Besluitvorming

De plaats waar het beleid van het dorps- of gemeenschapshuis wordt voorbereid en vormgegeven is de bestuursvergadering. Hierin informeert men elkaar, er wordt overlegd en er worden uiteindelijk besluiten genomen. Besluitvorming is noodzakelijk. Het brengt helderheid en dynamiek in een organisatie. Om bestuursvergaderingen efficiënt en effectief te laten zijn is er een goed doordachte structuur nodig. Zo moeten bestuursleden zich bijvoorbeeld goed kunnen voorbereiden en de ‘orde’ van de vergadering moet een evenwichtig overleg mogelijk maken. In dit artikel gaan we in op de verschillende onderdelen die de bestuursvergadering bepalen en hoe hiermee doelmatig kan worden omgegaan.

Rechtspersonen en besluitvorming

a.de vereniging
Een vereniging heeft als belangrijkste kenmerk dat ze leden kent. De leden bepalen in principe wat er gebeurt binnen de vereniging. Naast het algemeen bestuur (AB) en het dagelijks bestuur (DB) kent de vereniging statutair daarom ook de algemene ledenvergadering (ALV). In de statuten moet worden aangegeven hoe vaak deze minimaal per jaar bijeen wordt geroepen. De taken en bevoegdheden van de ALV zijn:

  • De ALV neemt standpunten in die kaderstellend zijn voor het bestuur.
  • De ALV controleert het bestuur achteraf op de juistheid van haar besluiten.
  • De ALV controleert het bestuur in het algemeen op haar handelen.
  • De ALV kan over een aantal belangrijke zaken zelf besluiten nemen. Deze staan genoemd in de statuten. Het betreft over het algemeen zaken die van belang zijn voor het voortbestaan van de organisatie zelf.

Hoewel de invloed van individuele leden op de besluitvorming groot is, heeft het bestuur voor de dagelijkse gang van zaken in de accommodatie mandaat om naar eigen inzicht uitvoerende besluiten te nemen. Immers: de vereniging wordt vertegenwoordigd door het bestuur en het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Alles wat hoort bij het ‘besturen’ behoort met de in de wet of statuten genoemde bevoegdheden uitsluitend tot het terrein van het bestuur.

b.de stichting
Het grote verschil met de vereniging is dat een stichting geen leden kent. De koers die het bestuur bij de besluitvorming moet aanhouden wordt bepaald door de doelstelling of missie die in de statuten is geformuleerd. Het bestuur kan geen besluiten nemen die niet passen binnen deze doelstelling of missie. Besturen werken de doelstelling en de missie vaak uit in een beleidsplan en bepalen daarmee de speelruimte voor hun eigen handelen.

Typen besturen

Los van de rechtsvorm speelt ook het type bestuur een rol bij de besluitvorming. Er zijn drie typen van bestuur te onderscheiden. De keuze voor één van de drie hangt meestal samen met de omvang van de accommodatie. Hoe groter de accommodaties, hoe verder vaak het bestuur is verwijderd van de dagelijkse praktijk. Dit zal tot uiting komen in de onderwerpen waarover besluiten worden genomen. We behandelen de drie typen besturen kort:

a.het meewerkend bestuur
Dit is een veel voorkomende vorm van bestuur. Het is de ideale vorm bij kleine(re) accommodaties, zoals het kleine dorps- of buurthuis. De bestuursleden verzorgen hier naast bestuurstaken ook uitvoerende taken, zoals barbeheer of schoonmaak. De besluitvorming kan hier als volgt worden getypeerd:

  • Er is een sterke koppeling met de uitvoering. Dat wil zeggen dat besluiten gedetailleerd worden geformuleerd en vaak concrete instructies bevatten voor de uitvoering.
  • De bespreking voorafgaand aan een besluit wordt gevoerd vanuit de eigen ervaring.
  • In het algemeen zal dit type bestuur een pragmatische aanpak hebben.
  • Het beheer van de accommodatie wordt door het bestuur heel direct aangestuurd.

b. het bestuur op afstand
Het bestuur op afstand is het meest gangbare type bestuur in moderne, middelgrote accommodaties. De belangrijkste kenmerken zijn:

  • Bestuursleden zijn in de regel niet betrokken bij de uitvoering van hun eigen besluiten.
  • Besluitvorming heeft betrekking op zowel beleidsmatige aangelegenheden als de dagelijkse gang van zaken.
  • Voor de besluitvorming is het bestuur afhankelijk van actuele informatie vanuit het beheer (management) van de accommodatie.
  • De beheerder wordt op onderdelen van zijn taak, waar nodig, aangestuurd door het dagelijks bestuur.
  • Hoewel op afstand houdt het bestuur wel voeling met de uitvoering. Hierdoor ontstaat er draagvlak voor de uitvoering van bestuursbesluiten.

c. Raad van Toezicht
Bij grote accommodaties met een uiteenlopend aanbod en veel gebruikers kan de afstand tussen bestuur en praktijk zo groot worden dat het bestuur het karakter van een Raad van Toezicht (RvT) krijgt. We spreken dan niet meer van een bestuur, maar van een ‘bestuurlijke constructie’ waarbij de zakelijk leider of directeur de inhoudelijke bestuursbevoegdheden krijgt en in juridische zin het bestuur vormt. De toezichthouders zijn en blijven echter ten opzichte van de rechtspersoon en derden (eind)verantwoordelijk voor de gehele gang van zaken in de organisatie. Kenmerken van deze constructie zijn:

