Financiële administratie

Gecontroleerd maart 2014

Verantwoording en wetgeving
Bewaarplicht en archivering
Keuze registratiesysteem
Het tabellarisch kas/bankboek
Jaarstukken
Kascommissie
Het grootboek
Computerboekhouden

Registratie van financiële gegevens

Een uitgebreide omschrijving van het begrip financiële administratie of boekhouding geeft Starreveld met: ‘ de administratie die betrekking heeft op het verkrijgen, beheren, afgeven, verbruiken en verantwoorden van gelden, goederen en diensten alsmede het ontstaan en afwikkelen van vorderingen en schulden’. Daar is geen woord Frans bij, maar zoals gezegd wel lang. Hanteerbaarder is Verbart’s omschrijving: ‘het op een systematische en praktische wijze vastleggen van alle financiële gebeurtenissen in een onderneming’.

Al met al aardig om te weten wat het begrip administreren inhoudt, maar waarom al dat ‘gedoe’? En ook dat vinden we bij Starreveld: ‘het administreren dient om een organisatie te kunnen besturen en te laten functioneren en om er verantwoording over te kunnen afleggen’.

Verantwoording en wetgeving

Begrotingen en financiële rapportages dienen gebaseerd te zijn op een gedegen registratie die alle mogelijke financiële gegevens juist en tijdig moet verstrekken. Terecht, aangezien het stichtings- of verenigingsbestuur van elk gemeenschapshuis of dorpshuis daartoe ook wettelijk gehouden is. Het Burgerlijk Wetboek immers schrijft voor dat een bestuur verplicht is ‘van haar vermogenstoestand zodanig aantekening te houden dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de organisatie kunnen worden gekend’. Met andere woorden: er dient een registratie te worden gevoerd die accuraat, actueel en bovenal inzichtelijk is.

Nergens in de wet staat overigens op welke wijze deze registratie moet worden verricht. De keuze voor een te volgen systeem van registreren hangt van veel dingen af, onder andere van de omvang en complexiteit van de desbetreffende welzijnsaccommodatie. In ieder geval dient het gekozen systeem de wettelijke verplichting tot het tijdig leveren van de jaarstukken, balans en verlies en winstrekening, aan te kunnen.
Wettelijk is bovendien bepaald dat het bestuur verplicht is jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een balans en een staat van lasten en baten op te maken. Wat jaarstukken in dit verband precies zijn en wat een balans en verlies- en winstrekening daarop komen we bij keuze van systeem van registreren terug.

Naast het burgerlijk wetboek verplicht ook de belastingwetgeving de organisatie om een adequate registratie te voeren. Stichtingen en verenigingen zijn op grond van de Algemene wet inzake de rijksbelastingen administratieplichtig. De administratieplichtige, zegt het 2e lid van artikel 52, ‘moet van zijn werkzaamheden op een zodanige wijze administratie voeren en de daarmee verband houdende boeken, bescheiden en ander informatiedragers op zodanige wijze bewaren, dat te alle tijde zijn rechten en verplichtingen alsmede de overige voor de heffing van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken’.

Bewaarplicht en archivering

Over het op een zodanige manier ‘bewaren’, of liever gezegd het opslaan van gegevens, is eveneens wettelijk niets geregeld. Verderop komen we hier op terug. Over het bewaren op zich van stukken des te meer. De jaarstukken, Balans en Verlies- en winstrekening, dienen door het bestuur 10 jaar bewaard te worden. Dit vloeit voort uit zowel het Burgerlijk Wetboek als de Belastingwetgeving. Alle boeken, bescheiden en andere gegevensdragers dienen door administratieplichtigen 10 jaar bewaard te worden. Dezelfde bescheiden dienen in geval van ontbinding van de rechtspersoon zelfs nog tot 30 jaar na ontbinding bewaard te blijven. Betreffende zaken berusten dan bij een door de statuten aangewezen of, op verzoek van een belanghebbende, door de rechtbank benoemde bewaarder. Overigens is er reden om niet alleen financiële stukken te bewaren. Ander materiaal, zoals bijvoorbeeld contracten, polissen en belangrijke bestuursverslagen, krijgen ooit historische waarde, bijvoorbeeld voor het samenstellen van een jubileumboek of tentoonstelling.

Keuze systeem van registreren

Een wijze van registreren is, zoals gezegd, wettelijk niet voorgeschreven. De keuze voor een systeem hangt vooral samen met de omvang en complexiteit van de betreffende welzijnsaccommodatie. Is er sprake van een simpele organisatiestructuur, met weinig of helemaal geen personeel, een geringe omzet met weinig kosten en kostensoorten? Dan kan een eenvoudig systeem voldoende zijn om de gegevens te registreren die nodig zijn om intern verantwoording over het gevoerde beleid af te leggen. Mogelijk kan in zo’n geval een door de penningmeester bijgehouden 16- koloms tabellarisch gecombineerd kas/ bankboek toereikend zijn om de jaarstukken, balans en winst en verliesrekening, te maken.

