Evaluatie vrijwilligers

De evaluatie van vrijwilligers is een onderdeel van het vrijwilligersbeleid. Een vergelijking met het functioneringsgesprek als onderdeel van het personeelsbeleid ligt voor de hand. Maar er is een fundamenteel verschil. Immers, waar het functioneringsgesprek plaatsvindt binnen het kader van een dienstbetrekking, is dat met de evaluatie van vrijwilligers duidelijk niet het geval.

Waarom evalueren?

De evaluatie van vrijwilligers moet ervoor zorgen dat de vrijwilligers hun taken goed en met plezier blijven vervullen. Een evaluatie is een goede gelegenheid om mensen aan het woord te laten over hun persoonlijke ervaringen en verwachtingen. De relatie wordt hierdoor bestendigd.
Onderwerpen die aan de orde komen zijn onder andere: hoe de vrijwilliger de taak ervaart, de samenwerking met anderen, de motivatie en de begeleiding.

Individuele- of groepsgewijze evaluatie

Wanneer de gespreksonderwerpen een persoonlijk karakter hebben is een individueel gesprek het meest geschikt. Bijvoorbeeld wanneer er problemen zijn met personen of werkzaamheden. Maar ook als het gaat om de individuele ontwikkelingsmogelijkheden van de vrijwilliger binnen de accommodatie. Het individuele gesprek biedt een veilige situatie die bevorderlijk is voor de openheid.

Een groepsgewijze benadering is aan te bevelen wanneer:

  • samenwerking aan de orde is.
  • vrijwilligers groepsgewijs samenhangende taken uitvoeren.
  • vrijwilligers dezelfde taken verrichten op verschillende tijdstippen waardoor er normaal weinig gelegenheid is voor uitwisseling.

In z’n algemeenheid kun je zeggen dat het uitwisselen van ervaringen en het gezamenlijk zoeken naar oplossingen van problemen de motivatie bevordert. De groepsevaluatie kan ook in de vorm van een gezellig samenzijn worden gegoten. Bijvoorbeeld door het gesprek te laten volgen door een feestelijke activiteit, een lezing, een scholingsactiviteit, e.d. Het zal de onderlinge band tussen de vrijwilligers en daarmee hun binding met de accommodatie versterken.

Uitgangspunten

Openheid en tweerichtingsverkeer

  • De gesprekken moeten een open karakter hebben. De vrijwilligers moeten zich vrij voelen vragen te stellen en opmerkingen te maken.
  • Openheid wordt gestimuleerd door tweerichtingsverkeer. Niet alleen de vrijwilligers voeren het woord, ook de vertegenwoordigers van de accommodatie nemen actief deel aan het gesprek. Daaruit blijkt de interesse voor de ervaringen van de vrijwilligers.
  • Vanuit die wederkerigheid kunnen goede afspraken voor de toekomst worden gemaakt.

Streven naar overeenstemming

onderstreep het gezamenlijke belang dat bestuur én vrijwilligers hebben bij het goed draaien van de accommodatie.
vraag van alle deelnemers aan het gesprek knelpunten in het functioneren te benoemen en de intentie om in goed overleg tot gezamenlijke oplossingen te komen.

Gericht zijn op de toekomst

Bespreek de nieuwste ontwikkelingen, dat vergroot de kans dat de ambities van de vrijwilligers in overeenstemming blijven met wat de accommodatie kan bieden.

De spelregels

Vertrouwen

Voor de vrijwilliger(s) kan het uitmaken met wie het gesprek namens de accommodatie wordt gevoerd. Het zal iemand moeten zijn die op de hoogte is van de werkzaamheden en die het vertrouwen geniet.

De grootte van de accommodatie speelt hier een rol. Bij een klein dorpshuis zullen het bestuur en de eventuele beheerder dicht bij de werkzaamheden van de vrijwilligers staan. Ze werken geregeld samen. In een grote gemeenschapsaccommodatie zal dit vaak anders liggen. Het bestuur opereert op afstand en zal niet altijd alle vrijwilligers kennen. Deelname van een bestuurslid aan het evaluatiegesprek kan dan een ongewenste afstand scheppen. Degene die de begeleiding of coördinatie van de vrijwilligers tot taak heeft kan in hun plaats het gesprek voeren.

Organisatie en tijdstip

  • informeer de vrijwilligers vooraf mondeling of in de uitnodigingsbrief over de bedoeling van het gesprek. Dit voorkomt verkeerde verwachtingen en kan onnodige spanning bij de vrijwilligers voorkomen.
  • geef zo nodig aan dat het gesprek vertrouwelijk is en dat de privacy van de vrijwilligers wordt gewaarborgd.
  • stuur de vrijwilligers een agenda en een vragenlijst die in het evaluatiegesprek aan de orde komen. Zo kunnen zij zich goed voorbereiden.
  • vraag de vrijwilligers om agendapunten.
  • houdt bij datum een tijdstip rekening met de agenda van de vrijwilligers.
  • plan voldoende tijd en een geschikte plek voor het gesprek.

Inhoud van het gesprek

  1. Verslag vorige evaluatie
    • zijn alle afspraken uitgevoerd?
  2. De taken
    • hoe het de vrijwilliger vergaat; wat gaat goed, wat minder goed en waar ligt dat aan?
    • beantwoordt de taak aan het idee dat de vrijwilliger hier vooraf van had?
    • Is de vrijwilliger door de accommodatie voldoende toegerust voor zijn of haar taken?
    • hoe is de werksfeer?
    • hoe verloopt de samenwerking?
    • functioneert het werkrooster?
    • hoe zijn de werkomstandigheden?
  3. Motivatie en ambities
    • is de vrijwilliger nog tevreden met de huidige taak?
    • welke taken zou hij of zij erbij willen hebben en welke liever willen afstoten?
  4. Persoonlijk perspectief
    • welke taken ziet de vrijwilliger als kans zich (verder) te ontplooien. Hierbij staat niet centraal wat vanuit de accommodatie nodig is, maar wat de accommodatie hierin kan betekenen, bijvoorbeeld door het aanbieden van scholing.
  5. De begeleiding
    • voldoet de begeleiding?
    • is er voldoende begeleiding?
  6. Overige punten.
    • beloning

Klik hier voor een formulier evaluatiegesprek.

Verslaglegging

Aan het eind van het gesprek worden besluiten en actiepunten schriftelijk vastgelegd. Spreek af wie wanneer welke acties onderneemt. Laat het verslag goedkeuren door / stuur het ter kennisgeving aan alle deelnemers aan het gesprek.

Vervolg

  • afspraken moeten worden uitgevoerd en gevolgd.
  • spreek elkaar aan op de uitvoering van afspraken.
  • volg en begeleid vrijwilligers die zich verder willen ontplooien.
  • controleer in de volgende evaluatie of alle afspraken zijn nagekomen.

Valkuilen

Evaluatiegesprekken voeren is lang niet iedereen gegeven. De uitkomsten van deze gesprekken kunnen buitengewoon sfeerbepalend zijn. Het is daarom beslist niet overdreven om eventueel externe deskundigheid hierbij in te roepen of de gespreksleiders namens de accommodatie hierin te scholen. Rekening dient in ieder geval te worden gehouden met de volgende veel voorkomende valkuilen:

  • laat het geen beoordelingsgesprek worden. Dat is niet de afspraak en kan demotiverend werken.
  • complimenten geven mag, maar pas op met een voorkeursbehandeling voor sommige vrijwilligers (het gevaar van een informele rangorde).
  • dring niets op maar overleg.
  • let op dat niemand vanuit persoonlijk belang anderen benadeelt.