Doelgroepen betrekken bij beheer

Gebruikers betrekken bij het beheer van een dorps- of gemeenschapshuis heeft twee kanten. Een makkelijke, omdat het beheer van een accommodatie een afgebakend terrein is, en een moeilijke, omdat het vaak om specifieke technische zaken gaat. Hoe dan ook, participatie door vertegenwoordigers van gebruikersgroepen vergroot de betrokkenheid bij het beleid. Het geeft de accommodatie bovendien de gelegenheid om gratis kennis te vergaren door binnen het potentieel van de gebruikers(groepen) te zoeken naar tot dan toe ontbrekende kennis.

Beheersaspecten

Op alle beheersaspecten kan deelname van gebruikers(groepen) welkom zijn. Er zijn twee hoofdgebieden van beheer, te weten:

  • het beheer van bar of kantine
  • het beheer van het gebouw
  • Tot het beheer van bar of kantine is te rekenen:
  • de exploitatie als zodanig
  • de wet en regelgeving met betrekking tot de barexploitatie
  • Tot het beheer van het gebouw moet worden gerekend:
  • de huur/verhuur
  • de wet en regelgeving met betrekking tot verhuur
  • de technische en financiële aspecten van de bouw/verbouw/investering

De betrokkenheid van doelgroepen kan zich uitstrekken van meedenken over- tot mee beslissen over beheersaspecten.

Hoe

Hoe men gebruikers betrekt bij het beheer is van diverse factoren afhankelijk:

  • hoeveel waarde hecht het bestuur aan die betrokkenheid en hoe noodzakelijk is die?
  • hoe groot is de bereidheid bij de gebruikers om betrokken te worden en hoever gaat die betrokkenheid? (denk daarbij ook aan aansprakelijkheid).

Het betrekken bij het beheer werkt alleen als gebruikers ervaren dat ze daadwerkelijk invloed hebben. Verder speelt ook het gegeven dat subsidiënten soms eisen dat gebruikers op de een of andere manier betrokken worden.

Praktijkvoorbeelden van betrokkenheid bij het beheer:

  • Gebruikersgroepen zorgen zelf voor hun natje en droogje tijdens hun verblijf.
  • Gebruikersgroepen laten de ruimte zodanig achter dat deze klaar staat voor de volgende gebruiker.
  • Gebruikersgroepen hebben een sleutel van de accommodatie (zie sleutelplan) en beheren het gebouw zelf tijdens hun verblijf. Een vrijwilligerswijzer met instructies kan daarbij een goed hulpmiddel zijn.
  • Gebruikersgroepen zorgen voor een afgesproken aantal vrijwilligers die worden ingezet bij algemene beheerstaken.
  • Gebruikersgroepen spelen een rol bij het onderhoud.

Permanent – incidenteel

Gebruikersgroepen betrekken bij het beheer zal doorgaans het meeste effect sorteren als dit regelmatig gebeurt. De meest voor de hand liggende vorm is dan de instelling van een commissie, zie hiervoor ook commissieverslag en reglement commissies. Worden gebruikers betrokken bij de bouw of verbouw van de accommodatie dan spreekt het voor zich dat die betrokkenheid niet permanent is.
Kijk ook bij Doelgroepen betrekken bij besluitvorming.