Financieel jaarverslag

Geactualiseerd februari 2013

De jaarrekening is de jaarlijkse financiële rapportage waarmee een bestuur van een welzijnsaccommodatie zichzelf en anderen inzicht verschaft in de uitkomsten van het gevoerde beleid. De periode waarover verslag wordt gedaan is meestal een kalenderjaar. Door het gerealiseerde financiële beleid te toetsen aan de begroting geeft het bestuur zich rekenschap van de mate waarin ze de doelen heeft gerealiseerd. Een welzijnsaccommodatie die systematisch te werk gaat heeft die doelen geformuleerd in een beleidsplan. (kijk ook bij financieel beleid en begroting).

De inhoud

De jaarrekening bestaat uit:

  • een balans
  • een winst- of verliesrekening *
  • een toelichting

* Bij een vereniging of stichting (de meest voorkomende rechtspersoon van welzijnsaccommodaties) spreekt men, anders dan in het bedrijfsleven, meestal niet van winst- of verliesrekening maar van de staat van baten en lasten.

De balans en de staat van baten en lasten zijn overzichten waarin alle bedragen die betrekking hebben op de periode waarover gerapporteerd wordt op een rijtje zijn gezet. Meestal gaat de balans opstelling vergezeld van:

  • vergelijkende cijfers van het vorige jaar

terwijl de staat van baten en lasten vaak vergezeld gaat van:

  • de begroting van het betreffende jaar
  • soms ook begrotingscijfers van het lopende jaar (wanneer het nodig is bijstelling van de cijfers van het nog lopende jaar te onderbouwen).
  • Vergelijkende cijfers van het vorige jaar

De staat van baten en lasten geeft het overzicht van de financiële gebeurtenissen met betrekking tot een bepaalde periode (meestal een jaar).
De balans geeft een overzicht van de financiële toestand op een bepaald moment. Meestal aan het begin en aan het einde van die betreffende periode. De Staat van baten en lasten zegt dus alles over de gang van zaken. De balans laat de stand van zaken zien.

Wettelijke regels

Organisaties zijn niet helemaal vrij in de wijze waarop zo’n belangrijk overzicht als de jaarrekening moet worden opgesteld. Weliswaar geldt de Wet op de Jaarrekening, zoals die onder andere voor BV’s en NV’s bestaat, niet voor stichtingen en verenigingen, maar toch zullen veel welzijnsaccommodaties in de praktijk aansluiting zoeken bij die wetgeving. Een reden daarvoor is dat andere belanghebbenden, zoals (gemeentelijke) subsidiënten, meestal op die wet gebaseerde eisen hebben voor het samenstellen van de jaarrekening, evenals de belastingdienst en accountants.

Het Burgerlijk Wetboek (BW) schrijft in boek 2 artikel 10 van de algemene bepalingen onder andere:

  • het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alle werkzaamheden van de rechtspersoon [- – -] op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken etc. op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.
  • het bestuur is verplicht [- – -] jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon te maken en op papier te stellen.
  • het bestuur is verplicht de hiervoor bedoelde bescheiden gedurende zeven jaren te bewaren.

De balans

De Wet op de Jaarrekening geeft een aantal regels waaraan de opstelling van de balans en winst- en verliesrekening (staat van baten en lasten) moeten voldoen.

De balans moet bijvoorbeeld onderscheid maken in Activa en Passiva. Activa en passiva kennen op hun beurt weer een vaste indeling in vier blokken. Klik hier voor een voorbeeld.

Klik hier voor een praktijkvoorbeeld van een balans van een welzijnsaccommodatie. Door de pagina’s met de activa en de passiva naast elkaar te leggen ontstaat een goed overzicht.

Toelichting op het praktijkvoorbeeld

Door de balanswaarden in groepen tegenover elkaar te zetten is gemakkelijk te zien of de organisatie een gezonde financiële opbouw kent:

  • De waarde van de vaste activa moet gelijk zijn (gefinancierd zijn) met eigen vermogen of vreemd vermogen (lang lopende leningen).
    Voorbeeld: een herinrichting die in 10 jaar wordt afgeschreven (die 10 jaar mee moet kunnen en in die periode terugverdiend moet worden) kan zonder eigen middelen niet met een kort lopende lening worden gefinancierd.
  • Wat voor de vastgelegde activa en hun financiering geldt, geldt omgekeerd ook voor de kortlopende schulden. Die moeten kunnen worden betaald uit de aanwezige vlottende (liquide) geldmiddelen, snel vlottend te maken voorraden of vorderingen. Of dat evenwicht tussen vlottende activa en kort vreemd vermogen bestaat, is bij een opstelling zoals in het voorbeeld gemakkelijk van de balans af te lezen.