  • De RvT wordt altijd betrokken bij alle beslissingen over de hoofdlijnen van de organisatie (beleidszaken en lange termijnaangelegenheden)
  • Ze ontvangt van de directie alle nodige informatie, ze benoemt en ontslaat de directie, dient de jaarstukken in, keurt soms de begroting goed en verleent decharge.
  • In de RvT zijn de verschillende belangen die in de accommodatie spelen meestal in persoon vertegenwoordigd. Denk aan vertegenwoordigers van de gemeente, organisaties uit het verzorgingsgebied en overkoepelende organisaties zoals ouderenbonden en sportfederaties.
  • Gebruikers van de accommodatie hebben als regel zitting in een RvT.
  • De besluitvorming vindt plaats op basis van informatie vanuit het management en de eigen deskundigheid van de individuele leden.

Planning

a. de planning van de vergaderingen voor een heel jaar
Het gaat niet alleen om de data maar ook om het vastleggen van onderwerpen waarvan zeker is dat er tijdens het jaar aandacht aan moet worden besteed of besluitvorming over moet komen. Het is van belang dit tijdig aan betrokkenen kenbaar te maken.

b. De agendering van de periodieke vergaderingen
Dit zijn de feitelijke bijeenkomsten van het AB, het eventuele DB en de eventuele (bestuurs)commissies.

Als onderdeel van de (jaar)planning moet de tijd die het kost om onderwerpen goed voor te bereiden goed in acht worden genomen. De planning van onderwerpen maakt het mogelijk tijdig informatie te verzamelen en die al dan niet met concept voostellen/alternatieven aan belanghebbenden ter beschikking te stellen.

Voorbereiding

Voor een goed verlopende vergadering is een daarbij zorgvuldig opgestelde agenda een eerste vereiste.
Een paar uitgangspunten moeten worden gehanteerd:
Agenda:

  • De agenda wordt opgesteld door het bestuur (meestal de voorzitter of de secretaris) en de beheerder of manager.
  • De agenda moet een herkenbare indeling hebben met vaste punten die telkens terugkomen (bijvoorbeeld: notulen van de vorige vergadering, mededelingen, voortgang van beheer en financiën, etc.)
  • In de agenda kan worden aangegeven met welk doel een agendapunt wordt opgevoerd: voor besluitvorming, ter gedachtebepaling, ter informatie of als een evaluatie.
  • Wanneer er een maximale vergadertijd is zullen agendapunten waarover persé een besluit moet worden genomen vooraan op de agenda moeten staan.
  • Het aan te bevelen per agendapunt tijd te reserveren.

Informatie:

  • Bestuursleden moeten zich ruim van tevoren op de vergadering kunnen voorbereiden. De vergaderstukken moeten dus tijdig worden verstuurd. Hiervoor kan men termijnen vaststellen.
  • Handig is ook om te werken met zogenaamde annotaties, dat wil zeggen dat de agendapunten op de agenda van een korte toelichting worden voorzien.
  • Bereid punten waarover een besluit moet vallen goed voor. Zorg voor een samenvatting van standpunten uit de voorafgaande discussies, een concreet voorstel of een beschrijving van meerdere alternatieven waaruit gekozen kan worden.
  • Informatie die als onderbouwing van agendapunten dient kan ter inzage worden gelegd. Is de informatie van algemene aard dan kan hiervoor en zogenaamde postmap worden ingesteld.
  • Te bespreken punten moeten waar nodig goed worden gedocumenteerd.

Bestuursvergadering

Ligt er een goed onderbouwde en duidelijke agenda op tafel dan is het een kwestie van gedisciplineerd afwerken van agendapunten. De kwaliteiten van de voorzitter zijn vaak bepalend voor een efficiënt en besluitvaardig verloop.

aandachtspunten:

  • Informatieve punten vragen van de voorzitter een gedisciplineerd optreden: wordt de juiste informatie versterkt? Is iedereen tevreden? Wat moet er gebeuren met de informatie en op welke termijn?
  • Bij besluitvorming moeten de voor- en tegenargumenten zuiver worden gewogen.
  • Iedereen moet aan bod komen, waak voor dominantie van enkelen.
  • Voor een afgewogen besluitvorming is het wenselijk vóórdat een besluit wordt genomen af te spreken wie met de uitvoering ervan zal worden belast.
  • Soms moet voor een besluit worden gestemd. De voorzitter heeft dan tot taak het voorliggende besluit na de discussie met alle alternatieven helder aan de vergadering voor te leggen.
  • Na het afhandelen van de agenda is het nuttig dat de voorzitter punten recapituleert die op de agenda voor de volgende vergadering moeten komen.

Na de bestuursvergadering moeten de genomen besluiten snel worden uitgevoerd. Ook moet het mogelijk zijn de voortgang te volgen. Hiervoor is nodig dat:

  • De notulen snel worden uitgewerkt. Om onduidelijkheid over de gemaakte afspraken te voorkomen geldt als regel dat dit binnen een week dient te gebeuren.
  • Het controleren van de uitgewerkte notulen door de voorzitter en/of enkele andere bestuursleden.
  • Het versturen van de notulen aan de bestuursleden en aan andere belanghebbenden. Het bestuur bepaalt wie die belanghebbenden zijn.

Kijk ook bij Bestuursvergadering.