Omzetraming

Verhuur van ruimten is, om het maar eens eigentijds te zeggen, het primaire product van dorps-en gemeenschapshuizen. De omzet die daarmee wordt gerealiseerd volgt rechtstreeks uit de doelstelling. Maar die omzet is zelden de omvangrijkste, want dat is meestal die van de bar of kantine. Samen met extra faciliteiten die de verhuur ondersteunen, zoals een beamer, vormen zij de tweede omzetcategorie. De derde omzetcategorie is die uit sociaal-culturele activiteiten en incidentele evenementen. Tenslotte is er nog een vierde categorie van sporadisch voorkomende omzet zoals bijvoorbeeld: dagverblijf voor gehandicapten, logiesverlening, exploitatie van een badinrichting en dergelijke.

Waarom is een omzetraming nodig?

Een raming van de omzet is van belang bij het opstellen van de begroting. De begrote omzet wordt, als het goed is, regelmatig vergeleken met de gerealiseerde omzet. Wijken de resultaten af dan kan er eventueel worden bijgestuurd. Hetzij door de omzet te vergroten, bijvoorbeeld met speciale acties, of door de met de omzet samenhangende kosten te verminderen. Aan het einde van het boekjaar wordt de behaalde omzet samen met andere opbrengsten en kosten in de jaarrekening verantwoord. Die cijfers vinden we allemaal terug in het financieel jaarverslag.

Ook bij nieuwbouw of uitbreiding van een dorps- of gemeenschapshuis speelt de omzetprognose een belangrijke rol. Subsidiënten, banken en andere financiers zullen willen weten of er in de nieuwe accommodatie sprake is van een gezonde en realistische exploitatie-opzet. De raming van de omzet is daarbij een belangrijk gegeven. Ook verzekeringsmaatschappijen kunnen om verschillende redenen vragen om een geschatte omzet.

Omzetprognose

Met het rekenprogramma van de vraagbaak kunt u in Excel een prognose maken van de inkomsten van verhuur, bar en keuken. Uiteraard moet het programma Excel op de computer zijn geïnstalleerd om het te kunnen gebruiken. U kunt er zelf categorieën aan toevoegen.

Brutowinstpercentage

De baromzet is van de verschillende omzetcategorieën het meest bewerkelijk. Het gaat namelijk niet alleen om een goed lopende verkooporganisatie, maar ook om een goed georganiseerde inkoop en voorraadhouding. Daarbij kan verlies optreden, bijvoorbeeld door het weggooien van teveel gezette koffie, bederf of het weggeven van (niet genoteerde) consumpties. Om nog maar niet te spreken van, ook voorkomend, regelrechte diefstal.
Naast de vergelijking van de begrote omzet met de gerealiseerde omzet is een aanvullende methode gewenst om de geraamde winstgevendheid van de baromzet in de gaten te houden. Dit kan worden gerealiseerd door vooraf een beoogd brutowinstpercentage vast te stellen en dit voortdurend met het gerealiseerde percentage te vergelijken.

Brutowinst is het verschil tussen de inkomsten uit verkoop en de directe kosten van de inkoop. De verhouding tussen verkoop en inkoop wordt het brutowinstpercentage genoemd.
De brutowinst kan worden uitgedrukt in een percentage van de inkoop of in een percentage van de omzet. Omdat deze methodes naast elkaar worden gebruikt geven we van beiden een voorbeeld.

Brutowinst uitgedrukt in een percentage van de inkoop:

Inkoop = € 25.000 (100%)
Verkoop = € 75.000 (300%)

Formule:
(Winst : inkoop) x 100% = brutowinstpercentage
€ 50.000: (€ 25.000 x 100%) = 200%.

Brutowinst uitgedrukt in een percentage van de omzet:

Inkoop = € 25.000 (100%)
Verkoop = € 75.000 (300%)

Formule:
(Winst : omzet) x 100% = brutowinstpercentage
(€ 50.000 : € 75.000) x 100% = 66,67%.

Beleid

Inzicht in de omzet, de brutowinst en het brutowinstpercentage is onmisbaar voor het bepalen van het beleid. Daarom is het belangrijk dat deze gegevens duidelijk in de jaarrekening staan aangegeven. Hoewel dorps- en gemeenschapshuizen bedrijfsmatig moeten werken, hebben zij niet als doel om een zo hoog mogelijke winst te behalen. Een bestuur kan immers ook bewust de verkoopprijzen laag houden om zo op indirecte manier het plaatselijke verenigingsleven te subsidiëren. En men kan ook wat duurder inkopen bij een plaatselijke winkelier of het café om zo het draagvlak voor de accommodatie in het dorp te versterken. Kijk ook bij Prijsbeleid en Inkoopbeleid.

