Functies en profielen

Algemeen

Het bestuur draagt de verantwoordelijkheid voor de totale organisatie. Ze geeft leiding aan de organisatie en stuurt het proces van samenwerking tussen vrijwilligers en personeel, gericht op het realiseren van de doelstelling. Het bestuur verdeelt onderling haar taken. Ze kan taken ook delegeren naar anderen binnen de organisatie. Hoe dan ook, de
eindverantwoordelijkheid ligt bij het bestuur.

Het bestuur stelt met elkaar een aantal zaken vast zoals:

  • hoe vaak er vergaderd wordt;
  • wanneer en door wie agenda en vergaderstukken worden voorbereid;
  • wanneer de agenda en stukken bij de bestuursleden moeten zijn;
  • wie notuleert;
  • welke inhoud de notulen moeten hebben;
  • of vergaderingen openbaar zijn of niet;
  • hoe er gestemd moet worden;
  • welke taken de voorzitter heeft;
  • hoe deelnemers aan de vergadering met elkaar omgaan.

Profiel van de voorzitter

Formeel is de voorzitter nooit de baas in zijn eentje. Toch wordt hij door anderen, binnen en buiten de organisatie, vaak gezien als ‘de baas’. Hij is vaak ook het eerste aanspreekpunt van de organisatie. Binnen het bestuur is de voorzitter diegene met de meest centrale en leidinggevende taak. Hij geeft leiding aan het bestuur en samen met de anderen geeft hij leiding aan het samenwerkingsproces.

Een voorzitter heeft diverse taken zoals:

  • Het inhoudelijk voorbereiden van bestuursvergaderingen.
  • Het leiden van de vergaderingen, daarin zorgdragen voor een pro-actieve besluitvorming.
  • Het zorgdragen voor een evenwichtige verdeling van taken en verantwoordelijkheden binnen het bestuur.
  • Het onderhouden van externe contacten en daarin vooral de effecten en voortgang van activiteiten verantwoorden.
  • De organisatie vertegenwoordigen.
  • Het zich rekenschap geven van maatschappelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen op het terrein van accommodatiebeheer en beleid voor zover relevant en deze
  • ontwikkelingen in het bestuur aan de orde stellen.
  • Het zich op de hoogte stellen van bestuurlijke ontwikkelingen en die, voorzover relevant, in het bestuur inbrengen.
  • Het zich door externe deskundigen laten adviseren bijvoorbeeld over het gemeentelijk beleid.
  • Periodiek het functioneren van de organisatie, het bestuur en de bestuursleden evalueren aan de hand van beleidsplan, werkplan en begroting.
  • Het voeren van functioneringsgesprekken.

Functie-eisen:

  1. Leidinggevende capaciteiten.
  2. Consensusdenker die kan beslissen.
  3. Bestuurlijke ervaring.
  4. Inzicht in sociaal-maatschappelijke en culturele vraagstukken.
  5. Kennis van en affiniteit met de organisatie.

Vaardigheden:

  1. Vermogen om in teamverband te werken en daar leiding aan te geven.
  2. Goede contactuele eigenschappen.
  3. Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
  4. Ervaring met onderhandelen.
  5. Ervaring met conflicthantering.

Profiel van de secretaris

De secretaris is het geheugen van de organisatie. Gelukkig hoeft hij niet alles uit het hoofd te weten, maar kan hij dingen opzoeken. Van belang is dan wel dat daarvoor een goed informatiesysteem wordt opgezet.

De belangrijkste taken van een secretaris zijn:

  • Het zijn van contactadres van informatie voor het bestuur zowel van binnen als van buiten.
  • Zorgen voor tijdige beantwoording van post.
  • Beoordelen of ontvangen stukken onder de aandacht van het bestuur gebracht moeten worden.
  • Zorgen dat alle andere bestuursleden of andere betrokkenen tijdig beschikken over voor hun werk relevante stukken.
  • Het verzamelen, ordenen en toegankelijk maken/houden van alle relevante informatie in een toegankelijk archief.
  • Het samen met de voorzitter voorbereiden van de agenda.
  • Het verslagleggen van vergaderingen.
  • Het versturen van verslagen, vergaderstukken en agenda naar bestuursleden.
  • Verrichten van alle overige correspondentie.
  • Het samen met de voorzitter opstellen van het beleidsplan en het jaarverslag.
  • Bewaken van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

Functie-eisen:

  1. Leidinggevende capaciteiten.
  2. Kennis van geautomatiseerde systemen.
  3. Dienstverlenende instelling.
  4. Organisatievermogen.
  5. Bestuurlijke ervaring.
  6. Kennis van en affiniteit met de organisatie.

