Bestuurdersmap

Een bestuurdersmap bevat alle afspraken, regelingen, overzichten en reglementen die binnen de organisatie van toepassing zijn. Ieder bestuurslid ontvangt bij aantreden een dergelijke map. Dat kan een fysieke map zijn, maar natuurlijk ook een digitale. Indien onderdelen gewijzigd worden, dan ontvangt ieder zittend bestuurslid een wijziging, met het verzoek deze te vervangen in zijn map.

Iedere organisatie zal zelf moeten beslissen welke beleidsstukken zij maakt en welke zij presenteert. Daar is geen algemeen oordeel voor te geven. Belangrijk is altijd dat doel en middel goed op elkaar worden afgestemd.

Men moet daarbij altijd prioriteiten stellen en kijken wie binnen de organisatie welke zaken uit kan en wil voeren. Het lijkt erg pragmatisch, maar het is vooral praktisch om zo te werk te gaan. Als men van bepaalde zaken belangrijk vindt dat die gebeuren, dan kan men ook gericht op zoek naar bestuursleden, medewerkers of ondersteuning om zaken te organiseren.

Voorbeeld

De inhoud van de map kan bijvoorbeeld bestaan uit:

  1. Jaarkalender van vergaderingen.
  2. Lijst van namen, adressen en telefoonnummers bestuursleden.
  3. Lijst vrijwilligers binnen commissies en werkgroepen.
  4. Lijst vrijwilligers binnen afdeling beheer inclusief afspraken.
  5. Lijst vaste activiteiten/bezettingsschema ruimten.
  6. Lijst sleutelhouders/codehouders.
  7. Statuten.
  8. Huishoudelijk Reglement.
  9. Reglement afdeling beheer en instructie voor de beheerder.
  10. Reglement commissies en werkgroepen.
  11. Reglement te volgen gedragsregels.
  12. Reglement voor gebruik en verhuur ruimten.
  13. Reglement bescherming persoonsgegevens.
  14. Rooster van aftreden bestuursleden.
  15. Functieomschrijvingen bestuursleden.
  16. Faciliteitenregeling gebruikers en werkgroepen.
  17. Vrijwilligerswijzer.
  18. Vrijwilligersovereenkomst.
  19. Declaratieformulier.
  20. Algemene voorwaarden voor gebruik van ruimte(n).
  21. Incidentele gebruikersovereenkomst ruimten.
  22. Gebruikersovereenkomst ruimten voor activiteiten van persoonlijke aard.