Is de organisatie complexer, zijn er veel verschillende activiteiten, is er personeel in dienst en wordt er een behoorlijke omzet gerealiseerd met navenant veel kosten en kostensoorten? Dan is een gedegen interne organisatie met voldoende menskracht niet genoeg, dan zal er ook een computer met programmatuur èn eventueel externe hulp nodig zijn.
Maar U dient niet alleen intern verantwoording af te leggen of te sturen op basis van de geregistreerde gegevens. U moet ook rekening houden met wat men extern aan informatie en verantwoording verlangt. Een gemeente kan bijvoorbeeld als (mede)- financier in de subsidieverordening voorschrijven hoe de (financiële) verslaglegging van het dorps- of gemeenschapshuis er uit dient te zien en wanneer het moet worden ingeleverd.

Het tabellarisch kas/bank boek

Voor organisaties met een simpele organisatiestructuur, geen personeel, geringe (buffet)omzet en weinig kosten en kostensoorten, volstaat een beknopte boekhouding. Dit kan door middel van het tabellarisch kas/bankboek op basis van het kasboek (of de kasboeken) en de bankbescheiden van een of meerdere banken. Aan een dergelijke eenvoudige boekhouding dienen wel minimale eisen te worden gesteld.

Het gaat hierbij om de volgende minimale eisen:

  • Van alle financiële handelingen moeten bewijsstukken (boekstukken) aanwezig zijn.
  • Ontvangsten en uitgaven (mutaties) moeten chronologisch worden ingeschreven, geboekt en opgeborgen.
  • Eindtotalen van ingeschreven mutaties moeten aansluiten bij de respectievelijke eindsaldi van kas(sen) en bank(en).
  • De ingeschreven bewijsstukken van ontvangsten en uitgaven moeten een verwijzing bevatten zodat de betreffende stukken, die separaat in ordners worden opgeborgen, kunnen worden teruggevonden.
  • Gelijksoortige kosten en gelijksoortige opbrengsten moeten vooraf worden gedefinieerd en in een lijst (rekeningenschema) worden vastgelegd.

Toelichting minimale eisen

Bewijsstukken – boekstukken

Cijfers in de jaarrekening en voor grotere organisaties, in de aangifte, bedragen in de voorraadadministratie, de budgetvergelijkingsoverzichten, etc. moeten alle gefundeerd zijn. Zij mogen niet berusten op vermoedens of veronderstellingen. De juistheid van één en ander moet dus bewezen kunnen worden, of minstens aannemelijk gemaakt.

Een bewijs van juistheid ontstaat door van elk financieel handelen een (schriftelijk) bewijsstuk te bewaren. Boekhouden begint daarom met het verkrijgen van de juiste bewijsstukken. Als er van financieel handelen sprake is en we hebben daar een bewijsstuk van dat wordt verwerkt in de boekhouding, spreken we van boekstukken. Uit zo’n boekstuk blijkt dat er iets wijzigt in de financiële positie.

Vier categorieën boekstukken:

– Betaalbewijzen

Betaalbewijzen zijn de dagafschriften van de bank als betaling of ontvangst per bank geschiedt of de kwitantie of kassabon als ontvangst of betaling per kas plaatsvindt.

– Inkoopfacturen

Bij de ontvangst van goederen of diensten hoort meestal een factuur (rekening) waarop aangegeven staat wat er geleverd is en hoeveel daarvoor moet worden betaald. Bij contante aankopen zijn factuur en betaalbewijs meestal gecombineerd in de kassabon. Deze facturen of kassabonnen zijn het onderliggende bewijs van inkopen en/of kosten.

– Verkoopfacturen

De levering van goederen of diensten, voor zover niet contant afgerekend, gaat vergezeld van een factuur. Deze verkoopfacturen zijn een bewijs van de omzet.

– Overige bewijsstukken

Overige bewijsstukken zijn stukken die niet onder de noemer van betaalbewijs, inkoop of verkoopfactuur vallen zoals bijvoorbeeld contractgegevens.

