Communicatie met vrijwilligers

Indirecte communicatie via beheerder

In situaties waar een bestuur een beheerder (part time) op de loonlijst heeft staan en waar ook met vrijwilligers wordt gewerkt, zal de beheerder vaak de schakel zijn tussen bestuur en beheer. Het bestuur communiceert met de beheerder en de beheerder geeft informatie weer door aan vrijwilligers.
U kunt er echter ook voor kiezen om als bestuur rechtstreekse contacten met de vrijwilligers te houden. Rechtstreeks contact tussen bestuur en vrijwilligers bevordert vaak de betrokkenheid van vrijwilligers bij het dorpshuis. Het is hierbij wel van belang om die zaken die te maken hebben met het dagelijks werk wel door de beheerder te laten bespreken met de meewerkende vrijwilligers. Het is niet de bedoeling dat vrijwilligers rechtstreeks worden aangestuurd door het bestuur en dat de beheerder ‘buiten spel’ wordt gezet.
Rechtstreeks contact met vrijwilligers kan bijvoorbeeld plaatsvinden op een speciale bijeenkomst voor vrijwilligers, waar informeel wordt gepraat en waar de sfeer belangrijker is dan uitwisseling over het feitelijke werk. Het doel van een dergelijke bijeenkomst is het versterken van de binding met de vrijwilligers.

Rechtstreekse communicatie bestuur – vrijwilligers

In situaties waar er uitsluitend met vrijwilligers wordt gewerkt, zal het bestuur zelf rechtstreeks met vrijwilligers moeten communiceren. Het verdient aanbeveling om één of twee bestuursleden aan te wijzen die contactpersoon zijn voor de vrijwilligers. Deze bestuursleden kunnen de contacten onderhouden met de (diverse groepen) vrijwilligers. Soms is er een coördinator voor de vrijwilligers aanwezig. Dit kan zowel een bestuurslid zijn, als een vrijwilliger die de taak op zich heeft genomen om de overige vrijwilligers aan te sturen.

Klachtenprocedure bij conflicten

Er kunnen conflicten ontstaan tussen vrijwilligers en beheerder en vrijwilligers en bestuursleden. Dat is geen leuke situatie en er dient dan ook goed op in te worden gespeeld. Klachten moeten op een eerlijke en liefst snelle manier te worden opgelost. Daarom is het goed om een procedure op te stellen waarmee een vrijwilliger een klacht kan indienen bij het bestuur. Leg deze procedure schriftelijk vast en zorg ervoor dat iedereen deze procedure kent.

Schriftelijke communicatie met vrijwilligers

Sommige dorpshuizen kiezen ervoor om een speciale nieuwsbrief uit te geven voor hun vrijwilligers. Hierin worden bijzonderheden over (de agenda van) het dorpshuis vermeld, vrijwilligers in het zonnetje gezet en jubileums en verjaardagen e.d. geplaatst. Deze vorm van communicatie is voornamelijk bedoeld om de binding tussen vrijwilliger en het dorpshuis te versterken.