Functies

De dagelijkse gang van zaken in een dorps- of gemeenschapshuis brengt een verscheidenheid aan werkzaamheden met zich mee. Werk dat vaak door meerdere mensen samen wordt gedaan, zowel beroepskrachten als vrijwilligers. Voor een goede gang van zaken is het van belang dat iedereen weet wat hem of haar te doen staat en welke plaats die functie in het geheel inneemt. Dat schept helderheid voor medewerker èn organisatie. Een goed middel daartoe is het benoemen en beschrijven van functies. In dit artikel geven we voorbeelden van functies die in welzijnsaccommodaties voorkomen. De meest voorkomende functies kunnen door zowel vrijwilligers als beroepskrachten worden uitgevoerd. Tot slot geven we een raamwerk dat kan worden gebruikt bij de beschrijving van functies.

Welke functies?

De aard van de activiteiten en de omvang van de accommodatie spelen een rol bij de invulling van de functies. Zo zal een niet al te groot dorpshuis kunnen volstaan met een beheerder, terwijl er in een grote accommodatie een zakelijk leider met het functieprofiel van een manager/directeur moet worden aangesteld. Wanneer er een uitgebreide horecafunctie in eigen beheer is dan zal dat logischerwijs leiden tot het aantrekken van gekwalificeerde medewerkers voor de bar- of kantine. Legt een accommodatie met een buurtgebonden karakter zich toe op de inloopfunctie, dan ligt het instellen van een functie als gastvrouw of gastheer voor de hand. Kortom, afhankelijk van de behoefte kunnen diverse functies nodig zijn.

Hieronder volgt een opsomming van functies die veel voorkomen in welzijnsaccommodaties:

  • Beheerder
    De beheerder heeft tot taak er, in de ruimste zin van het woord, voor te zorgen dat de bezoekers optimaal gebruik kunnen maken van de accommodatie. Hiervoor zal hij soms een duizendpoot moeten zijn die, behalve met de interne organisatie, bijvoorbeeld ook met onderhoudswerkzaamheden is belast en leiding geeft aan assistent – beheerders.
  • Assistent beheerder / conciërge
    Hoe groter een accommodatie, hoe uitgebreider de beheerstaken. Daarvoor heeft een beheerder assistentie nodig. De (hoofd)beheerder zal een aantal uitvoerende taken bij de assistent beheerder neerleggen maar behoudt zelf de eindverantwoordelijkheid. Een assistent beheerder heeft vaak praktisch de functie van conciërge, dat wil zeggen iemand die aanwezig is voor het gebruiklaar maken en houden van de ruimtes.
  • Huishoudelijke medewerker
    Een vaak voorkomende afsplitsing van de taak van de beheerder is het schoonmaken.
  • Barmedewerker
    Bekend in praktisch elke accommodatie met een barfunctie. Medewerkers die de benodigde barinstructie hebben gevolgd of in het bezit zijn van het diploma Sociale Hygiëne zijn gerechtigd alcoholhoudende dranken te verkopen.
  • Onderhoudsmedewerker
    Voert alleen of met anderen geregeld inspecties uit en verzorgt het dagelijks onderhoud.

Minder vaak voorkomende functies in accommodaties zijn verder:

  • Zakelijk leider
    Wanneer de functie van beheerder door de aard en omvang van de organisatie steeds meer een managementkarakter krijgt, zal er onderscheid moeten worden gemaakt tussen degenen die met de uitvoering worden belast en degene die hen moet aansturen en het werk moet coördineren. Direct afgeleid van de functie van de beheerder wordt hiervoor dan de functie van zakelijk leider gecreëerd.
  • Gastvrouw / gastheer / receptionist
    Een grote accommodatie met veel gebruikers kan met deze functies het accent leggen op een goede ontvangst en service tijdens het verblijf van de bezoekers/gebruikers.
  • Administratieve medewerker
    Wanneer de administratieve werkzaamheden een te uitgebreide taak voor de beheerder of zakelijk leider gaan vormen kan hiervoor een aparte functie worden gecreëerd.
  • Boekhoudkundig medewerker
    Als ook de administratieve werkzaamheden te uitgebreid worden kan hier een aparte functie voor worden gecreëerd.
  • Technisch medewerker
    Accommodaties met veel apparatuur (geluidsinstallaties, televisie, videorecorders, beamers) kunnen voor beheer en onderhoud een specialist, de technisch medewerker aanstellen.
  • Theatertechnicus
    Accommodaties die ruimte bieden aan podiumkunsten en daarvoor de nodige apparatuur bezitten kunnen denken aan de functie van theatertechnicus. Deze geeft assistentie bij belichting en geluidsversterking en verzorgt het onderhoud en het beheer van de apparatuur.
  • Systeembeheerder
    Accommodaties met een computernetwerk zullen behoefte hebben aan een systeembeheerder.
  • Activiteitenmedewerker
    Wanneer er, bijvoorbeeld door het welzijnswerk, geregeld activiteiten in een accommodatie worden aangeboden, kan het functioneel zijn daarvoor zelf assistentie te organiseren.

Raamwerk voor het beschrijven van functies

  1. Naam functie
  2. Positie in de organisatie
    • onder wiens leiding of verantwoordelijkheid wordt er gewerkt?
  3. Functieomschrijving
    • de te verrichten werkzaamheden; deze kunnen uitvoerend zijn, maar ook organisatorisch of beleidsmatig.
    • in welke mate krijgt betrokkene concrete opdrachten of is deze vrij te handelen binnen het vastgestelde beleid?
    • de (mede)verantwoordelijkheid voor het werk van anderen.
    • met wie moet overleg gevoerd worden?
  4. Kwalificaties
    • vak- of vooropleiding
    • werk en/of denkniveau
    • benodigde ervaring
    • communicatieve vaardigheden
    • bijzondere omstandigheden zoals: omgaan met tijddruk, onregelmatige tijden, etc.