Interne organisatie

De zaken intern goed organiseren betekent de taken zodanig regelen dat de verschillende onderdelen die nodig zijn om een goed resultaat tot stand te brengen optimaal samenwerken. Het organiseren is geen doel op zich, maar staat altijd ten dienste van iets anders. In dit geval is het gericht op het op een doeltreffende en doelmatige wijze realiseren van de doelstellingen waar het dorps- of gemeenschapshuis voor staat.

Doel interne organisatie

Met een op de accommodatie toegesneden interne organisatie wordt dynamiek in de organisatie gebracht. Daarbij moet niet alleen worden afgesproken welke zaken worden uitgevoerd, ook moeten er garanties worden ingebouwd dat het in de praktijk ook gebeurt. Dus naast het uitvoeren moet ook het toezicht houden worden georganiseerd.
Doelen zijn derhalve:

  1. Het realiseren van datgene waar de accommodatie voor staat: het ter beschikking stellen van ruimten aan gebruikers voor bepaalde activiteiten.
  2. Het toezicht houden op de voortgang: vaststellen dat wat gebeuren moet gebeurt.
  3. De controle op de werkzaamheden: gebeurt datgene wat moet gebeurt zoals het hoort.
  4. De correctie van werkzaamheden: gebeurt iets niet goed dan moet dit worden gecorrigeerd.
  5. Het zichtbaar maken van de verschillende verantwoordelijkheden binnen de accommodaties. Wat kan of mag wel of niet aan iemand worden overgelaten?
  6. Het zichtbaar maken van de interne taakverdeling. Wie moet wat doen en kan daar ook op aangesproken worden?

Uitgangspunten

Punten die, ongeacht de omvang en de functies van de accommodatie, in praktijk moeten worden gebracht zijn:

  • Houdt de lijnen tussen de geledingen in de organisatie kort. Organiseer op cruciale plaatsen ‘verbindingen’ om opdracht en uitvoering zo dicht mogelijk bij het toezicht te houden.Centrale personen die het overzicht hebben zijn meestal de leden van het dagelijks bestuur (DB) en de beheerder/zakelijk leider/directeur.
  • Zorg voor een voldoende mandatering van bestuursleden en de beheerder/zakelijk leider/ directeur om, als dat nodig is, snel en doelmatig opdrachten te kunnen geven.
  • Overleg. Overleg is dé manier om verantwoordelijkheden duidelijk te krijgen en te houden.
    • Overleg van het bestuur met de beheerder/zakelijk leider/directeur. Praktisch betreft het bij een kleine accommodatie vaak één of twee bestuursleden en bij een grote accommodatie het hele DB. Hier zal de dagelijkse gang van zaken worden besproken en legt de directeur verantwoording af.
    • Overleg tussen de beheerder en het personeel en/of de vrijwilligers. Hier worden opdrachten verstrekt, het toezicht geëffectueerd en zaken geëvalueerd als lering voor de toekomst
    • Overleg tussen de beheerder en een medewerker of vrijwilliger. Gericht op taakopdrachten.
    • Overleg tussen een bestuurslid en de beheerder. Gericht op beleidsmatige toetsing van de uitvoering

Opzet interne organisatie

De belangrijkste instrumenten zijn:

  • Het beleidsplan. Hierin staan de uitgangspunten voor het functioneren van de accommodatie.
  • De werkplannen, waarin de beleidsuitgangspunten jaarlijks worden vertaald naar concrete werkzaamheden.
  • De planning. De werkzaamheden uit de werkplannen moeten worden uitgevoerd. Dit vereist zorgvuldige planning en vertaling ervan in werkroosters.
  • Budgettering. De besteding van het beschikbare budget is een belangrijk instrument voor de interne organisatie. Het ene onderdeel, bijvoorbeeld beheerders in vaste dienst, krijgen meer geld dan bijvoorbeeld de cursussen voor vrijwilligers.
  • De functieomschrijvingen. Op basis daarvan worden taken en verantwoordelijkheden helder aangeven.

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Op basis waarvan mag een ieder zijn of haar taak uitvoeren? De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur staan voorop. Alle andere zijn daarvan afgeleid. Door binnen de accommodatie verantwoordelijkheden, bevoegdheden en budget logisch en consequent toe te delen kan een dynamiek in werkzaamheden ontstaan die een doelmatige en efficiënte voortgang garandeert en de controle en sturing daarop vereenvoudigd.

Administratie en controle
De toedeling van verantwoordelijkheid moet nog worden uitgebreid met registrerende taken om de opzet van de interne organisatie te complementeren. Daarvoor moet goed gekeken worden naar het primaire proces: het beschikbaar stellen van ruimte. Afgesproken moet worden wat daarvan door wie en hoe wordt vastgelegd. Deze vastlegging heeft betrekking op:

  • wat er moet gebeuren
  • wat er feitelijk is gebeurd.

Deze administratie loopt van de notulen van de bestuursvergadering tot en met de weekroosters voor de vrijwilligers en de financiële administratie. Zo wordt de continue gang van zaken van de accommodatie op basis van beleid en geplande activiteiten vastgelegd vanaf de opdracht tot de uitvoering en de effecten van de uitvoering. Dit maakt de controle door de eindverantwoordelijken op het interne functioneren van de accommodatie mogelijk.