Opbergen van bewijsstukken

Om snel gegevens te kunnen leveren is het wijs alle bewijsstukken, de boekstukken en overige bewijsstukken, toegankelijk op te bergen. Bijvoorbeeld in ordners. De bewijsstukken moeten op chronologische volgorde (datum) in de ordners worden opgeslagen. Zo ontstaan er ordners met betaalbewijzen Kas en Bank. En eventueel ordners met nog te betalen rekeningen (ook wel crediteuren genoemd) en nog te ontvangen rekeningen (ook wel debiteuren genoemd). Alle andere bewijsstukken vinden hun plaats in ordners met aanduiding memoriaal of diversen. Bij het toenemen van het aantal ordners zal een inzichtelijk archiefsysteem met duidelijke aanduidingen van de ordners gewenst zijn.

Gelijksoortige kosten en opbrengsten

Kleinere organisaties hebben niet alleen te maken met geringe kosten en opbrengsten. Ook zullen de kosten en opbrengsten onderling een sterke verwantschap vertonen. Met andere woorden, dagelijkse inkomsten en uitgaven zullen gemakkelijk onder enkele noemers kunnen worden samengevat. Alvorens een tabellarisch boek, met per definitie een beperkt aantal kolommen, in te richten moet de organisatie die gelijksoortige kosten en opbrengsten een ‘naam’ geven.

Een indeling van gelijksoortige kosten (een naamgeving) zou er als volgt uit kunnen zien:

Groep of rubriek nummer

 inhoud

Huisvesting   01 huur, energie, schoonmaakmiddelen, verzekering, belasting
Organisatie   02 kantoorartikelen, kopieerkosten, telefoon, porto, bestuurskosten, rente
Activiteiten   03 buffetinkopen, materialen t.b.v activiteiten, docentkosten
Kruisposten   04 bank en kasopnamen
Diversen   05 alle niet benoemde kosten, saldi

Voor elke op deze wijze onderscheiden groep van kosten, kruisposten (bank en/of kasopnamen) en diversen (alle overige niet benoemde kosten en saldi) wordt een kolom in het tabellarisch boek gereserveerd. Kolommen die eenmaal aan een bepaalde groep kosten of opbrengsten zijn toegewezen kunnen tijdens een boekjaar niet meer gewijzigd worden. De verschillende kolommen in het boek krijgen gemakshalve het bijbehorende nummer. Vooraf of achteraf kan men het kolomnummer ook op het betreffende boekstuk vermelden, zodat ook aan het boekstuk is te zien tot welke groep van kosten de uitgave behoort.

Klik hier voor een voorbeeld van een tabelarisch kas/bankboek.

Inkopen op rekening en verkopen op rekening

In welzijnsaccommodaties als dorps- en gemeenschapshuizen gaat soms veel contant geld om. Toch zijn er ook ontvangsten en uitgaven die niet contant worden gedaan maar op rekening. Immers betaling van de ontvangen goederen heeft pas plaats als de rekening is ontvangen en dat kan weken zo niet maanden later zijn. Hetzelfde geldt wanneer u namens uw organisatie voor zelf geleverde diensten of goederen een factuur stuurt. Ook dan wordt het bedrag later (soms veel later) ontvangen afhankelijk van het betaalgedrag van klanten (debiteuren). De fiscus, financiers zoals de gemeente, maar ook het bestuur, willen soms ook die nog te betalen of te ontvangen bedragen direct in de boekhouding opgenomen zien. Daarvoor zijn in een eenvoudig boekhoudsysteem twee systemen te hanteren.

1. Meest eenvoudige systeem

In het ene geval wordt er een gewoon tabellarisch kas/bankboek bijgehouden en worden er daarnaast ordners aangelegd met nog te betalen facturen en nog te ontvangen facturen. Op het moment dat een winst- of verliesrekening moet worden opgesteld, of als de fiscus bijvoorbeeld om een aangifte vraagt, dan kan de omzet bijvoorbeeld als volgt worden berekend:

  • het daadwerkelijk ontvangen bedrag volgens het tabellarisch kas/bankboek.
  • plus een totaaltelling van alle nog te ontvagen bedragen uit de ordner nog te ontvangen facturen.

Als omgekeerd het totaal van de kosten bekend moet worden dan kan dat als volgt worden gevonden:

  • de daadwerkelijk betaalde bedragen uit het tabellarisch kas/bankboek.
  • plus een totaaltelling van alle nog te betalen bedragen uit de ordner nog te betalen facturen.

Aan deze werkwijze, hoewel eenvoudig en doeltreffend, kleven wel enkele bezwaren.

Bij veel rekeningen in een ordner zijn optelsommetjes niet snel gemaakt en is de kans op fouten aanzienlijk. De ordners moeten zorgvuldig worden opgeschoond: betaalde en ontvangen rekeningen dienen verwijderd te worden. Wordt dit vergeten dan tellen de betreffende bedragen ten onrechte twee keer mee in bijvoorbeeld de omzet of de kosten.