Reserves en voorzieningen

Reserves en voorzieningen worden nogal eens over een kam geschoren, maar zijn duidelijk verschillende zaken. Reserves worden tot het eigen vermogen gerekend en voorzieningen tot de schulden.

  • Reserves worden gevormd door overschotten (winsten). Als de subsidiërende overheid zich daar niet tegen verzet kunnen overschotten worden gereserveerd. Bijvoorbeeld om de weerstand van de organisatie te verhogen, omdat er slechtere resultaten worden verwacht of omdat men in de toekomst investeringen met eigen geld wil financieren.
  • Voorzieningen worden daarentegen gevormd omdat men nog nadelige resultaten verwacht uit nog niet afgeronde activiteiten. Of omdat men risico’s of verplichtingen verwacht in de nabije toekomst.

Waardering

De Wet op de jaarrekening schrijft voor dat de waardering (de waarde in geld) die men aan de activa en passiva toekent, volgens maatschappelijk aanvaardbare normen moet plaatsvinden en getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte van het vermogen moet weergeven. In de verplicht bij te leveren toelichting op de jaarrekening zal daarom moeten worden aangegeven volgens welke bestendige gedragslijn de waardering van de verschillende componenten uit de jaarrekening heeft plaatsgehad. Dus bijvoorbeeld tegen kostprijs, tegen actuele marktwaarde, etc.

Bestendige gedragslijn

Bestendig betekent zoveel als ‘duurzaam en stelselmatig’. In de financiële administratie wil dat zeggen dat men de wijze van administreren niet telkens mag wijzigen. Als een gebruikte indeling, methode of benaming minder adequaat blijkt te zijn, kan het toch goed zijn daarmee door te gaan om vergelijking met voorgaande jaren mogelijk te laten blijven. Wijzigt men de indeling wel, dan mag dit alleen met een duidelijke toelichting en aanpassing van relevante vergelijkende cijfers.

De Staat van baten en lasten

Deze kan op verschillende manieren worden opgemaakt. Qua vorm kan worden gekozen uit een scronto (voorbeeld laten zien) en een staffel (voorbeeld laten zien). Welke de voorkeur verdient is niet te zeggen. Evenmin is voor iedereen aan te geven hoe de cijfers moeten worden gegroepeerd. Wel zal ook hier net als bij de balans rekening moeten worden gehouden met eisen of wensen van externe belanghebbenden zoals gemeente, fiscus en accountant. Klik hier voor een voorbeeld van een staat van lasten en baten in scronto-vorm.

In de praktijk gebruikt men meestal de opstelling van het vorige jaar, tot een nieuwe bestuurder andere eisen stelt en de penningmeester vraagt een overzicht te fabriceren dat meer inzicht geeft. Organisaties zullen daar overigens niet gemakkelijk toe overgaan omdat dan ook de vergelijkende cijfers van vorige jaren en de begrotingen moeten worden aangepast. Omdat het in de staat van baten en lasten om samenvattingen van cijfers gaat is het nog belangrijker dan bij de balans dat de cijfers van de gewenste toelichting worden voorzien. Zeker in die gevallen dat sterk van de begroting of het vorige jaar wordt afgeweken.

De toelichting

Waar stichtingen en verenigingen de voor het bedrijfsleven geldende wetgeving met betrekking tot de inrichting van de jaarrekening kunnen volgen als het om de balans gaat, geldt dat niet voor de staat van baten en lasten en de toelichting. De wetgever zegt daar niets inhoudelijks over. Organisaties zijn vrij, dat wil zeggen binnen de grenzen die bijvoorbeeld door subsidiënten worden aangegeven, om daarin naar eigen inzichten te handelen.

