Als buurt- of dorpshuizen een samenhangend aanbod van culturele activiteiten presenteren hebben zij een programma. Het opstellen van zo’n programma noemt men in de theaterwereld programmeren. Over hoe zo’n programmering tot stand komt gaat dit artikel. Accommodaties met beperkte mogelijkheden zullen bij het lezen ervan mogelijk denken dat wat er staat niet voor hen geldt. Niets is minder waar. De gepresenteerde werkwijze is een manier van denken die werkt voor groot èn klein.
Culturele activiteiten
De betekenis van het woord cultuur zoals het hier wordt gebruikt verwijst naar de kunsten. En dan met name de podiumkunsten. Daarin bestaan diverse genres:
- Toneel
- Cabaret/kleinkunst
- Muziek (klassiek, popmuziek, volksmuziek, e.d.)
- Muziektheater (musical, opera, operette)
- Dans
- Mime
- Poppen- en figurentheater
- Jeugdtheater en familievoorstellingen.
De meeste van deze genres worden beoefend door zowel professionals als amateurs.
Uitgangspunten formuleren
Het bestuur van een buurt- of dorpshuis kan om verschillende redenen besluiten een cultureel programma aan te bieden. Dat kan zijn omdat er een enthousiaste culturele- of activiteitencommissie is, het kan de vraag van het publiek zijn of een overeenkomst met de gemeente. Die vorm van ontstaan kan van invloed zijn op de inhoud van de programmering.
Anders dan in een theater, waar vaak maar één persoon verantwoordelijk is voor het programma, wordt dit in dorps- en buurthuizen meestal door een groep van mensen gedaan: de culturele commissie of de activiteitencommissie. Omdat in een groep mensen altijd meerdere inzichten en voorkeuren bestaan is het voor een samenhangend programmabeleid nodig om een en ander goed door te spreken en vast te leggen. Er moeten antwoorden komen op de volgende vragen:
Waarom wil je in deze accommodatie een cultureel programma organiseren? Welk nut of meerwaarde heeft dat voor de plaats of het dorp? Is het programma onderdeel van het gemeentelijke culturele beleid? Zo ja, welke voorwaarden of richtlijnen heeft het gemeentebestuur hiervoor vastgesteld?
Wat voor soort cultureel programma wil je organiseren? Groot of klein? Divers of met de nadruk op een bepaalde podiumkunst? Conventioneel of onconventioneel? Makkelijk toegankelijk of complex?
Voor wie wil je het organiseren? Wat is je doelgroep? Wat zijn hun behoeften? Is er een doelgroep groot genoeg om speciaal voor te programmeren? Wat is het aanbod van theaters in de buurt en wat betekent dat voor u? Zijn er bepaalde artiesten die u graag een podium wilt bieden?
Welke middelen staan je ter beschikking:
Wat zijn de mogelijkheden en beperkingen van de accommodatie? (zoals de maat van het podium, technische mogelijkheden als belichting en geluid, beschikbare kleedruimten, etc.)
Welke know-how is er in huis? (techniek, publiciteit, marketing, horeca, gastheerschap voor publiek en artiesten)
Wat zijn de financiële mogelijkheden? (inkomsten, eigen budget, subsidies, fondsen, sponsorgelden).
Criteria
Als de doelstelling is geformuleerd kan het samenstellen van een cultureel programma beginnen. De criteria diversiteit, continuïteit en kwaliteit dienen daarbij als leidraad.
Diversiteit
Een aantrekkelijk programma waarin zoveel mogelijk mensen iets van hun gading kunnen vinden is divers. Dat wil zeggen dat er verschillende genres en vormen van podiumactiviteiten aan bod komen. Wie maar een beperkt programma samenstelt of voor een beperkte doelgroep programmeert zal hierin uiteraard keuzes moeten maken.
Continuïteit
Om publiek en artiesten met elkaar vertrouwd te laten raken is het belangrijk dat er continuïteit in het programma zit. Continuïteit in de programmering zal bijdragen aan de binding van het publiek. Dat betekent dat artiesten in principe vaker dan eens (telkens met een nieuw programma) worden geprogrammeerd. Bovendien is het van belang dat er in een seizoen meerdere voorstellingen van een bepaalde soort, genre of vorm worden aangeboden. Een enkele voorstelling van een bepaald genre stimuleert immers niet om vaker gebruik te maken van het plaatselijke aanbod. Ook hier geldt dat wie maar een beperkt programma aanbiedt keuzes moet maken: omwille van de continuïteit zal het aantal genres beperkt moeten blijven.
