Financieel beleid

Financieel beleid kunnen we omschrijven als “het leiden en regelen van zaken en personen overeenkomstig de visie, missie en strategie van een organisatie”. Of nog anders gezegd, financieel beleid is het beantwoorden van de vragen:

  • welke diensten willen we als gemeenschapshuis aanbieden?
  • tegen welke prijs?
  • waarmee willen (of moeten) we daarbij rekening houden?

Onderstaand schema laat het verband zien tussen het inhoudelijk beleid enerzijds (dat is dus de vertaling van de visie, missie en strategie van het dorps- of gemeenschapshuis) en anderzijds het financieel beleid.

Inhoudelijk beleid Financieel beleid
Basisdoel Financiele mogelijkheden organisatie
Beleidsplan Meerjarenbegroting Investeringsbegroting
Werkplan Jaarbegroting Liquiditeitsbegroting
Activiteitenplan Werkbegroting
Uitvoering Registratie van feiten en cijfers Liquiditeitsbegroting
Tussentijdse evaluatie Budgetbewaking
Evaluatie Resultatenrekening en balans

Financieel beheer

Financieel beleid en beheer kunnen dus niet los van elkaar worden gezien. Het financiële beleid, zoals we dat zien weergegeven in de verschillende begrotingen, loopt als het ware over in het financiële beheer, weergegeven door registratie, controle en rapportage. De vastleggingen van beleidsvoornemens in allerlei begrotingen enerzijds en de registratie/rapportage over die werkelijkheid anderzijds, maakt het een bestuur mogelijk inzicht te krijgen in:

  • de uitkomsten van het ingezette beleid en
  • de consequenties en kosten van het voorgenomen beleid

Met behulp van een geschikt managementinformatiesysteem kan vooraf, tijdens en achteraf worden bijgestuurd en verantwoording worden afgelegd.

Besturen en financieel management

Financieel management (financieel beleid en beheer) is een belangrijk onderdeel van het bestuursbeleid. Daarnaast onderscheiden we nog andere beleidsgebieden zoals het personeelsbeleid, de marketing en het hele bedrijfsproces. Verder spelen diverse (omgevings)factoren een rol. De belangrijkste zijn de gebruikers van de accommodatie, de concurrenten en de externe ontwikkelingen. Naar de mate waarin individuele besturen van dorps- en gemeenschapshuizen er beter in slagen al deze zaken te beheersen, zullen de prestatiemogelijkheden toenemen.

Financieel management

Taken van financieel management zijn:

  • het verwerven van middelen
  • het verdelen en besteden van middelen
  • het administreren, informeren en verantwoorden
  • het liquiditeits- en vermogensbeheer.

verwerven van middelen

Naast de verdiensten uit verkoop en verhuur zijn subsidies, contributies, en deelnemersbijdragen de belangrijkste inkomstenbronnen.

verdeling van middelen

De verdeling van middelen naar kostensoorten is meestal in de begroting opgenomen.

besteding van middelen

Besteden van middelen betekent naast het doen van uitgaven het beheersen van de geldstromen. Aan de ene kant zijn daarom bijvoorbeeld duidelijke bestel- en factureerprocedures nodig, evenals afspraken rond de administratieve organisatie. Aan de andere kant moeten bevoegdheden en verantwoordelijkheden duidelijk worden aangegeven.

administreren, informeren en verantwoorden

De administratie moet managementinformatie kunnen leveren. Die managementinformatie moet regelmatig, in feite op elk gewenst moment, beschikbaar zijn. Het vereist de nodige inspanning om een deugdelijk systeem van managementinformatie op te zetten, maar de organisatie zal hier veel baat bij hebben. Men hoeft dan niet langer ad hoc op zoek te gaan naar gegevens omdat deze automatisch en met de gewenste regelmaat beschikbaar zijn.

liquiditeits- en vermogensbeheer

Onder liquiditeits- en vermogensbeheer verstaan we de interne fondsvorming, investeringsbegrotingen, liquiditeitsbegrotingen, meerjarenramingen en duidelijke afspraken over uiterste betalingstermijnen en snelheid van afhandeling van facturering.

Management informatie

Financieel management kan alleen goed worden uitgevoerd op basis van een adequate (financiële) administratie en informatievoorziening.

Financiële administratie

De financiële administratie omvat ten minste de volgende functies en regelingen:

Functies:

de boekhouding, bestaande uit grootboek, crediteuren- en debiteurenadministratie
de opstelling van begrotingen, calculaties en analyses
de declaraties, facturering, liquiditeitsbeheer
de salarisadministratie
de voorraadadministratie
Regelingen:

volledigheid
controleerbaarheid
functiescheiding, vooral met betrekking tot de bar.
praktische procedures die te maken hebben met zaken als bestellingen, behandeling van inkomende en uitgaande facturen, declaraties, aangaan van verplichtingen, kasbeheer en archivering.

Informatievoorziening

Met betrekking tot de informatievoorziening zijn er twee vragen te beantwoorden: welke informatie en voor wie is die informatie bestemd?

1. Welke informatie is afhankelijk van de individuele behoefte.

  • Minimaal zal informatie nodig zijn om de kosten te beheersen en de opbrengsten te maximaliseren. De informatie zal dus periodiek inzicht moeten geven in de kosten en opbrengsten. Overschrijdingen (of onderschrijdingen) ten opzichte van de begroting kunnen bijvoorbeeld door middel van budget-vergelijkingsoverzichten inzichtelijk worden gemaakt.
  • De informatie die nodig is om intern en extern verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid. Dat zal meestal door middel van het financieel (jaar)verslag gebeuren.
  • Informatie die nodig is voor de aangifte met betrekking tot de af te dragen belastingen en premies.
  • Het resultaat, de uitkomst van de beheersing van kosten en maximering van de opbrengsten zal uiteindelijk afgelezen worden aan het saldo op de jaarrekening.

2. Voor wie de informatie is bestemd:

  • Wie welke informatie nodig heeft kan worden beantwoord door vast te stellen wie er belang bij hebben om (managements)informatie te ontvangen.
  • Naast het bestuur (en eventuele managers) zijn dat de medewerkers, de fiscus, de uitvoeringsinstelling, de verzekeringsmaatschappij en last but not least de externe financiers (subsidiënten, banken, e.d.)