Een conflict ontstaat vaak door opgebouwde irritatie, gevoel van onderwaardering of door een verkeerde opstelling van een ander. Er wordt stemming gemaakt en er wordt geschreeuwd en/of gescholden zonder dat er naar elkaar wordt geluisterd. In het hierna volgende artikel proberen we handvaten te geven voor het uitpraten van zaken die mensen dwars zitten. Ons uitgangspunt is dat er moet worden gepraat om een oplossing te vinden. Alleen op die manier kan een organisatie of buurt- of dorpshuis goed functioneren zodat iedereen voldoende mee kan doen en zichzelf kan zijn.
Neem iemand even apart
Je kunt iemand op verschillende manieren iets meedelen. Je kunt daarbij, zonder dat het je bedoeling is, fouten maken die veel schade kunnen veroorzaken. Persoonlijke zaken moet je niet in aanwezigheid van anderen bespreken want daardoor kan iemand behoorlijk in verlegenheid worden gebracht. Het is raadzaam om even na te denken voordat men een mededeling in het openbaar doet. Twijfel je er aan of iemand wel of niet in verlegenheid wordt gebracht, neem de persoon dan even apart om een en ander door te nemen. Je kunt dan rustiger spreken en er kan beter naar elkaar worden geluisterd. Doe ook weer niet te omzichtig, want daardoor kan achterdocht ontstaan. Het schreeuwen van mededelingen kan zeker tot hele vervelende situaties leiden. Ten eerste is niet iedereen gediend van een geschreeuwde boodschap. Ten tweede kan de ander zo verrast zijn door de inhoud van de boodschap, dat er geforceerd wordt gereageerd.
Conflicten binnen de organisatie
Binnen elke organisatie komen conflicten voor. Als daar te weinig aandacht aan wordt besteed, kan het voorkomen dat de daarmee gepaard gaande onrust zodanig wordt dat de bom op een zeker moment barst. Verhoudingen worden dan zó geschaad dat mensen uit de organisatie stappen. Dit soort situaties zijn te voorkomen als er tijdig een gesprek plaats vindt over de echte problemen die achter het conflict schuil gaan. Alleen in een gesprek met alle betrokken partijen bij het conflict, kan er een oplossing komen.
Enkele regels voor het houden van een dergelijk gesprek zijn:
- Wijs een gespreksleider aan die niet direct partij is in het conflict en die door alle partijen wordt aanvaard.
- Spreek af dat iedereen kan uitspreken.
- Spreek af dat slechts één spreker tegelijk aan het woord is.
- Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt te zeggen wat hij of zij wil en kijk uit dat niet één partij het gesprek domineert.
- Geef aan het eind van het gesprek de gespreksleider de kans een samenvatting van de gevonden oplossing te geven.
- Houd deze gesprekken zo zakelijk mogelijk en plaats de persoonlijke verhoudingen er buiten.
- Kies voor het gesprek een rustige, kleine en behaaglijke ruimte.
- Zorg dat je niet kunt worden gestoord door binnenlopers.
- Zorg ook voor een veilige ruimte waar vertrouwelijk, zonder ‘mee-luisteraars’, kan worden gesproken.
- Spreek af dat men het niet per se met elkaar eens hoeft te zijn, in een goed democratisch functionerende organisatie mogen afwijkende standpunten bestaan.
Het uiten van irritaties
Door onze houding en signalen die we de hele dag afgeven, kunnen anderen aan ons merken of we het wel of niet naar onze zin hebben. Zonder uit te spreken wat er aan de hand is, laten we anderen in onzekerheid achter. Deze onzekerheid kan tot nieuwe irritaties leiden. Een gouden regel is dat irritaties moeten worden geuit daar waar ze zijn opgedaan. Dat uiten kan op verschillende manieren. Natuurlijk is het niet goed om van een mug een olifant te maken. Maar het is nog slechter een ander niet duidelijk te maken dat het om een mug gaat en niet om een olifant. Denk eerst even na over hoe de boodschap moet worden gebracht. Ga er vanuit dat de ander net zo het goede voor heeft met jou als jij met hem. Daarmee kunnen veel slapeloze nachten worden voorkomen. Door irritaties niet uit te spreken is het niet altijd zo dat anderen deze niet opmerken. Als zij de inhoud van de boodschap niet kennen maar slechts de irritatie, is het gissen naar de achtergrond van de oorzaak, hierdoor kunnen veel misverstanden ontstaan.
Praten kan de gedachten helpen ordenen
Als je met een probleem worstelt en daar over nadenkt kan het voorkomen dat je in een cirkelredenatie terecht komt. Het kenmerkende van een cirkelredenatie is dat je iedere keer weer bij hetzelfde probleem uitkomt en geen oplossing meer ziet. Door er met een ander over te praten zet je die gedachten buiten zichzelf en kan je op deze cirkel worden gewezen. Door het doorbreken van een cirkelredenatie kunnen vele oplossingen in beeld komen. Je verbreedt het beeld al pratende. Uitpraten heeft in dit geval de functie van het ordenen van de gedachten. Als je in een dergelijk gesprek goed naar de uitspraken luistert die je zelf doet, kan je verrassende dingen ontdekken. Gedachten en ideeën die je niet van jezelf verwacht komen zomaar naar boven, sommige zullen onbruikbaar zijn, sommige juist heel bruikbaar. Denken in een kringetje heeft geen zin, praat er eens met een ander over.
Te lang achter elkaar aan het woord zijn, is ook niet goed
Er zijn geen regels te geven voor te lang praten. Als je langer dan een minuut doet over een uiteenzetting zonder een ander de kans te geven te reageren, dan heb je kans dat je een te lange uiteenzetting hebt gegeven. Als uiteenzettingen te lang zijn is er bij de toehoorder de natuurlijke neiging om maar een gedeelte van de boodschap aan te horen, de rest wordt dan niet opgenomen en verwerkt. Geef een ander dus tijdig de kans te reageren en spreek vooral niet te lang achter elkaar. Spreek kort en bondig.
Praten over algemeenheden
Iedereen kent ze wel, van die algemene opmerkingen die niet duidelijk maken wat er precies bedoeld wordt. Iedereen geeft daar zo zijn eigen invulling aan. Beter is het om precies te noemen wat je bedoelt, om misverstanden te voorkomen. Vaak horen we mensen bijvoorbeeld zeggen: ‘Ze hebben het weer gedaan’. Meestal is voor degene die het zegt duidelijk wie ‘ze’ zijn en wat ‘ze’ gedaan hebben. Als dat direct gezegd wordt, kunnen er veel minder onduidelijkheden ontstaan en kan een ieder zijn mening vormen over de boodschap die wordt gegeven. Natuurlijk is het veel veiliger om in algemeenheden te praten, want als je daar op aangesproken wordt kan je altijd zeggen dat je het zo niet bedoelde. Maar communicatie is er voor om bedoelingen aan elkaar over te dragen. Misverstanden en onduidelijkheden bevorderen die communicatie niet.
Tot slot
Het voorgaande is bedoeld als hulp bij het communiceren binnen de organisatie. Als je de indruk hebt dat dat goed verloopt ga dan vooral niet geforceerd zaken veranderen.
Toch kan je misschien het voorgaande al werkend voor jezelf nagaan. Het gaat er vooral om, om in de praktijk te kijken naar de wijze van praten die je met elkaar hebt ontwikkeld. Wij vinden het belangrijk dat mensen met elkaar praten over de dingen die hen dwars zitten. Dat je met een open oor luistert naar de mensen in je omgeving. Als je al een tijd iets dwars zit, ga er dan vooral over praten. Ga er vanuit dat praten helpt.
