Commissies en werkgroepen

Geactualiseerd april 2019

Een bestuur van een buurt- of dorpshuis kan commissies en werkgroepen instellen. Die voeren afgesproken taken uit voor of namens het bestuur. Daardoor wordt de bestuurstaak lichter en heeft een bestuur meer tijd om zich met de hoofdlijnen van beleid bezig te houden. Vrijwilligers die graag iets voor de organisatie doen, maar geen bestuurslid willen worden, kunnen in commissie of werkgroep ook een goede bijdrage leveren. Veel voorkomende commissies zijn de activiteitencommissie en de bouwcommissie. Voorbeelden van werkgroepen zijn die voor PR, onderhoud en voor jubilea.

Commissies en werkgroepen staan niet los van de organisatie. Zij werken met een opdracht van het bestuur en leggen daarover verantwoording af. Het is belangrijk dat het bestuur de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de commissies en werkgroepen vastlegt. Daarnaast is het belangrijk afspraken te maken over communicatie.

Opdrachten vastleggen

Een bestuur heeft verschillende mogelijkheden om de opdracht en eventuele aanvullende instructies van een commissie of werkgroep vast te leggen:

  • De meest eenvoudige manier is deze op te nemen in het verslag van de bestuursvergadering waarin tot de instelling wordt besloten;
  • Wat formeler is het opnemen ervan in het Huishoudelijk Reglement;
  • Tot slot kan er voor elke aparte commissie of werkgroep een reglement worden opgesteld.

Wat vastleggen?

Onderstaand een opsomming van punten die u kunt opnemen. Waar ‘werkgroep’ staat zijn ook commissies bedoeld.

  1. Algemeen:De naam van de werkgroep;
    De activiteit en de doelstelling van de werkgroep;
    Wanneer de werkgroep zijn werkzaamheden start en beëindigt;
    Namen en functies van de leden van de werkgroep;
    Regelingen ten aanzien van het functioneren van de werkgroep;
    Overeengekomen budget;
    Overige informatie.
  1. Wie er lid van de werkgroep kunnen zijn
    (bestuursleden, betaald medewerkers, vrijwilligers);
  2. Regelingen ten aanzien van de werkgroep, bijvoorbeeld:
    1. Jaarlijks in december legt de werkgroep een activiteitenplan en begroting voor aan het bestuur. Na goedkeuring worden de gegevens hieruit verwerkt in het werkplan en de begroting van de werkgroep;
    2. Tot het moment dat de begroting van een werkgroep is goedgekeurd, kan de werkgroep alleen uitgaven doen na toestemming van de penningmeester van het bestuur;
    3. De werkgroep informeert het bestuur geregeld over voortgang en afwijkingen van het activiteitenplan en de begroting;
    4. Uitgaven mogen alleen worden gedaan indien hiervoor posten zijn opgenomen in de begroting van de werkgroep.
    5. De financiële verslaglegging en verantwoording dient te geschieden conform de richtlijnen, verstrekt door de Algemeen Penningmeester;
    6. Of de werkgroep een eigen budget heeft of zelf voor inkomsten zorgt;
    7. Dat de hoogte van deelnemersbijdragen, gebruikersvergoedingen, cursusgelden en toegangsprijzen ter goedkeuring aan het bestuur moeten zijn voorgelegd;
    8. Of de werkgroep een eigen bankrekening mag openen;
    9. Of de werkgroep een eigen financiële reserve mag hebben;
    10. Dat uitgaven die strijdig zijn met de statutaire doelstelling van de organisatie door het bestuur niet worden vergoed;
    11. In januari doet de werkgroep aan het bestuur verslag van de activiteiten en de financiële resultaten in het afgelopen jaar.