Doel en opzet

Bij administratie zijn we gauw geneigd alleen aan geld te denken. Maar naast financiële administratie bestaan ook voorraadadministratie, debiteurenadministratie, administratie van (ver)huurcontracten, goederenstromen, e.d. Ook de postbehandeling en de archivering zijn vormen van administratie. Al die administraties hebben gemeen dat ze gericht zijn op informatiebehandeling. Vrij naar Starreveld geformuleerd: “Administreren is het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en functioneren van een organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd”.

Organisatie van de informatievoorziening

Administratieve organisatie staat dan voor het geheel van administratieve functies, regelingen en procedures binnen de organisatie zodat adequaat kan worden geregistreerd. Een goede administratieve organisatie zorgt er bijvoorbeeld voor dat:

De penningmeester het budget kan bewaken, omdat is geregeld dat deze bij begrotingsoverschrijdingen altijd direct wordt geïnformeerd, of dat er geen onterechte uitgaven worden gedaan omdat de betalingsprocedure is gekoppeld aan diegenen die bevoegd zijn om uitgaven te doen.

Bij administratieve organisatie gaat het er om antwoorden te vinden op de wat, wie en hoe vraag.

  • Wat: welke informatie is nodig?
  • Wie: wie zorgt er voor dat die informatie er komt?
  • Hoe: hoe kan die informatie zo betrouwbaar mogelijk ter beschikking komen?

Administratieve functies, regelingen en procedures

Elke welzijnsaccommodatie zal de administratieve organisatie op eigen wijze invullen. Een overzicht van de functies, regelingen en procedures waarin een organisatie in z’n algemeenheid kan voorzien:

Functies

  • Boekhouding, bestaande uit dagboek(en), grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie.
  • Begroting, bestaande uit opstellen begroting, calculaties, analyse en budget bewaking.
  • Kas en liquiditeitsbeheer, bestaande uit facturering, declaraties, aantrekken liquiditeit, beleggen overtollige liquiditeit.
  • Automatisering en administratieve organisatie, bestaande uit financieel pakket, bijhouden en actualiseren van procedures en werking van procedures.
  • Salarisadministratie, bestaande uit o.a. vaststelling van de gewerkte tijd, berekening van de bruto- en netto lonen, berekening en afdracht van loonbelasting en premies sociale verzekering en pensioenen.
  • Voorraad en orderadministratie, bestaande uit de controle op de aanwezige voorraad, de orderbevestiging.
  • Postregistratie en archief, bestaande uit vastlegging, distributie en bewaren van in- en uitgaande post, archiefbeheer en bibliotheekbeheer.

Procedures

  • Verhuur van ruimtes en materiaal
  • Bestellingen
  • Behandeling van in- en uitgaande post
  • Behandeling van inkomende facturen en uitgaande facturen
  • Declaratieprocedures
  • Verplichtingenprocedures
  • Kasbeheer
  • Post- en archiefbeheer

Regelingen

  • Bevoegdheid (mandatering)

Wie is er bevoegd voor de organisatie inkopen te doen, contracten te sluiten e.d. en tot welk bedrag?

– Interne controle, onder andere functiescheiding
Een betrouwbare administratieve organisatie wordt onder andere verkregen door interne controle, waaronder het toepassen van functiescheiding. De meeste gemeenschapsaccommodaties leveren goederen (barverkoop) en verhuren ruimten. De controle op de verantwoording van de opbrengsten stelt bijzondere eisen.

Voorbeeld 1: Diegene die het biertje uitschenkt heeft dat in veel gevallen zelf ingekocht, uit de voorraadruimte gehaald en er bij verkoop contant geld voor ontvangen. Een kwaadwillende medewerker kan voor eigen rekening in- en verkopen en de winst in z’n zak steken. Omdat inkoop en verkoop materieel en financieel in één hand zijn, is er in dit voorbeeld geen sprake van functiescheiding.

Voorbeeld 2: Kosten van incidentele en contant afgerekende ruimteverhuur worden vaak op dezelfde rekening gezet als de consumpties van de huurder. Het verhuur van de ruimte is dan alleen vast te stellen uit de rapportage van het buffet. Hier is sprake van een beperkte functiescheiding.
Bij omzetraming en voorraad wordt op de mogelijkheden en onmogelijkheden van functiescheiding in welzijnsaccommodaties verder ingegaan.

– Volledigheid
Bijvoorbeeld: rekeningen die worden uitgeschreven voor ruimteverhuur of consumpties altijd op voorgenummerde rekeningen zetten, zodat eenvoudig vastgesteld kan worden of er rekeningen ontbreken.

– Controleerbaarheid
Bijvoorbeeld: binnenkomende rekeningen moeten aan een aantal eisen voldoen, onder andere ten minste op naam zijn gesteld van de welzijnsaccommodatie.

– Verzekeringen
Bijvoorbeeld: periodiek moet het bestuur zich buigen over de risico’s die de organisatie loopt en kan lopen en de bestaande polissen herzien als daar, bijvoorbeeld als gevolg van gestegen prijzen, redenen voor bestaan. Vanzelfsprekend moet er een systeem bestaan om nieuwe aanschaffingen of afstotingen, maar ook andere toe of afgenomen risico’s, direct te melden zodat het bestuur of de betrokken bevoegde functionaris zijn/haar maatregelen kan nemen.

Meest voorkomende regelingen

Hieronder volgt een overzicht van de meest voorkomende regelingen. In dergelijke regelingen staat bijvoorbeeld omschreven wie waarvoor bevoegd is, welke afspraken er zijn met betrekking tot het geven of aannemen van geschenken, welke eisen er aan de volledigheid en controleerbaarheid worden gesteld, hoe de procedure voor het maken van het jaarverslag is, waartoe de penningmeester eventueel alleen bevoegd is, etc. Nadere uitwerking van veel van deze regelingen is met het zoekvenster te vinden in verschillende artikelen in deze Vraagbaak.

A Bestuur
  1. Statuten
  2. Huishoudelijk reglement
  3. Regeling Financiële administratie
  4. Vaste bestuurscommissie(s)
  5. Regeling deelnemersraad
  6. Regeling geschenken
  7. Regeling privé bijeenkomsten
  8. Regeling reproductiebureau
  9. Regeling uitleningen
B Beleidsvoering
  1. Jaarverslag – beleids- en werkplan
  2. Begroting en jaarrekening
C Financieel beheer
  1. Regeling financieel beheer
  2. Richtlijnen penningmeester
  3. Regeling toegelaten leveranciers
  4. Regeling vergoedingen
  5. Regeling bijdragen en tarieven
  6. Vergoedingen
D Beheer accommodaties
  1. Regeling goederenvoorraad, opslag, inkoop verkoop en transport
  2. Regeling buffetbeheer
  3. Bijdragen en tarieven lopend (boek)jaar
    1. zaalgebruik
    2. buffettarieven
    3. tarieven reproductie
    4. tarieven audiovisuele en andere middelen en inventaris
E Personeel
  1. Algemeen personeelsbeleid
  2. Functiebeschrijvingen
    1. zakelijk leider
    2. beheerder
    3. conciërge
    4. huishoudelijk medewerker
    5. overig beheerspersoneel
    6. vrijwilliger beheer
  3. Stagebeleid
  4. Tijdsregistratie

Etc.