Financieel jaarverslag

Grote en kleine organisaties moeten voor intern en extern gebruik regelmatig een financiële verantwoording maken. De basis voor de financiële rapportage vormt vooral de kasverantwoording. Grote organisaties hebben al snel een uitgebreider boekhoudsysteem nodig gebaseerd op een systeem van dubbel boekhouden. Als de basis voor de samenstelling van een financieel rapport het tabellarisch boek is dan vormen de kolommen voor inkomsten en uitgaven samen de resultaten(rekening). Zijn de inkomsten hoger dan de uitgaven dan is er sprake van een positief resultaat (winst), omgekeerd van een negatief resultaat (verlies).

De kolommen van kas en bank vormen samen de balans(rekening). Het totaal van deze kolommen wordt ook wel vermogen genoemd. Zijn de saldi van de kas en bankkolommen aan het einde van een periode hoger dan aan het begin dan is het vermogen toegenomen. De toename van het vermogen is in beginsel gelijk aan het positieve verschil tussen de totalen van de inkomstenkolommen minus de totalen van de uitgavenkolommen. Zijn de saldi van kas- en bankkolommen aan het einde van een bepaalde periode lager dan aan het begin dan is het vermogen afgenomen. De afname is in principe gelijk aan het negatieve verschil tussen de totalen van de inkomstenkolommen minus de totalen van de uitgavenkolommen. Vaak kan niet volstaan worden met alleen de gegevens uit het tabellarisch boek. De gegevens uit het tabellarisch boek dienen nog aangevuld met gegevens uit een vorige periode of gegevens uit een toekomstige periode. Meestal zijn ook nog waarderingsgegevens nodig. Denk in dit verband bijvoorbeeld aan de waardedaling van investeringen.

Verantwoording

Van de drie hoofdtaken van de penningmeester willen we de derde taak, het informeren en verantwoorden, wat uitvoeriger belichten. Eerder hebben we dat genoemd: cijfers vertalen in informatie over de organisatie. De financiële administratie, met daarin opgenomen de boekhouding als hoofdrolspeler, is daarbij een niet te missen instrument. De financiële administratie moet informatie leveren om intern en extern verantwoording af te kunnen leggen, bijvoorbeeld:

  • om te kunnen sturen middels een budgetvergelijkend overzicht;
  • om te kunnen afrekenen middels een balans en resultatenoverzicht.

In de volgende paragrafen zal de informatiefunctie nader worden toegelicht.

Financieel beleid

Eerder is beschreven dat een begroting een middel kan zijn bij het voeren van het bedrijfsbeleid. Financieel beleid voeren is het zodanig omgaan met de (beschikbare) geldmiddelen, dat men aan de financiële verplichtingen kan blijven voldoen. Financieel beleid is niet los te koppelen van het bedrijfsbeleid. Met andere woorden, het beleid dat een instelling voert om de in het plan omschreven doelstelling te realiseren, heeft bepaalde financiële consequenties tot gevolg. Een doelstelling kan op verschillende manieren en in verschillende mate gerealiseerd worden en daarmee verschillende financiële gevolgen hebben.

Begrotingsbewaking

De begroting is een middel om het financieel beleid, gevoerd over een bepaalde periode, te toetsen door de werkelijke financiële gegevens te vergelijken met die (deel-)begroting.

De werkelijke cijfers zijn de weergave van het gevoerde financieel beleid, waartegenover in de begroting het te voeren financieel beleid is aangegeven; de afwijking tussen beide moet te verklaren zijn. Een en ander kan men tot uitdrukking brengen in een begrotingsbewakingsoverzicht. Hierbij worden de cijfers uit de boekhouding (werkelijkheid) vergeleken met die uit de begroting (eventueel omgerekend naar een deelperiode) en bovendien de verschillen aangegeven. De verschillen zijn aanleiding om de noodzakelijke (bestuurlijke) beslissingen te nemen, zoals het schuiven in prioriteitsstelling, aanvragen van aanvullende subsidies, etc.

Dergelijke overzichten dienen dus als besturingsmiddel (voor het bestuur) om richting te geven zowel aan het beleid van de organisatie als aan het financieel beleid, ter beheersing van de geldmiddelen. Deze rapportage zal op van te voren vastgestelde tijdstippen verstrekt moeten worden om het bestuur tijdig te informeren en de kans te geven in te grijpen.