2. Systeem met in- en verkoopboek

De tweede, meer officiële manier is de uitbreiding van de, nog steeds eenvoudige, boekhouding met de introductie van een inkoop- en verkoopboek. Beide worden naadloos verbonden met het tabellarisch kas/bankboek. Hoe deze aansluiting er uitziet kan worden geïllustreerd aan de hand van de volgende voorbeelden van een inkoopboek en een gedeelte van het tabellarisch kas/bankboek.

Klik hier voor een voorbeeld van een inkoopboek.

Toelichting op het inkoopboek

Het inkoopboek kent geen onderverdeling in rubrieken. Dit is een belangrijk nadeel. Immers op die manier is niet direct vast te stellen om welke kosten het gaat. Beter is dan ook het inkoopboek in rubrieken in te delen, vergelijkbaar met het tabellarisch kas/bankboek. Al met al wordt de boekhouding hierdoor wel completer maar ook lastiger uit te voeren. Om die reden is het niet onverstandig om ook de kleine boekhouding op basis van een grootboek te voeren (zie verderop) en eventueel te automatiseren.

Jaarstukken

Op basis van het, al dan niet uitgebreide, tabellarisch kas/bankboek is de penningmeester in staat overzichten als Balans en Verlies en Winstrekening (resultatenrekening) te maken. Samen noemen we die overzichten de Jaarrekening of de jaarstukken. Op het overzicht dat we Balans noemen komen aan de linkerkant de waarden van alle eigendommen te staan (de vermogensbesteding) en aan de rechterkant de schulden inclusief het eigen vermogen (de vermogenherkomst). Links en rechts op de Balans zijn altijd aan elkaar gelijk, vandaar de naam Balans (weegschaal). De Balans geeft een beeld van het vermogen op een bepaald moment. De Balans die aan het einde van een periode (meestal een jaar) wordt opgemaakt laat normaal gesproken een verschil zien met de Balans die aan het begin van de periode bestond. Logisch, want er zijn immers in dat jaar uitgaven gedaan en inkomsten verkregen.

In het overzicht dat we Resultatenrekening noemen worden die inkomsten en uitgaven en het saldo over die periode getoond. Het ‘saldo’ is het verschil tussen inkomsten en uitgaven (verlies of winst). Een negatief resultaat (verlies) doet het eigen vermogen dalen en een positief resultaat (winst) laat het eigen vermogen stijgen. Een Resultatenrekening specificeert het verschil tussen het eigen vermogen aan het begin en aan het einde van een periode. Balans en resultatenrekening horen om die reden bij elkaar.
naar boven

Kascommissie

Kleinere organisaties die niet gedwongen worden, bijvoorbeeld door een gemeentelijke subsidieverordening, om de jaarrekening te laten controleren door een accountant, hebben misschien toch de behoefte de financiële gang van zaken te controleren en te toetsen. Dat kan door middel van een apart ingestelde kascommissie. Meestal bepalen de statuten dat zo’n commissie benoemd moet worden.
In de kascommissie, die tenminste uit twee personen moet bestaan, mogen geen bestuursleden zitting nemen. Het bestuur is verplicht alle relevante bescheiden aan de commissieleden te verstrekken. De kascommissie brengt na inzage en beoordeling van alle relevante stukken een advies uit over het besluit tot goedkeuring van de jaarrekening. De werkzaamheden van de kascommissie betreffen met name:

  • het verifiëren of bij elke betaling een geldig betalingsbewijs hoort en of de rekeningnummers met de namen van de begunstigde overeenkomen.
  • het verifiëren of alle inkomsten die moesten worden ontvangen ook daadwerkelijk zijn ontvangen, zoals buffetinkomsten, subsidies, donaties etc. en nagaan of openstaande posten per balansdatum ook daadwerkelijk worden geïnd.
  • controleren of alle rechten en verplichtingen helder zijn vastgelegd, alle noodzakelijke verzekeringen zin gesloten en up to date zijn.
  • controleren of de resultatenrekening aansluit bij de voor het betreffende jaar of periode opgestelde begroting. Analyseren van verschillen tussen begroting en werkelijkheid en eventueel in vergelijking met voorgaande jaren.
  • verifiëren of belangrijke inkomsten en uitgaven gedekt worden door juist genomen bestuursbesluiten.

Het grootboek

Jaarstukken en andere overzichten produceren op basis van een tabellarisch kas/bankboek is mogelijk, maar slechts beperkt toepasbaar. Alleen kleine organisaties met overzichtelijke inkomsten en uitgaven zullen hiermee kunnen volstaan.