Vaardigheden:

  1. Vermogen om in teamverband te werken.
  2. Goede contactuele eigenschappen.
  3. Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
  4. Kunnen spreken in het openbaar.

Profiel van de penningmeester

Zowel in de stichting als in een vereniging is een bestuur als geheel verantwoordelijk voor het geld. Een grote of kleinere groep mensen moet in de organisatie dus beslissingen nemen. Maar een persoon, de penningmeester bereid die beslissingen voor. In die zin is de penningmeester meer een vertaler. Hij moet het inhoudelijk beleid vertalen in geld. De activiteiten vertalen in cijfers, de cijfers vertalen in informatie over de organisatie en haar (on)mogelijkheden.

De belangrijkste taken van een penningmeester zijn:

  • Opstellen van een begroting.
  • Opstellen van een financieel jaarverslag.
  • Opstellen van een financiële planning voor meerdere jaren.
  • Fondswerving inclusief het opzetten van een relevant netwerk voor het verwerven van financiële middelen.
  • Controleren en beoordelen van financiële gegevens.
  • Informeren van bestuur en andere belanghebbenden over de financiële stand van zaken.
  • Tekenen van betaalopdrachten.
  • Relevante verzekeringen sluiten.

Eigenschappen en vaardigheden van de penningmeester
Het is volstrekt duidelijk dat een penningmeester over een goed financieel en boekhoudkundig inzicht moet beschikken. Ook al zal hij in veel gevallen het voeren van de boekhouding bijvoorbeeld aan anderen delegeren. In dat geval zal hij voldoende inzicht moeten hebben om het werk van anderen op kwaliteit te kunnen beoordelen.

Functie-eisen:

  1. Organisatievermogen.
  2. Inzicht in de vermogens- en kapitaalmarkt.
  3. Bestuurlijke ervaring.
  4. Bekend met het omgaan met geautomatiseerde systemen.
  5. Dienstverlenende instelling.
  6. Kennis van en affiniteit met de organisatie.

Vaardigheden:

  1. Vermogen om in teamverband te werken.
  2. Goede contactuele eigenschappen.
  3. Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
  4. Ervaring met onderhandelen.

Profiel van een bestuurslid

Bestuursleden zijn niet het vijfde wiel aan de wagen. In een goede organisatie is het belangrijk dat alle bestuursleden een eigen taak en verantwoording hebben of krijgen na een redelijke inwerktermijn. Een bestuurslid met een eigen taak en verantwoording is betrokken bij de organisatie en zorgt voor een goede inbreng.

Naast de bestuurstaken onderhoudt ieder bestuurslid, op zijn eigen manier, contacten met gebruikers van de accommodatie of andere organisaties en instanties in de gemeente. Zij zorgen voor een breed draagvlak van de organisatie in de samenleving. Op het moment dat bestuursleden komen en gaan is er iets fout in de organisatie van het bestuur en moet serieus gekeken worden naar het functioneren van de verschillende (DB-) leden of het bestuur in het geheel.

Bij een aantal organisaties worden bestuursleden geworven (stichting) of afgevaardigd (vereniging) vanuit de verschillende groepen en organisaties die gebruik maken van de accommodatie. Dit heeft veel voordelen met betrekking tot de betrokkenheid tussen bestuur en gebruikers. Nadeel is dat het soms een verplichting is waardoor mensen juist niet gemotiveerd zijn voor (extra) bestuurstaken en verantwoordelijkheden en/of dat het eigenbelang van de gebruikersgroepen de boventoon gaan voeren.

Functieomschrijving:

  • Promotie en acquisitie.
  • Doen van voorstellen, bewaken en bijsturen van beleidsontwikkeling en -voering.
  • In voorkomend geval behartiging van taken van DB leden (incidenteel).
  • Optreden als vertegenwoordiger van het bestuur in commissies binnen de organisatie.
  • Voeren van periodiek overleg met werkgroepen en gebruikers.
  • Uitvoeren van specifieke bestuurstaken zoals personeel, PR en publiciteit, beheer gebouwen en dergelijke

Functie-eisen:

  1. Dienstverlenende instelling.
  2. Organisatievermogen.
  3. Bestuurlijke ervaring hebben of op willen bouwen.
  4. Kennis van en affiniteit met de organisatie.

Vaardigheden:

  1. Vermogen om in teamverband te werken.
  2. Goede contactuele eigenschappen.
  3. Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.