Kwaliteit
De kwaliteitseis is een moeilijke factor. Producties worden vaak ingekocht op het moment dat ze nog gemaakt moeten worden, zeker als het professionele producties zijn. En grote en bekende namen zijn niet altijd een garantie voor kwaliteit. Bovendien moet iedere voorstelling of concert elk optreden opnieuw worden ‘gemaakt’.
Maar soms is het wel mogelijk een productie van te voren te zien en op kwaliteit te beoordelen. Zeker in het geval van artiesten die zich op één regio richten en hun voorstelling of concert langere tijd op het repertoire houden.
Andere aandachtspunten
Regionale artiesten
Er is veel voor te zeggen om als culturele– of activiteitencommissie (semi)professionele producties uit de eigen regio te programmeren. Publiek en artiesten maken onderdeel uit van dezelfde samenleving en dat schept op z’n minst verplichtingen. Zeker wanneer een voorstelling in de (streek)taal is. De artiesten hebben in een klein afzetgebied voldoende speelbeurten nodig om zich artistiek te kunnen ontwikkelen. Om dat mogelijk te maken wordt het kwaliteitscriterium soms wat opgerekt. Wel of niet afwijken van de doelstelling en de criteria van het culturele programma moet met overleg gebeuren.
Amateurs en professionals
Buurt- en dorpshuizen zijn vooral het (t)huis van het plaatselijke verenigingsleven. De toneelvereniging, het koor, het korps, de balletschool e.d. zullen hun voorstellingen geven in dezelfde accommodatie waar een cultureel programma wordt aangeboden. Hun voorstellingen zullen niet altijd voldoen aan de criteria van het cultureel programma. Het is daarom belangrijk om te beslissen of alle podiumactiviteiten in één aanbod worden gepresenteerd of dat het cultureel programma apart wordt aangeboden.
Voordeel van één programmering is dat de plaatselijke verenigingen meestal veel publiek trekken dat geattendeerd kan worden op de andere activiteiten. Nadeel kan zijn dat de kwaliteit en het programma zo divers worden dat het programma geen eigen gezicht meer heeft. En bij een kleine programmering zal het vaak niet mogelijk zijn om te splitsen.
Een werkwijze voor het programmeren
a. Raamwerk
- Bepaal hoeveel voorstellingen er geprogrammeerd zullen worden.
- Bepaal hoeveel voorstellingen van (w)elk genre gewenst zijn.
- Verdeel de gewenste aantallen van de verschillende genres over het seizoen.
- Geef de voorkeursdata voor de voorstellingen aan.
b. wensprogramma
- Bekijk het aanbod van voorstellingen en selecteer deze op basis van de doelstelling.
- Houdt daarbij rekening met de mogelijkheden en beperkingen van het speelvlak/toneel, de technische apparatuur voor belichting en geluid, de benodigde voorzieningen voor de artiesten en uiteraard de kosten van de productie in relatie tot de verwachte inkomsten.
- Let vooral op de speelperiode waarin het aanbod geldt.
- Vul de voorstellingen in op de eerder gekozen voorkeursdata. Zorg dat er voor elke voorstelling één of meerdere vergelijkbare ‘reserve’ voorstellingen mee geselecteerd worden. Dan hoeft niet later opnieuw het totale aanbod doorgeworsteld te worden.
c. het definitieve programma
- De kunst is door onderhandelen zoveel mogelijk van het wensprogramma in het definitieve programma te krijgen.
- Neem contact op met het gezelschap (of impresariaat) en meldt voor welke voorstellingen of concerten u interesse hebt.
- Onderhandel eerst over de datum waarop u de voorstelling wilt hebben.
- Onderhandel over de kosten. Neem daar de tijd voor en laat niet te snel blijken dat het financieel niet haalbaar is. Laat het impresariaat of gezelschap uitspreken of een boeking al dan niet kan doorgaan. In geval van twijfel om een optie vragen.
- Maak aan de hand van het definitieve programma een nauwkeurige calculatie van de totale kosten.
- Controleer voor het ondertekenen of alle mondelinge afspraken goed in het contract zijn opgenomen.
d. vervolg
Als het programma klaar is kan verder gewerkt worden aan de organisatie van het programma: (regelen van de kaartverkoop, overleg met de horeca en de technische dienst), de financiering (vaststellen entreeprijzen, subsidies aanvragen, sponsors benaderen) en de publiciteit (persberichten, advertenties, strooifolders, affiche, internet en e-mail).
