Inkoopbeleid

Inkoopbeleid betekent: het vastleggen van afspraken over de inkoop om, rekening houdend met de vraag en de aantallen van de gebruikers, onder zo gunstige mogelijke voorwaarden en tarieven geleverd te krijgen. Het inkoopbeleid van een accommodatie heeft uiteraard op meer betrekking dan alleen op het inkopen van drank en levensmiddelen voor de bar en het buffet. Ook energie, schoonmaakmiddelen, papier, telefoon, automatisering en dergelijke moeten worden ingekocht. In dit artikel beperken we ons echter tot de inkopen die worden gedaan ten behoeve van bar en buffet en welk beleid een accommodatie daarbij kan hanteren.

Wat koopt een accommodatie in en hoe organiseer je dat?

Voor een klein dorpshuis zal de inkoop overzichtelijk zijn en niet zo moeilijk te regelen. In een grote accommodatie neemt de behoefte vaak meer dan evenredig toe en moet de inkoop met beleid worden gevoerd. Dit geldt voor het financiële deel, maar ook voor de andere aspecten zoals voorraadhouding, controle, (omzet)rapportages.

In het allereerste begin zal men met een ruwe prognose van de omzet moeten werken. Als men enige tijd heeft gedraaid kan men een systeem van omzetrapportage opzetten dat als leidraad voor de inkopen kan dienen. De mate waarin er voorraad gehouden kan worden en de omzetsnelheid (hoeveel er gemiddeld door gebruikers wordt verteerd) bepaalt het inkoopmoment en de hoeveelheden.

Wie is (eind)verantwoordelijk

Wordt de exploitatie volledig in eigen beheer uitgevoerd dan ligt de beleidsverantwoordelijkheid bij het bestuur. Is de exploitatie geheel verzelfstandigd (bijvoorbeeld d.m.v. verpachting) dan zal de verantwoordelijkheid voor het inkoopbeleid in de regel zijn overgedragen aan de exploitant.
Als tussenvormen zal een bestuur, als het eraan hecht om zelf verantwoordelijk te blijven voor het inkoopbeleid, met de exploitant moeten regelen dat deze alleen de uitvoering van het inkoopbeleid voor zijn rekening neemt.

Wie voert uit?

In de regel geldt dat de lijnen in de uitvoering kort moeten worden gehouden. Dat betekent dat de (vrijwillige) beheerder de eerst aangewezene is voor de inkoop. In grotere accommodaties en daar waar de barexploitatie omvangrijk is kan ter ondersteuning een barcommissie in het leven worden geroepen. Die ziet namens het bestuur toe op het inkoopbeleid of doet dit desgewenst zelf. De beheerder of de barcommissie kan tot een bepaald bedrag mandaat krijgen voor de inkopen. Bij een verzelfstandigde exploitatie zorgt de exploitant uiteraard zelf voor de inkoop.

Waar wordt ingekocht?

Uiteraard speelt de verhouding prijs – kwaliteit een rol, maar mogelijk nog belangrijker zijn de afspraken die met de betreffende leveranciers kunnen worden gemaakt over:

  • Kan een leverancier snel leveren? Bijvoorbeeld wanneer plotselinge omstandigheden er om vragen of omdat er geen grote voorraden gehouden kunnen worden.
  • Is de leverancier bereid (extra) kortingen te geven en hoeveel? De keuze voor een leverancier uit de buurt of het eigen dorp kan interessant zijn wanneer daarmee ook het belang van die leverancier is gediend. Deze kan zo wellicht reclame maken voor zijn zaak en in ruil daarvoor gunstige afspraken maken. De accommodatie kan bijvoorbeeld garanderen hem ook bij grote jaarlijks terugkerende activiteiten te laten leveren.
  • Om gunstige voorwaarden te bedingen kan het interessant zijn met een aantal accommodaties gezamenlijk een contract af te sluiten met een leverancier.
  • Zijn er gunstige betalingsregelingen af te spreken? De inkomsten kunnen over een jaar genomen namelijk nogal eens schommelen.
  • Zijn er minimum afname verplichtingen?
  • Kunnen afgenomen artikelen retour worden gegeven?
  • Kan de leverancier ook eventuele bijbehorende apparaten leveren zoals een tapinstallatie, frituuroven of koelinstallatie? En zijn er afspraken te maken over het onderhoud van de apparatuur?
  • Is van de leverancier bekend of deze de onderneming op een maatschappelijk verantwoorde wijze voert ?

Lang lopende leverancierscontracten

Met de inrichting en uitbating van een professionele bar en kantine zijn investeringen gemoeid die niet door alle accommodatie zelf zijn op te brengen. Soms zijn leveranciers dan bereid te investeren in de accommodatie in ruil voor een gegarandeerde afname tegen een bepaalde prijs gedurende een periode van 5 of 10 jaar. Een bekend voorbeeld daarvan is het brouwerijcontract. Het voordeel van deze constructie is dat de accommodatie zonder extra kosten kan beschikken over de complete apparatuur en inventaris voor de bar. De leverancier daarentegen heeft zich verzekerd van een klant voor de langere termijn. De ter beschikking gestelde horeca-inventaris dient daarbij als een soort zekerheidsstelling, voor het geval de verplichtingen uit het contract niet worden nagekomen. Van belang is verder nog of de leverancier een goede service kan bieden bij onderhoud en reparatie van de ter beschikking gestelde apparaten. Kijk voor voorbeelden van langlopende contracten bij Langlopende contracten.

Vastlegging inkoopbeleid

U kunt afspraken vastleggen over:

  • wie er verantwoordelijk is voor het inkoopbeleid
  • wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering
  • wat er wanneer, bij welke leverancier en op basis van welk contract besteld mag worden
  • de voorraden
  • wie wanneer aan wie rapporteert

Voorbeelden van contracten zijn:

  1. Leverancierscontract
    Een leverancierscontract regelt tussen de accommodatie en de leverancier over een bepaalde periode wat en hoeveel voor welke prijzen wordt afgenomen. Tevens wordt in het contract geregeld hoe en wanneer moet worden betaald (vooraf, achteraf of in termijnen) en worden afspraken opgenomen over kortingen en dergelijke.
  2. Onderhoudscontract
    Voor de exploitatie van bar en kantine wordt geïnvesteerd in apparatuur. Voor het onderhoud en de eventuele reparaties daarvan is vaak specifieke technische kennis vereist. Het kan daarom verstandig zijn om met de leverancier een onderhoudscontract te sluiten.
  3. Brouwerijcontract
    Het brouwerijcontract is een bijzonder leverancierscontract. Strikt juridisch is het een leverancierscontract, gecombineerd met een huurcontract Het regelt de levering van bier en aanverwante artikelen door de brouwerij in combinatie met het ter beschikking stellen van apparatuur en de inrichting van de bar. De huurprijs wordt verrekend met een contractueel vastgelegde termijn van verplichte afname van de betreffende leverancier voor 5 of 10 jaar. Een soortgelijk contract komt men in de praktijk ook wel tegen waar het gaat om het vastleggen van een afnameverplichting voor koffie en bepaalde snacks. De leverancier levert dan niet alleen de producten, maar financiert zijn klant ook door het ter beschikking stellen van bijvoorbeeld koffieapparaten, frituurovens en dergelijke.