Hoe vaak het overzicht gemaakt moet worden is afhankelijk van factoren als de omvang van de begroting, wensen van het bestuur naar de mate van inzicht in het beleid, onverwachte uitgaven etc. Bij de opstelling van het begrotings-bewakingsoverzicht moet rekening gehouden worden met de werkelijke cijfers uit de boekhouding, maar ook met reeds aangegane verplichtingen die betrekking hebben op de betreffende (deel-)periode maar nog niet tot een mutatie in de geldmiddelen hebben geleid, of ontvangen inkomsten die niet betrekking hebben op de periode maar al wel tot een geldmutatie hebben geleid (de zogenaamde transitoria).

Soms zal het overzicht uitgebreid moeten worden naar een langere periode. Zou namelijk alleen voor één specifieke periode individueel de begroting vergeleken worden met de werkelijkheid, dan kan dit een vertekend beeld geven en lijken ‘alsof er geen vuiltje aan de lucht is’. Bij ongewijzigde voortzetting van het beleid kan de toekomst anders zijn dan het begrotings-bewakingsoverzicht over die specifieke periode doet vermoeden. Om grote afwijkingen te voorkomen, kunnen vooraf maatregelen genomen worden. Bijvoorbeeld dat het beschikbare bedrag in de begroting voor een bepaalde periode niet overschreden mag worden zonder vooraf goedkeuring aan het bestuur te hebben gevraagd. Ook hier is het weer van belang dat, om dergelijke overzichten zo optimaal mogelijk te kunnen maken, de boekhouding dezelfde indeling heeft als de begroting; grootboekrekeningen en begrotingsposten moeten aan elkaar gerelateerd zijn.

Financiële verantwoording

Elke organisatie (vereniging of stichting) is verplicht om binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een balans en een resultatenrekening, oftewel een financieel verslag te maken. De boekhouding vormt hiervoor de basis. Door het samenstellen en publiceren van een balans en resultatenrekening laat de penningmeester (het bestuur) zowel naar binnen als naar buiten zien hoe de in dat jaar ontvangen gelden zijn besteed.

De boekhouding van de organisatie heeft vijf functies:

  1. De registrerende functie
    De boekhouding geeft een overzicht van de financiële gebeurtenissen, die zich in het leven van de organisatie afspelen.
  2. Een verantwoordingsfunctie
    De wet verplicht een organisatie op basis van de boekhouding de jaarstukken van de organisatie op te stellen.
  3. Een beleidsondersteunende functie
    De begroting van het komende jaar wordt cijfermatig grotendeels opgesteld vanuit de boekhouding van het lopende jaar.
  4. Een controlerende functie
    De kascommissie gebruikt de boekhouding bij het controleren van de boekhouding, de subsidiegever controleert of het beschikbaar gestelde geld naar behoren is gebruikt.
  5. Een bewijsfunctie
    Mocht de organisatie ooit betrokken raken in een conflict, dan heeft een goed opgebouwde en zoveel mogelijk volledige boekhouding een sterke bewijskracht.

Regelmatig, nauwkeurig en toegankelijk boekhouden is dus van groot belang. De penningmeester beheert de geldmiddelen, maar het bestuur van de organisatie blijft verantwoordelijk. Het bestuur zal geregeld geïnformeerd moeten worden en het kasverslag zal in de bestuursvergadering besproken moeten worden, voor het aan de ledenvergadering wordt voorgelegd. Het bestuur zal aan de hand hiervan het financieel beleid kunnen voeren.

Vermogen, balans en resultatenrekening

Elke organisatie, groot of klein, bezit wel enig vermogen. Als het kasgeld dat de organisatie heeft het enige is dat ze bezit, is dat haar vermogen. Meestal bezit de organisatie meer. Waaruit het vermogen precies bestaat, is te (laten) zien door een zogenaamde ‘vermogensopstelling’ te maken.

Op het overzicht dat we balans noemen, komen aan de linkerkant de waarden van alle eigendommen (de vermogensbesteding) te staan en aan de rechterkant de schulden inclusief het eigen vermogen (de vermogensherkomst). Links en rechts op de balans zijn altijd aan elkaar gelijk, vandaar de naam balans (= weegschaal). De balans geeft een beeld van het vermogen op een bepaald moment. De balans die aan het einde van een periode (meestal een jaar) wordt opgemaakt, laat normaal gesproken een verschil zien met de balans die aan het begin van die periode bestond. Logisch, want er zijn uitgaven gedaan en inkomsten verkregen.

Grote organisaties zullen om een balans en resultatenrekening te kunnen maken eerst alle mutaties van kas, bank en giro in een grootboekhouding moeten verwerken. In een kleine organisatie kan dat meestal anders. In veel gevallen kunnen balans en resultatenrekening (samen het financiële jaarverslag) gemaakt worden met behulp van een tabellarisch kas/bank/giroboek.

