Bezetting

Het gebruik door huurders van ruimtes in een dorps- of gemeenschapshuis kan worden uitgedrukt in een bezettingsschema en in een overzicht van de bezettingsgraad.

Bezettingsschema

In het bezettingschema wordt per beschikbare ruimte aangetekend of de betreffende ruimte bezet is of niet. Het bezettingschema wordt gebruikt door degene die de verhuur van de ruimtes regelt. Het laat in één oogopslag zien welke ruimtes beschikbaar zijn. Bovendien kan in het schema worden aangegeven hoe groot de ruimtes zijn, wat het maximum aantal personen is dat er gebruik van mag maken en welke faciliteiten er zijn. Afhankelijk van de eigen behoefte kan worden gewerkt met een papieren schema of met de computer. Het programma Excel leent zich goed voor dergelijke schema’s. Klik hier voor een voorbeeld.

Bezettingsgraad

Een overzicht van de bezettingsgraad geeft inzicht in de mate waarin ruimtes over een bepaalde periode verhuurd zijn geweest. Een overzicht van de bezettingsgraad wordt veel gebruikt in jaarverslagen. Bij een voldoende bezetting van de accommodatie is het bijvoorbeeld een manier om subsidiënten te laten zien dat hun bijdrage goed is besteed.

Ook bij het onderbouwen van de noodzaak van uitbreiding- of nieuwbouw van een accommodatie speelt de bezettingsgraad een rol. Met een dergelijk schema kan men namelijk aantonen dat het gebouw in de huidige vorm de huidige vraag van de huurders niet aankan en met hoeveel extra ruimte dat probleem opgelost kan worden.

Iedere organisatie is uiteraard vrij in de opmaak van het overzicht. Een presentatie van de bezetting van alle ruimtes over een bepaalde periode kan, al dan niet in vergelijking met de gegevens van een vorig jaar. Er kan ook worden gekozen voor een presentatie per ruimte. In het geval van nieuwbouw zal de bezettingsgraad een raming betreffen.