Beleid Afstemmen op doelgroepen

De missie van welzijnsaccommodaties zoals dorps- en gemeenschapshuizen is het aanbieden van ruimte aan doelgroepen en het faciliteren van activiteiten in die ruimtes. Voorbeelden van doelgroepen zijn jongeren, ouderen en verenigingen. Doelgroepen zijn de levensader van een welzijnsaccommodatie. Het is dus van het grootste belang om het beleid zorgvuldig op hen af te stemmen. Beleidsafstemming zorgt ervoor dat doelgroepen steeds kunnen rekenen op ruimtes en faciliteiten die bij hen passen. Daardoor kiezen ze ervoor om gebruik te (blijven) maken van het dorps- of gemeenschapshuis. Het is dus niet zo dat als de accommodatie er is de (beoogde) doelgroepen automatisch komen. Nee, de doelgroepen kiezen zelf om naar het gemeenschapshuis te komen. En die keuze wordt bepaald door factoren die je met een goed beleid kunt beïnvloeden. In dit artikel behandelen we de elementen die daarin een rol spelen.

Bepalende elementen

a. Bestuursstijl:
Iets dat ook bij het maken van het beleidsplan aan de orde komt is de bestuursstijl. Twee tegengestelde stijlen:

  • Je reageert op wat zich voordoet resp. je stelt je afwachtend op. Het bestuur wacht af tot groepen bij hen aankloppen, een gemeentebestuur vragen bij hen neerlegt of dat men het idee heeft te weten welke behoeften er zijn en hier jaren aan vasthoudt. Het bestuur bepaalt vervolgens naar aanleiding van vragen het beleid.
  • Je stelt je alert en actief op. Bestuursleden gaan op pad, kijken rond wat er zich bij allerlei doelgroepen voordoet, welke plannen zij hebben, welke ontwikkelingen er zijn, welk aanbod er nog meer is en wat er aan zit te komen. Wat zij tegenkomen brengen zij bij elkaar en gezamenlijk wordt er een beleidslijn of een koers uitgewerkt. Deze wordt voorafgaand aan het definitieve besluit getoetst bij de doelgroepen.

Het zal duidelijk zijn dat de tweede stijl de meeste kans maakt om op het juiste moment met het juiste aanbod te komen, terwijl een bestuur met de eerste bestuursstijl vaak achter de feiten zal aanlopen.

b. Reglement:
Een belangrijk gegeven is of de bestuursstijl afhangt van toevallige kwaliteiten van bestuursleden, beheerders en vrijwilligers, of dat die is vastgelegd in het beleid. In de praktijk zal een gedeelte zijn vastgelegd in de statuten (harde gegevens om bijvoorbeeld het democratisch functioneren te waarborgen) Soms in de doelstelling, met name als de subsidiënt dit eist (zie ook c), en dan vervolgens in procedures. Een extra mogelijkheid is om dit uit te werken in een beleidsnotitie die regelmatig, bijvoorbeeld één keer in de drie jaar, wordt bijgesteld of verder ontwikkeld.

c. Omgeving.
Omgevingsfactoren die het beleid ten aanzien van doelgroepen (kunnen) bepalen zijn:

  • Het accommodatiebeleid van de gemeente.
  • Het gemeentelijk beleid ten aanzien van de verschillende doelgroepen.
  • Positie en betrokkenheid van welzijnsinstelling(en).
  • Maatschappelijke- en vrijwilligersorganisaties.