1. Resultatenrekening

Om een resultatenrekening te maken sluit u eerst het tabellarisch kas/bank/giroboek af. U telt alle kolommen zowel aan de ontvangstzijde als aan de uitgavenzijde door.

De kas-, bank- en girokolommen samen horen links en rechts aan elkaar gelijk te zijn. Ook dienen de totalen van de rubriekskolommen samen links en rechts gelijk te zijn aan elkaar en aan de totalen van kas-, bank- en girokolommen. Hierna kunt u de rubriekstotalen gaan overnemen in een zogenaamd resultatenoverzicht.

Een voorbeeld: resultaten over het jaar 2001

 Lasten  Baten
 Huisvesting  €   40.000,-  € 25.000,-
 Organisatie  €   27.500,-
 Activiteiten  €   80.000,-  €   75.000,-
 Subsidie  €   40.000,-
 Saldo Verlies/winst  €   7.500,-
 Totaal  € 147.500,-  € 147.500,-

Het resultatenoverzicht geeft een saldo. Zijn de lasten hoger dan de baten dan is er sprake van verlies. Omgekeerd is er sprake van winst. In bovenstaand voorbeeld blijken onder andere de activiteiten verliesgevend.

Een negatief of positief resultaat (verlies of winst) is van invloed op het vermogen van de organisatie. Om te weten hoe groot dat vermogen is, en om de veranderingen die in het vermogen optreden door het resultaat, moet aan het begin en het einde van het boekjaar een balans worden opgemaakt. Hoe dat werkt laten we hieronder zien.

2. Balans

De balans is een overzicht van de vermogenstoestand waarin de organisatie verkeert op de dag waarop de balans wordt opgemaakt. Het opmaken van de balans wordt daarom wel ‘momentopname’ (of foto) genoemd.

Een voorbeeld: balans per 31 december 2001

 Activa  Passiva
 Inventaris  € 30.000,- Eigen  vermogen  € 25.000,-
 Voorraad  € 20.000,- Schulden lang  € 35.000,-
 Bank  € 10.000,- Schulden kort  €  5.000,-
 Kas  €  5.000,-
 Totaal  € 65.000,-  Totaal  € 65.000,-

Links op het overzicht staan alle zaken van waarde die eigendom van de organisatie zijn, ‘activa’. Deze bezittingen kunnen zijn: geld, vorderingen (schulden van anderen aan de organisatie), inventaris. Rechts op het overzicht staan alle schulden die de organisatie heeft, ‘passiva’. Schulden kunnen zijn: schuld aan de bank, leningen, schuldeisers (leveranciers). In het voorbeeld staan twee soorten schulden genoemd: korte en lange. Korte schulden zijn schulden die binnen een termijn van één jaar weggewerkt moeten zijn, en lange schulden gaan dus het ene jaar te boven. Als we de waarde van alle bezittingen bij elkaar tellen en daar de som van alle schulden aftrekken houden we meestal iets over. Dat overschot is het eigen vermogen. In het voorbeeld is dat € 65.000,- -/- € 40.000,- = € 25.000,-. Het eigen vermogen staat, hoe vreemd dat ook op het eerste gezicht aandoet, rechts op de balans. Het eigen vermogen is echter niets anders dan een schuld aan de eigenaars/ oprichters /leden.

De resultaten zijn van invloed op het vermogen. Als we de balans en de resultatenrekening van de voorbeelden hiervoor als van een en dezelfde organisatie beschouwen dan zou de balans per 1 januari 1998 een eigen vermogen van € 32.500,- te zien hebben gegeven. De organisatie heeft immers over 1998 een verlies van € 7.500,- geleden. Dit verlies wordt in mindering gebracht op het eigen vermogen.

Meestal worden in het financiële jaarverslag de belangrijkste balansposten nader toegelicht. Zeker is dat het geval als de nieuwe balans grote verschuivingen ten opzichte van de vorige laat zien. De resultatenrekening wordt meestal getoond samen met de begrotingscijfers. Ook hier worden belangrijke afwijkingen toegelicht.
In kleine organisaties wordt het rapport van de ascommkissie’ aan het jaarverslag toegevoegd. In dat rapport staan de bevindingen van de commissie over de wijze waarop de boekhouding is gevoerd, en verklaringen omtrent de juistheid van balans en resultatenrekening. Voor grotere organisaties wordt voor die controle meestal de hulp van accountant of administratieconsulenten ingeroepen. Controle en goedkeuring van kascommissie of accountant geven het bestuur en de penningmeester zelf de zekerheid dat deze zijn werk goed gedaan heeft.