Bestuursvergadering

Dit artikel gaat over de planning en voorbereiding van bestuursvergaderingen en de taken van voorzitter en secretaris bij de uitvoering.

Voorzitter

Tijdens de vergadering is de voorzitter gespreksleider. Hij of zij is erop gericht de vergadering soepel en vlot te laten verlopen.

De taken van een voorzitter tijdens een vergadering zijn:

  1. Leiding geven aan de vergadering
  2. Zorgen dat iedereen aan bod komt
  3. Aan bod laten komen van meningen en standpunten
  4. Leggen van verbanden tussen wat gezegd is
  5. Overeenkomsten en verschillen aangeven
  6. Vragen om verheldering
  7. Maken van (tussentijdse) samenvattingen
  8. Toewerken naar een besluit of oplossing
  9. Deelnemers hun bezwaren en weerstanden naar voren laten brengen
  10. Zo weinig mogelijk oordelen of veroordelen
  11. Erop toezien dat iedereen betrokken wordt/blijft
  12. Deelnemers aanmoedigen om mee te doen
  13. De discussie in de hand houden
  14. Aangeven van gevolgen van besluiten en vragen of men die aanvaardt
  15. Besluiten formuleren en afspraken maken wie wat wanneer doet
  16. Bewaken van de tijd, onder andere door op tijd te beginnen en te eindigen.

Tips

  • Een goede voorbereiding is het halve werk
  • Word niet ongeduldig
  • Blijf luisteren
  • Overschat of onderschat deelnemers niet
  • Blijf buiten de discussie, maar verlies de leiding niet
  • Dring geen meningen op
  • Laat de rol van voorzitter ook eens rouleren, zorg dat de ander zich goed kan voorbereiden
  • Vraag regelmatig om positieve of negatieve kritiek

Secretaris

Evenals de voorzitter heeft ook de secretaris een duidelijk leidinggevende functie. Vooral de voorbereiding van de vergaderingen vraagt veel aandacht.

Belangrijkste taken daarbij zijn:

  1. Het opstellen van een vergaderrooster
  2. Een vergaderruimte regelen;
  3. Hulpmiddelen zoals bord, flipover, laptop, beamer etc. regelen
  4. Besluiten uitvoeren door middel van e-mail, brief, telefoon of mededelingen
  5. Over voortgang en uitvoering van besluiten periodiek rapporteren
  6. Het opstellen van een rooster van aftreden van bestuursleden
  7. Bewaken dat geen besluiten worden genomen die strijdig zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement
  8. Vergaderstukken van commentaar voorzien.

Jaarkalender bestuursvergaderingen

Voor een goede gang van zaken is het wenselijk om alle vergaderingen en besprekingen waar het bestuur of bepaalde bestuursleden bij aanwezig moeten zijn, van te voren vast te leggen. Dat kan in een schema zoals hieronder weergegeven. Een dergelijk schema kan ook in de accommodatie opgehangen worden.

 DB  AB  AB+ vrijw. AB+ Wgpn ALV  Div  Div  Div
 januari   6  12  3 nieuwjaars receptie
 februari   2  11  23
 maart  12  15  23
 april   9  14  22
 mei   8 17  26
 juni   6  10  28
 juli   4   6  28
 augustus  28
 september  30   1 11 opening seizoen
 oktober   4  19  19
 november  11  16
 december  13  16   9   1

Opmerkingen:
DB = Dagelijks Bestuur
AB = Algemeen Bestuur
AB/Vrijw. = AB met afd. beheer, alle medewerkers en vrijwilligers
AB/wkgpn = AB met vertegenwoordigers werkgroepen
ALV = Algemene Ledenvergadering
Div: Diversen, zelf in te vullen
NB: Aanvang vergaderingen 20.00 uur (AB/werkgroepen 20.15 uur).

Agenda

De agenda geeft aan welke punten er in de vergadering behandeld worden. Zonder agenda is een goede voorbereiding van een vergadering niet mogelijk.
De agenda van een vergadering ziet er meestal zo uit:

  1. Opening:
    • welkom, aandacht voor nieuwelingen of gasten
    • berichten van verhindering
    • vaststellen van de agenda, eventueel volgorde wijzigen
  2. Notulen/verslag vorige vergadering
    • is de tekst juist
    • zijn er vragen naar aanleiding van het verslag
    • zijn de afspraken nagekomen, de besluiten uitgevoerd
    • vaststellen verslag en voor akkoord tekenen door voorzitter en/of secretaris
  3. Mededelingen en ingekomen stukken:
    • korte mededelingen; let op: een mededeling is geen agendapunt
    • afspreken wat er met de ingekomen stukken wordt gedaan
    • korte informatie over de uitgaande stukken
  4. Inhoudelijk agendapunt (bijlage is bij de agenda gevoegd zodat men zich kan voorbereiden)
  5. Inhoudelijk agendapunt (agendapunt wordt mondeling toegelicht).
    Bij de punten 4 en 5 is het nodig aan te geven of het hier gaat om:

    • besluitvorming; dat wil zeggen: keuzes maken en afspreken wie, wat, wanneer doet;
    • meningsvorming; dat wil zeggen: vrij uiten van ideeën, meedenken.
  6. Wat verder ter tafel komt
  7. Rondvraag:
    • heeft iemand nog iets op te merken?
    • agendapunten voor de volgende keer
    • hebben we goed gewerkt?
  8. Volgende vergadering:
    • waar en wanneer: het is goed om een vergaderrooster te maken voor een lopend jaar zodat ieder de data kan reserveren.
  9. Sluiting:
    • bedanken voor ieders bijdrage
    • wel thuis wensen

Verslagen

Het verslag van een bestuursvergadering moet formeel vastgelegd worden en moet bij de bestuursstukken bewaard blijven. Als de belasting of justitie onderzoek wil doen moet uit de stukken blijken wat binnen het bestuur is afgesproken. Bestuursverslagen en andere verslagen die in het bestuur besproken zijn en formeel zijn vastgelegd, gelden als verantwoording voor het gevoerde beleid.

Openbaarheid van bestuur

In principe zijn bestuursvergaderingen niet openbaar, mits anders is vastgelegd in het huishoudelijk reglement (of eventueel statuten).

Maar

Het is aan te bevelen dat de agenda en ook de verslagen van voorgaande bestuursvergaderingen aan personeelsleden toegezonden worden en voor vrijwilligers ter inzage liggen. Daarnaast is het te overwegen de bestuursvergaderingen in principe openbaar te maken. Er moet dan bekeken worden bij welke onderwerpen de vergaderingen openbaar zijn.

Een voordeel van openbare vergaderingen kan zijn dat bezoekers makkelijker bereid zijn om t.z.t. bestuurslid te worden.