel)werkplan van de (werkgroep) activiteiten

Als de welzijnsaccommodatie is gestructureerd als hiervoor aangegeven dan ramen de werkgroepen hun inkomsten en uitgaven en dienen hun begrotingen in bij de penningmeester, het bestuur of de financieel manager. Deze maakt de totale jaarbegroting mede op basis van de verschillende deelbegrotingen.

De meest voorkomende indeling van geraamde kosten (uitgaven) en opbrengsten (inkomsten) is die waarbij voor de volgende 10 hoofdrubrieken is gekozen:

 Rubriek
0  vaste activa, kapitaal, financiële + neutrale rekeningen
1  personeelskosten
2  huisvestingskosten
3  organisatiekosten
4  activiteitenkosten
5  buffet inkomsten en uitgaven
6  subsidie
7  overige inkomsten
8  activiteitsinkomsten
9  afschrijving

Klik hier voor een voorbeeld van een jaar- of exploitatiebegroting, u kunt dit document printen

De investeringsbegroting

In een investeringsbegroting wordt aangegeven welke investeringen het komende jaar (of jaren) nodig zijn en welke uitgaven daarvoor gedaan zullen moeten worden. Investeringen komen voort uit de behoefte of noodzaak voor vervanging, uitbreiding of vernieuwing en hangen altijd samen met de (strategische) beleidskeuzen van het bestuur. Investeringen moeten meestal worden gefinancierd en leiden tot afschrijvingen. Een investeringsbegroting en daarmee samenhangend een financieringsbegroting zou er als volgt uit kunnen zien:

Voorbeeld investeringsbegroting:

 omschrijving bedrag datum afschrijving
%
afschrijving
jaar 1
afschrijving
jaar 2
 verbouwing  95.000,-  dec. 15 1.188,- 14.250,-

 inventaris

 25.000,- juli 25 3.125,- 6.250,-
 kantoorapp.  28.000,-  nov. 25 1.160,- `7.000,-
 Totaal  148.000,- 5.473,- 27.500,-

 

De financieringsbegroting

Met een financieringsbegroting wordt aangegeven op welke wijze financiële dekking is gevonden voor de voorgenomen investeringen. Onderscheid kan daarbij worden gemaakt tussen financiering uit eigen middelen (eigen vermogen) of financiering met vreemd vermogen (een lening) met een lange looptijd of vreemd vermogen met een korte looptijd. Of combinaties van beiden. Vreemd vermogen met een lange looptijd is meestal goedkoper dan vreemd vermogen met een korte looptijd. Vermogenverschaffers die geld voor een langere periode beschikbaar stellen vragen meestal een zekerheidsstelling, een onderpand, en zullen doorgaans maar tot maximaal tussen de 60 en 80% van de waarde van het onderpand willen lenen.

Een financieringsplan bij bovenstaande investeringsbegroting kan er als volgt uitzien:

Voorbeeld financieringsbegroting:

Omschrijving  Bedrag
benodigde financiering 148.000
te financieren met:
eigen vermogen    25.000
vreemd vermogen lang    89.000
vreemd vermogen kort    34.000
financieringssaldo            0

De liquiditeitsbegroting

De liquiditeitsbegroting is het overzicht van de inkomende en uitgaande geldstromen. Het overzicht laat zien of er voldoende middelen zijn om steeds aan alle betalingsverplichtingen te voldoen. Meestal wordt de liquiditeitsbegroting per jaar of kwartaal opgesteld. Als er sprake is van grote schommelingen in de inkomsten en uitgaven, waardoor de kredietbehoefte sterk wijzigt, zal een maandprognose gewenst zijn.

De liquiditeitsbegroting is gebaseerd op de (exploitatie)begroting, de investeringsvoornemens en op gegevens zoals opname en aflossingen van leningen. Voor het vervaardigen van een liquiditeitsbegroting is inzicht nodig in betalingstermijnen van crediteuren en betalingsgedrag van debiteuren. Veel inkopen en sommige verkopen (of dienstverleningen) vinden immers op rekening plaats.
Tenslotte moet in de liquiditeitsbegroting rekening worden gehouden met kosten die geen uitgaven zijn, zoals bijvoorbeeld afschrijvingen en uitgaven die geen kosten zijn, zoals het aflossen van een lening.

Klik hier voor een voorbeeld van een liquiditeitsbegroting, u kunt dit Word document printen.

Samenhang tussen de verschillende begrotingen

Tussen de verschillende begrotingen bestaat uiteraard samenhang en wederzijdse beïnvloeding. Verandert er iets in de ene begroting dan heeft dat automatisch gevolgen voor een andere. Als bijvoorbeeld wordt besloten om een verbouwing € 10.000,- goedkoper uit te voeren, dan heeft dat niet alleen gevolgen voor de investeringsbegroting (minder investering), maar ook voor de jaarbegroting (minder afschrijving) en de liquiditeitsbegroting (minder financiering).

Budgettering

Budgettering veronderstelt de aanwezigheid van een begroting waarin het budget of budgetten onderscheidbaar terug te vinden zijn. Enerzijds is, zoals we hiervoor hebben gezien, de begroting een raming van kosten en opbrengsten. Anderzijds geeft diezelfde begroting de grenzen van budgetten aan.
Elke organisatie wenst zich een gezonde economische conditie. Een blijvend gezonde economische conditie vereist minimaal een goed inzicht in kosten en opbrengsten.
Financieel management vereist onder andere het beheersen van kosten en opbrengsten. Daarvoor heeft het management en/of het bestuur indicatoren nodig om de realisatie van doelen te kunnen verbinden met de budgetten voor kosten en opbrengsten. Een budgetteringssysteem gebaseerd op inzet van middelen en totale ontvangsten heeft maar een beperkt aantal mogelijkheden (indicatoren) tot zijn beschikking om kosten en opbrengsten te beheersen terwijl die overigens ook niet automatisch te verbinden zijn aan te realiseren doelen. De belangrijkste zijn:

  • de financiële resultaten op kosten(soorten) of de over- of onderschrijdingen daarvan ten opzichte van de begroting
  • de beheersing van de financiële geldstromen door kennis te hebben van het financieel resultaat, positief of negatief, over een bepaalde periode meestal een jaar. Aan het resultaat kan afgelezen worden of het gemeenschapshuis met haar middelen is uitgekomen. De uiteindelijke beheersing van kosten en opbrengsten wordt afgelezen aan de hand van het saldo op de jaarrekening. De leiding of het bestuur is doorgaans in staat dit op een eenvoudige manier vast te stellen.