Het is belangrijk steeds op de hoogte te zijn van de ontwikkelingen in het accommodatiebeleid van de gemeente. Overleg met ambtenaren en bestuurders en het bijhouden van raadsstukken is hiervoor de weg. Dat geldt ook voor het op de hoogte blijven van het gemeentelijk beleid ten aanzien van de verschillende doelgroepen: ouderen, jongeren en allochtonen in het bijzonder.
Er zijn meerdere partijen op de markt die dezelfde doelen hebben. Het beleid ten aanzien van uw doelgroepen krijgt misschien ook binnen welzijns- en onderwijsinstellingen vorm. Het is van belang hiervoor antennes te ontwikkelen, informatie te verzamelen en contacten te onderhouden. Zo kan samenwerking met een welzijnsinstelling, een zorginstelling of ouderenorganisatie een vaste klantenkring opleveren. Daarmee ontstaat voor beide partijen een win-win situatie. Maatschappelijke- en vrijwilligersorganisaties zijn meestal een goede informatiebron voor de afstemming van het beleid op de wensen van doelgroepen.

Valkuilen en conflictstof

Een bestuur zal ogen en oren open moeten houden voor altijd aanwezige valkuilen en conflictstoffen zoals:

  • De aandacht voor de doelgroep verslapt. Wanneer er niet regelmatig een controle wordt gehouden en de marktanalyse niet wordt herhaald en bijgesteld, dan groeit de kans dat men doelgroepen kwijtraakt.
  • Samenwerking met andere instellingen in een multifunctioneel centrum kan de mogelijkheid om het beleid op de ‘eigen’ doelgroepen af te stemmen beperken. De Brede School is bijvoorbeeld een formule die veel voordelen kan opleveren voor het exploiteren en het imago van een welzijnsaccommodatie. Tegelijkertijd is er het risico dat er zodanig rekening moet worden gehouden met de partner dat het contact met de eigen doelgroepen verwatert.
  • Strijdige belangen van doelgroepen. Bijvoorbeeld ouderen en jongeren. Over het algemeen stellen deze groepen zeer verschillende eisen aan de faciliteiten. Een ander voor de hand liggend voorbeeld is geluidsoverlast, denk aan muziekonderwijs naast een vergaderruimte. Een derde voorbeeld is het samengaan van groepen met een sterk verschillende culturele of levensbeschouwelijke achtergrond. Denk aan de combinatie van een koffietafel en de Ramadan of een gelijktijdige bijeenkomst van moslima´s en een autochtone mannengroep.

Meerwaarde

De reden om beleid op doelgroepen af te stemmen mag niet alleen een kwestie zijn van indekken tegenover de subsidie- of wetgever. Doelgroepenbeleid levert namelijk een flinke meerwaarde op. Doelgroepen zijn gratis adviseurs en ambassadeurs. Het zijn de antennes naar de samenleving die nieuwe ontwikkelingen inbrengen.

Voorbeeld van een Beleidsnotitie

Beleidsafstemming op doelgroepen

Waar gaat het over en welke uitgangspunten gelden voor Eigen Huis ?
Beleidsafstemming op doelgroepen is van essentieel belang voor Eigen Huis. Doelgroepen zijn het hart van onze accommodatie en experts wat betreft hun wensen. Vrijwilligers en betaald personeel hebben vaak antennes voor nieuwe ontwikkelingen. Onze missie realiseren we het beste door af te stemmen op hun ideeën en wensen aan programma, ruimte en bijbehorende faciliteiten. Als bestuur kiezen we er voor om een actieve aanpak of een actief traject te volgen in het ontwikkelen en up-to-date houden van ons beleid. In een reglement werken we uit hoe we hier structureel aandacht aan besteden.

Wie zijn er bij betrokken?
In de afstemming op doelgroepen spelen de doelgroepen een belangrijke rol.
Zij zijn na het bestuur de eerst betrokkenen.
Op de tweede plaats komen de contactpersonen binnen het betaalde personeel en de vrijwilligers.
Zij zijn als het ware de antennes die op het spoor komen wat er leeft en of er bepaalde positieve en negatieve ontwikkelingen spelen.
Om goed in te spelen op nieuwe vragen verkennen we regelmatig de markt op zoek naar potentiële doelgroepen.

