Doel en opzet werkplan

Het werkplan is het middenpaneel in het drieluik: doelen stellen, uitvoering geven en evaluatie.
Het beleidsplan, in de regel voor een periode van vier jaar geformuleerd, bevat de doelstellingen en doelen op grond van visie, missie en strategie.

Dit beleid zal moeten worden uitgevoerd. Het instrument hiervoor is het werkplan. Hierin worden de doelstellingen van het beleid omgezet in concrete activiteiten. Een werkplan wordt in de regel opgesteld voor een jaar.

In het werkplan kan het bestuur aangeven hoe zij de missie van de accommodatie realiteit wil laten worden. Daarvoor beschrijft ze in het werkplan welke resultaten ze wenst te boeken. Die resultaten zijn meetbaar te maken. Daardoor kan tijdens en na afloop van het jaar worden vastgesteld of de doelstelling is gehaald of dat er moet worden gecorrigeerd. Het werkplan is daarmee voor het bestuur een uitstekend middel om greep op de dagelijkse gang van zaken te houden.

Uitgangspunten voor het werkplan

  1. Het werkplan behoort uitvoering te geven aan het beleid van de accommodatie.
    Activiteiten die in het werkplan worden opgenomen, moeten ‘sporen’ met het beleid. De accommodatie stelt zich bijvoorbeeld ten doel de komende beleidsperiode nog meer een echt buurthuis te worden vanuit een sterke binding met de buurtbewoners. In dat geval zullen buurtgerichte activiteiten wel, maar buurtoverstijgende activiteiten geen plaats kunnen krijgen in het werkplan.
  2. Het nakomen van de afspraken die met de diverse doelgroepen zijn gemaakt tijdens het proces om tot het beleid te komen.
    (Advies: maak het werkplan niet te lang. Twee á drie bladzijden is meer dan genoeg. Zo is het voor iedereen die er gebruik van wil maken toegankelijk en overzichtelijk)

De opzet van het werkplan

Men kan het werkplan zien als een schema dat over het jaar wordt gelegd. Het kan nodig zijn zo’n schema als weekschema of zelfs als dag voor dag schema op te zetten. Daarmee kunt u de voortgang in beeld te brengen, zaken op elkaar afstemmen, tussentijdse contrôles uitvoeren en bijstellen.

Het schema moet dan, per activiteit of product, aangegeven:

  • Welke resultaten willen we boeken?
    De acties die worden ondernomen moeten de gestelde doelen realiseren. Om dit te kunnen vaststellen moeten de acties concrete resultaten beschrijven. Voorbeeld van een concrete beschrijving: “we willen dat ten minste 25 ouderen de wekelijkse soosavond bezoeken.
  • Wat er moet worden gedaan qua voorbereiding, besluitvorming, uitvoering, advisering, en controle/evaluatie en bijstelling.
  • Wie de werkzaamheden moeten uitvoeren, zoals: het bestuur, de zakelijke leiding, de medewerkers, de vrijwilligers, commissies (die voor speciale taken in het leven zijn geroepen) en externe bedrijven.
  • Wanneer het moet gebeuren.
    De logische volgorde van activiteiten moet zichtbaar worden gemaakt.
  • Wat er dient te gebeuren als zaken misgaan?
    In de werkplanning moeten tijdstippen worden opgenomen voor overleg en tussentijdse evaluatie. Zaken die zijn misgegaan kunnen dan eventueel worden hersteld of opnieuw worden gepland.

Ontwikkelingen

Recente ontwikkelingen en nieuwe perspectieven kunnen bijstelling van het het beleid nodig maken. Wat geldt voor het beleidsplan, geldt meestal ook voor het werkplan. Beleidswijzigingen zullen dan ook vaak gevolgen hebben voor het werkplan.

Voorbeeld

In Inhoud werkplan wordt een werkplan uitgewerkt en een voorbeeld van een werkplan gegeven. Hoewel we spreken over hét werkplan, valt dit praktisch uiteen in even zovele werkplannen als er disciplines zijn bij het runnen van een accommodatie. In de volgende artikelen wordt aan de opzet en inhoud van deze afzonderlijke werkplannen aandacht gegeven:

Bestuur en beleid
Gebouw en materiaal
Medewerkers
Programma en PR
Barexploitatie