Fraude

Geactualiseerd februari 2014

Van het begrip fraude kan de volgende formele omschrijving worden gegeven: ‘Fraude is het zichzelf, dan wel anderen wederrechtelijk bevoordelen en wel met behulp van bedrieglijke middelen, door misbruik van het in hem of haar functie geschonken vertrouwen’. Een Engelse rechter zei eens, nadat hij de schuld aan een fraudeur bekend maakte: ‘Jammer dat ik uw baas, hier in de zaal aanwezig, ook niet kan straffen. Hij is zeker net zo schuldig als u.’ Of met andere woorden: ‘Je mag zeker niet een op tafel liggende portemonnee wegnemen. Maar degene die zijn portemonnee op tafel laat liggen treft ook blaam.’
Het gaat erom of er in de bestuurlijke organisatie voldoende maatregelen zijn getroffen. Is de interne controle voldoende, ofwel houdt de topleiding voldoende toezicht op de bevoegdheden die ze heeft gedelegeerd?

Wij kunnen hierbij onderscheid maken tussen:

  • preventief toezicht of beveiliging;
  • repressief toezicht of controle.

Het lijdt geen twijfel dat het preventief toezicht of beveiliging belangrijker is. Voorkomen is altijd beter dan genezen. Fraudes worden achteraf vrij vaak ontdekt, maar het komt
weinig voor dat de ontvreemde waarden de organisatie weer bereiken.

Preventieve beveiliging, vooraf

Sommige statuten bevatten een goed beveiligingsmiddel. Zo is bij een bepaalde vereniging in artikel 8 het volgende opgenomen: ‘Voor het beschikken over gelden bij banken en girodiensten is de handtekening van de penningmeester en een daartoe door het dagelijks bestuur aangewezen persoon vereist’.

Ook als de statuten geen beperking van de tekeningsbevoegdheid bevatten is ieder bestuur gerechtigd hiertoe over te gaan. Men beperkt de tekeningsbevoegdheid meestal vanaf een bepaald bedrag, bijvoorbeeld boven de € 500,- of € 1000,-, omdat het anders voor kleine betalingen te lastig is voor de penningmeester.

Een tweede beveiligingsmiddel is een goede taakverdeling binnen het bestuur. De secretaris dient te zijn belast met de ledenadministratie en het aanvragen van subsidie en bijdragen van fondsen. Zoals in het artikel over de kascommissie is toegelicht betekent dit dat de secretaris vastlegt hoeveel er bij de penningmeester is ontvangen.

De voorzitter heeft als taak de werkzaamheden te coördineren en met een of twee overige bestuursleden de interne controle te verzorgen.

Repressief toezicht, interne controle achteraf

De interne controle door het dagelijks bestuur kan op dezelfde wijze tussentijds plaatsvinden als genoemd in het artikel van de kascommissie. Bij tussentijdse controle komen eventuele ongerechtigheden veel eerder aan het licht dan bij de controle door de kascommissie.

De begroting is voor deze controle van belang, omdat hierin per post is aangegeven welke uitgaven door de algemene ledenvergadering zijn toegestaan. Er is een jarenlange ervaring met deze kostenposten, evenals met de opbrengstposten. Grote verschillen tussen de begroting en realiteit moeten dus worden verklaard.

Fraudeverzekering

Het is ook mogelijk om een fraudeverzekering af te sluiten om de schade te beperken. Informeer hierover bij uw verzekeringsagent.

Baromzet en voorraadbeheer

Een van de moeilijkste onderdelen voor controle is de baromzet. In veel accommodaties wordt het beheer uitgevoerd door vrijwilligers. Te vaak gaat men hierbij dan uit van een eindeloos goed vertrouwen in de oprechtheid van deze mensen. Als na verloop van tijd toch blijkt dat er fraude gepleegd wordt, dan is het probleem vaak erg groot om tot een goede oplossing te kunnen komen.

Voorkom problemen bij de bar door systematisch door iedere persoon een volledige barlijst op te laten maken. Ook door de beheerder, bestuursleden en vaste barmedewerkers. Een eenvoudige barlijst met beginvoorraad, bijgehaald en eindvoorraad volstaat. Eindvoorraad is dan beginvoorraad van de volgende lijst. Controle kan snel en eenvoudig plaats vinden. Niet alleen steekproeven, maar simpel iedere lijst controleren. Voorkomen is beter dan problemen oplossen.

Tip: Fustenbier is gemakkelijk te controleren met een eenvoudige personenweegschaal. Iedere liter bier weegt één kilo en elk lege fust heeft hetzelfde gewicht. Wegen vóór en ná gebruik geeft het juiste aantal vertapte liters bier.

Meer tips

Meer tips vindt u in de bijlage Veilige organisatie van de financiën.