Jaarverslag

Gecontroleerd november 2012

Een jaarverslag is bedoeld om inzicht te verschaffen in het gevoerde beleid en de resultaten van het afgelopen jaar. Daarnaast is het ook een evaluatie. Het is bedoeld voor alle betrokkenen binnen en buiten de organisatie.
Het is een goed gebruik om het jaarverslag tijdens de jaarlijkse algemene leden- of jaarvergadering te presenteren. Soms kan worden volstaan met een simpele samenvatting en een verwijzing naar een ter inzage gelegd exemplaar. Maar meestal zal een bestuur zich veroorloven om voor iedereen die dat wenst een exemplaar beschikbaar te stellen. Ook de pers kan een exemplaar krijgen, eventueel vergezeld van een persbericht. Het jaarverslag is ook bij uitstek geschikt om op het web te zetten.

De wet

De tekst van artikel 2.10.1 van het Burgerlijk Wetboek (BW) is duidelijk. “Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren dat ….” Dit betekent dat niet alleen de inkomsten en uitgaven moeten worden bijgehouden (uitmondend in het financiёle jaaverslag) maar dat ook aantekening moet worden gehouden van de gang van zaken en over het gevoerde beleid.
Aan stichtingen en verenigingen worden op dit punt verschillende eisen gesteld. De wettelijke voorschriften zijn voor stichtingen minder dwingend dan voor verenigingen. In de praktijk volgen stichtingen echter meestal de meer uitgebreide bepalingen voor verenigingen (BW, Artikel 2.48). Dit is begrijpelijk omdat alle welzijnsaccommodaties er belang bij hebben om aan hun doelgroepen, subsidiegevers en financiers verantwoording af te leggen over de resultaten die met de ter beschikking gestelde middelen zijn bereikt.

Voorbereiding

Alle relevante informatie, zoals beleidsnota’s, notulen, verslagen en periodieken, moet tijdens het jaar volledig en op systematische wijze worden opgeslagen. Dat moet voldoende materiaal zijn om een goede opzet voor een jaarverslag te maken.

Kleine(re) welzijnsaccommodaties laten het schrijven van het jaarverslag vaak over aan de secretaris.
In grotere organisaties is het een goed gebruik dat de verschillende onderdelen van de organisatie hun eigen verhaal op papier zetten. Denk aan de commissie beheer, de activiteitencommissie of de commissie kantinebeheer. Die verhalen worden voor een eindredactie ingeleverd bij de daarvoor aangewezen leidinggevende of de secretaris van het bestuur. Deze voegt de delen samen en vult het aan met de ‘vaste informatie’ zoals organisatiestructuur, samenstelling van het bestuur e.d. Na goedkeuring van het concept door het bestuur kan het jaarverslag naar buiten worden gebracht.

Inhoud

Een jaarverslag kan als volgt worden opgebouwd:

een korte inleiding

Hier worden de belangrijkste dingen van het afgelopen jaar kort aangestipt. Dat kan van alles zijn, van de geslaagde oplevering van de uitbouw tot het plotselinge overlijden van de voorzitter.

de organisatie structuur

Hoe steekt de organisatie in elkaar? Zijn er (bestuurs)commissies, wat zijn hun taken en in welke relatie staan zij tot het bestuur? Welke interne en externe overlegvormen en samenwerkingsverbanden zijn er? Zijn er het afgelopen jaar aanpassingen geweest van statuten en/of huishoudelijk reglement of andere reglementen? Welke gevolgen hebben die wijzigingen voor de organisatiestructuur?

van het bestuur

Uiteraard de actuele samenstelling van het bestuur. Eventueel aandacht voor vertrokken- en nieuw aangetrokken bestuurleden. Aan de vertrekkers kan een persoonlijk woord van dank worden besteed. Van de nieuwe bestuursleden kan een zakelijk profiel worden geschetst. Verder de zaken die het afgelopen jaar de bijzondere aandacht van het bestuur hebben gehad. Hoe vaak is er vergaderd? Welke belangrijke besluiten zijn genomen?

van de algemene ledenvergadering of (openbare)jaarvergadering

Hoe vaak heeft een algemene ledenvergadering plaatsgehad? Wat is daar besproken? Hoe is dat terug te vinden in het beleid? Wat leeft er onder de leden/gebruikers? Hoe is het gesteld met de aanwas of het verloop van de leden/gebruikers? Wat is tijdens de vorige (openbare) jaarvergadering aan de orde geweest? Hoe is dat teruggekomen in het beleid?
Bij veel welzijnsaccommodaties fungeert een gebruikersraad. Deze is in dit opzicht te vergelijken met een algemene ledenvergadering. Op deze plaats in het jaarverslag kan dus ook verantwoording over het doen en laten van een gebruikersraad worden afgelegd.

de activiteiten

Verslagen van de verschillende activiteiten binnen de organisatie. Over doelstellingen, inzet en resultaten. Vaak worden gelijksoortige activiteiten gebundeld en voor de uitvoering ondergebracht in commissies. In die gevallen komen op deze plaats de verslagen van de verschillende commissies. Denk aan de activiteitencommissie, de barcommissie, de commissie beheer gebouw, etc.

financiën

Het een goed gebruik om een financiёle paragraaf in het jaarverslag van werkzaamheden op te nemen, ook al is het openbaar maken van een aparte jaarrekening voor rechtspersonen verplicht. Meestal kan in het jaarverslag worden volstaan met een aantal kengetallen. Daarnaast kan uitleg worden gegeven over de actuele financiёle situatie en eventuele knelpunten of problemen. Voor meer informatie kan worden verwezen naar de jaarrekening die ter inzage kan worden gelegd.

een blik vooruit

Het is een goede zaak om in het jaarverslag ook een blik in de toekomst te werpen. Vermeld toekomstverwachtingen, beleidsvoornemens of aanzetten daartoe. Bijvoorbeeld welke maatregelen het bestuur voorstelt om de terugloop van het aantal vrijwilligers op te vangen. Of dat het komende jaar in het teken staat van het 25 jarig jubileum. En hoe het bestuur denkt over het voornemen van de gemeente om een samenwerking met ouderenzorginstellingen af te dwingen.

foto’s en bijlagen

Cartoons, tekeningen, foto’s kunnen een verslag verlevendigen.

De vorm

Het doel van het jaarverslag is om betrokken binnen en buiten de organisatie te informeren over het gevoerde beleid en de resultaten. Een jaarverslag moet dus boeien. De informatie die men verstrekt moet daarom adequaat zijn (zeker niet te lang), openhartig en prettig leesbaar. Dat laatste wil zeggen: in begrijpelijke bewoordingen.
Inhoud blijft altijd belangrijker dan de vorm, maar men moet niet onderschatten welk een positief effect een aantrekkelijke vormgeving heeft. Als het budget het toelaat kunt u overwegen het jaarverslag te laten opmaken en drukken. Maar tegenwoordig zijn er ook genoeg mogelijkheden om er zelf iets fraais van te maken met behulp van de computer.

Klik hier voor een praktijkvoorbeeld van een eenvoudig jaarverslag.