Functioneringsgesprek

Aansturen en ontwikkelen van medewerkers

Aansturing en ontwikkeling van medewerkers is een kerntaak van leidinggevenden. In de praktijk van dorps- en gemeenschapshuizen zal dit vaak het bestuur zijn, of een bestuurslid dat is belast met personeelszaken. Daarbij staan twee middelen ter beschikking, te weten: het werkgesprek en het functioneringsgesprek. Waar in het werkgesprek de nadruk wordt gevormd door de dagelijkse uitvoering van het werkplan ligt in het functioneringsgesprek de nadruk op de toekomst. Beide gesprekken worden los van elkaar gevoerd, maar kunnen niet los van elkaar worden gezien. In beide gevallen is er sprake van personeelsevaluatie. Dat wil zeggen: op een verantwoorde wijze de resultaten, het gedrag en de kenmerken van betrokken medewerkers evalueren.

Doel functioneringsgesprek

Leidinggevende en medewerker voeren een gesprek dat betrekking heeft op:

  • de inhoud van de functie en de wijze waarop de medewerker die vervult.
  • de omstandigheden waaronder de functie wordt waargemaakt.
  • de ontwikkelingsmogelijkheden van de medewerker.

Functioneringsgesprekken zijn belangrijk. De belangen van de medewerker en de welzijnsaccommodatie zijn immers met elkaar verstrengeld. Soms gaan ze samen en soms botsen ze. Helderheid en voortdurende afstemming is gewenst. Een en ander gaat niet vanzelf. Functioneringsgesprekken kunnen helpen knelpunten op te sporen en bij te dragen aan oplossingen. Door met een zekere regelmaat functioneringsgesprekken te houden kan het volgende worden bereikt:

  • het optimaliseren van het functioneren van betrokken medewerker.
  • het optimaliseren van de samenwerking tussen medewerker en leiding.
  • het in gang zetten of versnellen van ontwikkelingen.
  • (tijdig) spanningen voorkomen, opsporen of verhelpen.
  • zicht krijgen op aanwezig potentieel.
  • duidelijkheid krijgen en geven over wederzijdse wensen en verwachtingen.

Om het voorgaande te kunnen realiseren moet een functioneringsgesprek een open gesprek zijn.
Voor de vorm en de inhoud zijn geen pasklare formules te geven. Daarvoor verschillen de werksituaties teveel. Er is wel een aantal spelregels te geven die men zelf verder kan vormgeven en aanpassen aan de aard van het werk.

Gespreksonderwerpen en gespreksvoering

In het functioneringsgesprek dienen in ieder geval aan de orde te komen:

Taakinhoud

Is men het eens over de inhoud van het takenpakket?
Zijn er veranderingen die aandacht vragen?

Taakuitvoering

De medewerker moet ruimschoots de gelegenheid krijgen om uit te spreken hoe hij/zij de opgedragen taak ziet en de uitvoering ervan ervaart. Speciaal aandacht zal moeten worden besteed aan de wijze waarop leiding is gegeven en hoe de betrokken medewerker daar tegenaan kijkt en dat heeft ervaren. De leidinggevende zal hierop moeten reageren. Hierbij is het open en tweezijdig karakter van het gesprek van belang. Alleen als gesprekspartners erin slagen in wederzijds vertrouwen te spreken zal dat ertoe leiden dat er conclusies kunnen worden getrokken waar beiden achter staan. Pas dan zal het mogelijk zijn om in onderling overleg afspraken te maken.

Werkomstandigheden en arbeidsvoorwaarden

Dit aspect verdient een bijzondere aandacht omdat ze gemakkelijk wordt vergeten terwijl het toch vaak voorkomt dat iemand zich ergert aan futiele zaken, zoals bijvoorbeeld een betere stoel of een afsluitbare ruimte, die zouden kunnen worden aangepakt als de leiding er maar van op de hoogte was. Maar het kan natuurlijk ook gaan om ingewikkelder zaken zoals bijvoorbeeld ongunstige werktijden of slechte onderlinge verhoudingen. Het bespreekbaar maken van dit soort kwesties kan een eerste stap tot verbetering inleiden.

Ontwikkelingsmogelijkheden

Zoals eerder gezegd, het functioneringsgesprek is bij uitstek de kans voor leidinggevende en medewerker om de mogelijkheden, de wensen en de kansen met betrekking tot potentieel en loopbaan te verkennen. Wat zijn de ontplooiingskansen en mogelijkheden?
Hierbij valt te denken aan zaken als:

  • nieuwe taken
  • aanvullende opleiding
  • verruiming van vaardigheden
  • etc.

Het gaat om twee vragen:

  • wat wil en kan een medewerker
  • wat kan de organisatie hem/haar bieden

Hoewel het duidelijk is dat er geen uitstalkast aanwezig is met ‘voor elk wat wils’ is er in goed overleg toch veel te bereiken door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden die er wel zijn.
Download hier een formulier functioneringsgesprek.

Overige aspecten

De leidinggevende is ervoor verantwoordelijk dat het gesprek wordt gevoerd en goed kan worden voorbereid. Gewenst is het gesprek tenminste een keer per jaar op een min of meer vast tijdstip of in een vaste periode te voeren.

De leidinggevende moet zorgen voor een rustige sfeer en voldoende tijd. Van belang is dat beide gesprekspartners van tevoren het gesprek voorbereiden door elkaar voorafgaand aan het gesprek in kennis te stellen van bespreekpunten. Van eminent belang is dat beide gesprekspartners tevoren een actueel beeld vormen van de functie-inhoud.

Soms kan het gewenst zijn dat iemand anders bij het gesprek aanwezig is. De reden daarvoor kan zijn dat daardoor meer informatie beschikbaar komt die anders niet beschikbaar zou zijn en om tot juiste afspraken te komen. Als iemand anders gewenst is regelt de leidinggevende dat.

Vastlegging van het gesprek is gewenst omdat de kans bestaat dat door de waan van de dag afspraken vervagen en/of aan de aandacht ontsnappen. Maar omdat het gesprek openhartig en vertrouwelijk behoort te zijn ligt vastlegging gevoelig. Daarom gelden voor vastlegging de volgende voorwaarden:

  • gesprekspartners zijn samen verantwoordelijk voor de vastlegging en maken samen uit wie het concept maakt.
  • in het verslag worden opgenomen:
  • de conclusies en afspraken
  • de eventuele voorstellen naar derden
  • het verslag wordt door beiden getekend.
  • de medewerker krijgt een afschrift van het getekende verslag en beiden zorgen voor zorgvuldige archivering (personeelsdossier).

Informatie aan derden over de inhoud van het gesprek wordt in principe niet gegeven tenzij derden op de een of andere wijze er iets mee moeten doen. In die gevallen worden derden er met instemming van beide partijen op de hoogte gesteld van zaken die voor die medewerking van belang zijn.