Bovendien is een tabellarisch kas/bankboek een zogenaamd dagboek, waarin alleen mutaties die betrekking hebben op een bepaalde periode, bijvoorbeeld een jaar, kunnen worden geregistreerd. Inkomsten en uitgaven die betrekking hebben op meerdere jaren, bijvoorbeeld de aanschaf van inventaris waarop in meerdere jaren moet worden afgeschreven, kunnen in een tabellarisch kas/bankboek niet worden vastgelegd.

Een logische volgende stap is dan het gebruik van een grootboek. Een grootboek kan zoveel uitsplitsingen van inkomsten en uitgaven bevatten als gewenst wordt. Elke uitsplitsing is namelijk een aparte bladzijde in het (groot)boek of, in meer moderne vorm, een aparte kaart of een apart rekeningnummer in een geautomatiseerd systeem.

Het rekeningenstelsel

Ook al zijn alle gewenste uitsplitsingen mogelijk, dat wil nog niet zeggen dat elk detail apart geregistreerd moet worden. Het gaat er om een midden te vinden tussen de grote lijnen en details. U moet vooraf goed nadenken over geschikte indelingen van inkomsten/uitgaven, van opbrengsten/kosten en van bezit/schuld. Voor welzijnsaccommodaties is het algemene in tien rubrieken ingedeelde rekeningstelsel in gebruik (kijk ook bij Begroting).

(Dubbel) boekhouden

Met het in gebruik nemen van het grootboek komt voor velen pas echt de boekhouding in beeld. Voor het verwerken van de inkomsten en uitgaven van kassen en banken in het grootboek is namelijk een systematiek nodig die we het systeem van dubbel boekhouden noemen.
De term dubbel boekhouden geeft exact aan wat het is, namelijk twee keer boeken van een mutatie en is dus niet een verkapte vorm van obscuur registreren.
Het twee keer boeken van een ontvangst of uitgave is ook meer in overeenstemming met de werkelijkheid. Immers, als er door een welzijnsaccommodatie wordt betaald:

  • neemt het bezit aan kasgeld of bankgeld af en tegelijk nemen de kosten of andere bezittingen toe.
    Als er door een welzijnsaccommodatie geld wordt ontvangen:
  • neemt het kasgeld of bankgeld toe en tegelijk nemen de vorderingen of overige bezittingen af

Een nadeel van het systeem van dubbel boekhouden is het twee keer boeken van een mutatie.

In de praktijk valt dat echter reuze mee. De kosten (uitgaven) en opbrengsten (inkomsten) van een bepaalde periode, die telkens op aparte, de desbetreffende, rekeningen zijn geboekt, kunnen worden getotaliseerd en als een één totaal op de kas of bankrekening worden geboekt. Is totaal meer uitgegeven dan ontvangen dan neemt het saldo van de kas of de bank af Is totaal meer ontvangen dan uitgegeven dan neemt het saldo van de kas of bank toe.
naar boven

Computerboekhouden

Afstand nemen van het tabellarisch kas/bankboek en invoering van het grootboek voert bijna automatisch tot het voeren van een boekhouding met behulp van computer en geschikte software.
De voordelen van een computerboekhouding zijn:

  • alle tellingen worden automatisch verricht, terwijl uitsplitsingen op hun onderling verband worden gecontroleerd.
  • diverse overzichten zoals een balans en resultatenrekening, maar ook een budgetoverzicht, kunnen zonder veel moeite met een druk op de knop worden geleverd.
  • doordat met het inboeken van mutaties ook relevante codes zijn meegegeven kunnen bijvoorbeeld aangiftes omzetbelasting of omzetgegevens per leverancier of het nog openstaande tegoed van een klant of de nog te betalen schuld bij een leverancier worden opgemaakt.

Een computer en goede programmatuur is al met al een uitkomst voor een penningmeester of ieder ander die met de financiële administratie is belast. Maar computergebruik op zichzelf staat niet garant voor een goede financiële administratie. In dit verband wordt wel eens opgemerkt: carbage in = carbage out (als je ‘rotzooi’ invoert komt dat er ook weer uit). Onvoldoende doordachtheid met betrekking tot codering en discipline (juiste en tijdige verwerking), alleen al levert slechte resultaten. Maar dat geldt uiteraard niet alleen voor een computerboekhouding.

Software

Er zijn veel programma’s (software) beschikbaar om een boekhouding met behulp van de computer te voeren. De paar goede programma’s ontlopen elkaar niet veel in technische mogelijkheden. Belangrijk is daarom vooral de service die gegeven wordt bij storingen en de beschikbaarheid van updates.