De jaarlijkse staat van baten en lasten bijvoorbeeld omvat alle financiële transacties die in dat jaar zijn gedaan. Maar niet elke transactie afzonderlijk wordt zichtbaar gemaakt. Gelijksoortige transacties worden bij elkaar gezet. De staat van baten en lasten is dus vooral een samenvatting en recapitulatie. De kunst is dus om dat ‘bij elkaar zetten’ op zichzelf betekenisvol te laten zijn zonder dat een toelichting noodzakelijk is. Dus zijn er heldere definities nodig waaronder zaken die gelijksoortig zijn kunnen worden begrepen. Sinds jaar en dag laten welzijnsaccommodaties zich in dit opzicht bij de hand nemen door de in de praktijk gegroeide definities van gelijksoortige transacties vastgelegd in het rekeningenschema van het toenmalige ministerie van CRM.

Rekeningenschema

Het CRM rekeningenschema bestaat uit 10 hoofdrubrieken. Elke hoofdrubriek bevat een aantal subrubrieken (rekeningen). In de praktijk kunnen de meeste welzijnsaccommodaties volstaan met minder dan 100 rekeningen. Bij de administratieve verwerking in de boekhouding wordt aan elke financiële transactie het van toepassing zijnde (rekening)nummer toegevoegd. Dit leidt ertoe dat gelijksoortige financiële transacties bij elkaar op één rekening komen te staan. Kijk ook bij begroting.
Voorbeeld: als in hoofdrubriek 2, huisvestingskosten, een rekening is geopend voor energie, dan vallen daar alle uitgaven onder die dat jaar voor energieverbruik zijn gedaan, zoals uitgaven voor gas, water, elektriciteit en de bijbehorende rechten.

De hoofdindeling van dat schema ziet er als volgt uit:
Rubriek 0 vaste activa, vlottende activa, passiva w.o. eigen vermogen
Rubriek 1 personeelskosten
Rubriek 2 huisvestingskosten
Rubriek 3 organisatiekosten
Rubriek 4 activiteitskosten
Rubriek 5 bar- of kantine inkomsten- en uitgaven
Rubriek 6 subsidies
Rubriek 7 overige inkomsten zoals giften, sponsoring e.d.
Rubriek 8 activiteitsinkomsten
Rubriek 9 diverse lasten en baten

Voorbeeld verdere onderverdeling:
Elke hoofdrubriek is weer onderverdeeld,in subrubrieken of rekeningen rubriek 2 bijvoorbeeld is weer onderverdeeld en bevat aparte rekeningen voor:
2.1 huur
2.2 onderhoud
2.2.1 schoonmaakkosten
2.4 verzekeringen, belastingen
2.5 energie
etc.

Ook met een goed en helder rekeningenschema zullen jaarrekeningen, balans en staat van baten en lasten toelichtingen moeten bevatten. Meestal zijn het verklaringen van afwijkingen. Bijvoorbeeld van de verschillen tussen twee opvolgende jaren (balans) of van gebruikte of gewijzigde systematiek van waarderingen (balans) of verschillen tussen het boekjaar en de begroting (resultatenrekening).
Een heldere toelichting zal de penningmeester helpen zijn zaak te verdedigen tijdens de jaarvergadering en kan veel (onnodige) vragen voorkomen.

Meer informatie over indeling en opmaak van de jaarrekening is te verkrijgen via www.kvk.nl of www.rjnet.nl . Via Pricewaterhouse is ook de richtlijn RJ 640 te krijgen die uitgebreide aanwijzingen geeft voor de inrichting van de jaarrekening.

Accountant

De accountantscontrole heeft een bijzondere plaats in het traject van de jaarrekening. Er zijn ook welzijnsaccommodaties die kunnen volstaan met een controle van de boekhouding door een apart door het bestuur benoemde kascommissie. Zie ook instructie kasbeheer.

Het bestuur geeft dus opdracht aan een accountant of benoemt een kascommissie. De opdracht is in principe voor een jaar. De kosten voor een accountantscontrole zijn doorgaans hoog en moeten door de welzijnsaccommodatie zelf worden opgebracht. Als de subsidieverstrekkende instantie een accountantscontrole voorschrijft is het te doen gebruikelijk dat de kosten ervan in de subsidie worden betrokken. Een accountantscontrole of een controle door een kascommissie geeft de penningmeester meer zekerheid dat de boekhouding juist is gevoerd. Zeker wanneer de boekhouding omvangrijk is of wanneer deze is uitbesteed. Dat neemt echter niet weg dat de eindverantwoordelijkheid te allen tijde berust bij (de penningmeester van) het bestuur. Het blijft daarom zaak dat er kritisch naar de opdracht en de rapportage van de accountant of de commissie wordt gekeken.