Draaiboek evenementen

Geactualiseerd februari 2019

De organisatie van een evenement als een jubileum of een buurtfeest kent veel facetten. En al die facetten zijn nodig om tot een goed resultaat te komen. Iets vergeten doet afbreuk aan de kwaliteit of, erger nog, levert misschien financiële tekorten op of gevaarlijke situaties. Het is dus belangrijk overzicht te krijgen en te houden. Een goed middel daarvoor is het draaiboek. In een draaiboek noteert u welke taken er op welk moment en door wie moeten worden gedaan. Op elke vergadering wordt het draaiboek bekeken. Taken die zijn afgerond krijgen de vermelding ‘gedaan’. Nieuwe taken worden toegevoegd. Ook daar wordt weer aangeven wie het doet en wanneer het klaar moet zijn. Door geregeld een nieuwe versie te maken (zet steeds de datum van de versie op een vaste plaats op het eerste blad) is er steeds een goed overzicht van de stand van zaken. Gooi oude versies direct weg!

Het succes van een draaiboek is natuurlijk afhankelijk van het vermogen om van te voren te bedenken wat er voor de organisatie allemaal gedaan moet worden. Het stappenplan evenementen kan daarbij helpen. Daarnaast is het aan te raden mensen in te schakelen die ervaring hebben met evenementen. Wees ook niet bang in een vroeg stadium te informeren bij de gemeente. Dit kan nare verrassingen voorkomen wat betreft vergunningen e.d.

Een draaiboek is makkelijk te maken en bij te houden met een computerprogramma. Klik hier voor een voorbeeld van een draaiboek in het programma Excel.