Welke hulpmiddelen gebruiken we?
Om de beleidsafstemming goed te regelen maken we van een paar hulpmiddelen gebruik:

  1. Deelnemers- of gebruikersraad.
  2. Informele contacten met de betreffende groepen.
  3. Jaarlijkse contacten van de beheerder/secretaris/bestuurslid met de betreffende doelgroep.
  4. Gastenboek op de website en gastenboek bij de bar of het kantoor in het gebouw.
  5. Jaarlijkse open dag.
  6. Documentstudie en onderzoek.

Wanneer?

  1. Deelnemers- of gebruikersraad.
    De deelnemers- of gebruikersraad komt tweemaal per jaar bij elkaar.
    Het ene moment heeft als accent evaluatie van beleid en programma en voorstellen voor verbetering of verandering. Het tweede moment is vooral gericht op het ontwikkelen van nieuw beleid of nieuwe programmaonderdelen. Bij beide bijeenkomsten is de beheerder of een vertegenwoordiger van het bestuur aanwezig.
  2. Informele contacten met de betreffende groepen.
    We zijn aanwezig op belangrijke ontmoetingsplaatsen en momenten van de diverse doelgroepen en van potentiële gebruikers en intermediairs. Bijvoorbeeld open dagen, presentaties, voorstellingen etc. Informatie wordt doorgespeeld via de secretaris van het bestuur, de directeur, beheerder of coördinator.
  3. Jaarlijkse contacten van de beheerder/secretaris/bestuurslid met doelgroepen.
    We houden volgens een rooster en via verschillende personen bij wie wanneer in elk jaar een keer op bezoek gaat bij de bestaande doelgroepen. Dit bezoek dient om te polsen hoe men de accommodatie waardeert, welke suggesties ter verbetering men heeft of welke wensen er zijn. Tevens wordt op dit moment het beleid van de accommodatie uitgelegd.
  4. Gastenboek op de website en een gastenboek bij de bar of op kantoor.
    Een gastenboek achten we een belangrijk middel om de gebruikers anoniem dan wel met naam en toenaam in staat te stellen hun opmerkingen, suggesties of kritiek op de accommodatie of de bejegening te uiten. We beschouwen dit als een gratis advies ter verbetering. Deze informatie wordt regelmatig verzameld.
  5. Jaarlijkse open dag.
    Als vorm van onderlinge uitwisseling, klantenbinding, public relations en als manier om met nieuwe doelgroepen in contact te komen organiseren we jaarlijks aan het begin van het seizoen een open dag. Er wordt op die dag door bestuur, medewerkenden en een specifieke taakgroep informatie ingewonnen over wensen, kritiek, suggesties, plannen en ontwikkelingen van de verschillende doelgroepen. De informatie wordt verzameld en in een notitie samengevat en voorzien van beleidssuggesties. Dit wordt gekoppeld aan andere informatiestromen zoals het gastenboek.
  6. Documentstudie en onderzoek.
    Zowel in het bestuur als in de staf wordt regelmatig informatie verzameld over ontwikkelingen in het accommodatiegebruik van de doelgroepen. Tevens wordt bij het bedrijfsschap Horeca en bij landelijke onderzoeksinstellingen informatie opgevraagd.

Bestuursvergadering.
In elke bestuursvergaderingen wordt in het rondje Mededelingen gesignaleerd of en zo ja welke nieuwe ontwikkelingen of doelgroepen er zijn en hoe het bestuur hier meer inzicht in kan krijgen c.q. welke beleidsvoorstellen er vanuit het personeel zijn.
Twee keer per jaar wordt expliciet aandacht besteed aan dit onderwerp. De eerste keer na een vergadering van de deelnemers-/gebruikersraad waarin geëvalueerd is. De andere keer aan de hand van een tevredenheidsonderzoek of aan de hand van een overzicht van de verschillende bovengenoemde informatiebronnen.
Jaarlijks wordt een werkplan gemaakt voor de beleidsafstemming op- en het in beeld krijgen van nieuwe doelgroepen.