Communicatie bestuur-personeel

Als er een beheerder in loondienst is, dan zal deze ook in eerste instantie het aanspreekpunt zijn voor het bestuur. Het bestuur communiceert voornamelijk mondeling met de beheerder en de beheerder sluit zaken weer kort met het personeel dat onder hem staat of met de vrijwilligers die in het dorpshuis meewerken. Het is belangrijk dat hier goede afspraken over gemaakt worden.

Structureel overleg

Bij veel dorpshuizen is het gangbaar dat een beheerder iedere bestuursvergadering even aanschuift om die dingen door te praten die van belang zijn voor een goed functionerende organisatie. De onderwerpen kunnen verschillen (bijvoorbeeld bijzonderheden in de agenda, bepaalde vraagstukken op het gebied van inkoop, signalering van problemen, etc.). De beheerder kan de afspraken die gemaakt zijn met het bestuur doorgeven aan overige personeelsleden en/of vrijwilligers in bijvoorbeeld het werkoverleg. Zijn er bepaalde zaken die dringend zijn, dan geeft de beheerder deze vanzelfsprekend eerder door aan het betreffende personeelslid of de vrijwilliger.

Het is aan te bevelen om één bestuurslid aan te wijzen als contactpersoon voor communicatie vanuit het bestuur met de beheerder . Deze kan de beheerder snel bijpraten over zaken die buiten de bestuursvergaderingen om aandacht vragen. Met het aanwijzen van een vaste contactpersoon voorkom je willekeur in antwoorden, je voorkomt dat een beheerder bestuursleden tegen elkaar uit kan spelen of dat er verwarring bestaat over wie verantwoordelijk is voor de aansturing van de beheerder. Eventueel kunnen ook twee bestuursleden samen verantwoordelijk zijn voor de communicatie met de beheerder.

Klachtenprocedure bij conflicten

Er kunnen conflicten ontstaan tussen bestuur en beheerder en tussen personeelsleden en beheerder. In dat geval is het goed om een procedure vast te stellen via welke een personeelslid een klacht kan indienen bij het bestuur. Omdat de beheerder zelf rechtstreeks contact heeft met het bestuur, gaan wij ervan uit dat hij een eventuele klacht zelf met het bestuur kan bespreken.

Leg een eventuele klachtenprocedure schriftelijk vast en zorg ervoor dat iedereen deze procedure kent. Ook hier geldt weer: zorg dat er één of twee bestuursleden aanspreekpunt zijn bij eventuele klachten en volg de vastgestelde procedure.

Schriftelijke communicatie

Er zal waarschijnlijk weinig schriftelijke communicatie zijn tussen bestuur en beheerder. In het geval van slecht functioneren van de beheerder of een personeelslid, is het wel belangrijk om aan dossiervorming te doen en wordt er dus wel schriftelijk gecommuniceerd.