Stuurinstrument

Vooral in de horecabranche hoor je vaak brutowinstpercentages genoemd. Voor een doorsnee horecabedrijf is een brutowinst over de totale drankomzet van 70% heel redelijk. Echter, het ene bedrijf is het andere niet en met vergelijken moet je voorzichtig zijn. Het brutowinstpercentage is sterk afhankelijk van omstandigheden zoals openingstijden, soort publiek en soort consumpties. Voor koffie bijvoorbeeld is het brutowinstcijfer veel hoger dan voor bier en frisdranken. Een vergelijking tussen dorpshuizen en horecagelegenheden is nog moeilijker dan een vergelijk tussen horecabedrijven onderling. Het is daarom verstandiger zelf expertise op te bouwen. Na een aantal jaren heeft u een goed inzicht wat er bij u mogelijk is. U zou kunnen beginnen met het huidige brutowinstpercentage vast te stellen aan de hand van de jaarrekening. Selecteer de totale in- en verkopen. Het verschil is de brutowinst. Met de formule winst:(omzet x100) stelt u het actuele brutowinstpercentage vast. U heeft nu een brutowinstpercentage voor de gehele drankomzet en keukenverkoop.

Meer inzicht krijgt u als u op dezelfde wijze per product of per productgroep de brutowinst bepaalt. Voorwaarde is dan wel dat u de verkopen ook als zodanig hebt vastgelegd. Bijvoorbeeld door het gebruik van een kasregister. Uiteraard dient u de inkopen dan ook per product of per productgroep geadministreerd te hebben. De volgende groepsindeling is gebruikelijk: koffie en thee, bier, frisdranken, gedestilleerd, wijn, keuken.
Door per productgroep de verkopen van de inkopen af te trekken kunt u bepalen wat de brutowinst en het brutowinstpercentage per productgroep is. Let op dat u de voorraad mutatie in de berekening meeneemt.

Controlemiddel

Op dezelfde manier als hierboven is ook het theoretisch brutowinstpercentage vast te stellen. Dit kan dienen om afwijkingen op het spoor te komen. U doet dit door aan de hand van de inkoopfacturen te bepalen wat de omzet in theorie zou hebben kunnen zijn. Denk er weer aan de voorraadmutatie in de berekening mee te nemen. (zie verderop onder voorbeeld).
De berekende omzet wordt als volgt bepaald: het aantal (kratten of flessen) x het aantal glazen x de prijs. Wees erop bedacht dat niet alle glazen even groot zijn. Neem dus uw eigen glazen als maatstaf. Denk er ook aan om geen verkoopprijswijzigingen in de onderzochte periode door te voeren.

Richtlijnen voor aantallen glazen:
bier (hectoliter) = 440 grote glazen
bier (fust 50 liter) = 220 grote glazen
frisdrank (1 liter) = 5 à 6 glazen
wijn (0,7 liter) = 5 glazen
gedestilleerd (1 ltr) = 20 à 25 glazen

Voorbeeld

Een gemeenschapshuis gebruikt een kasregister. Aan wijn is, blijkens de telling van dit kasregister, dit jaar voor € 400,– verkocht.
De berekende omzet is:
Voorraad aan het begin van het jaar 10 flessen. Ingekocht 100 flessen wijn. Voorraad einde van het jaar 20 flessen. Er zijn volgens deze opstelling dus 90 flessen verkocht.
Uit één fles (dit hebben we inmiddels gemeten) gaan 5 glazen. Een glas wijn kost € 1. De berekende omzet is dan: 90 x 5 x 1 = € 450. De wijn kostte inkoop € 2,50 per fles. Berekende inkoopwaarde van de verkoop is 90 x 2,50 = € 225.
Het brutowinstpercentage zou moeten zijn: winst:(verkoop x100) = € 225:(€ 450×100) = 50%. Echter, het brutowinst% op wijn bedraagt volgens de jaarrekening slechts 43,75%.
Er is dus minder opbrengst dan we berekenen! Hieronder geven we een aantal mogelijke redenen.

Kritische factoren

Naast de in- en de verkoopprijs spelen de omstandigheden waaronder consumpties worden verkocht een rol bij de hoogte van de omzet en brutowinst. Wat voor soort activiteiten zijn er in het dorpshuis? Hoe ziet het consumptiegedrag eruit (veel koffie of veel bier)? Is er een geroutineerde beheerder of werkt men met vrijwilligers?

Maar daarnaast kunnen ook de volgende zaken de brutowinst negatief beïnvloeden: te volle glazen, tapverliezen, er worden te grote hoeveelheden koffie en thee gezet (en dus weggegooid), onrendabele inkoop, voorraadbederf (producten zijn over datum, flessen gebroken), voorraadbeheer (halve flessen wijn weggooien, teveel kroketten ontdooien), doorleveren (verkopen van flessen drank voor thuisgebruik), eigen consumpties van bestuur/beheerder/vrijwilligers, weggegeven consumpties worden niet geadministreerd, luxe uitvoering (koffiemelkcups, bedrukte suikerzakjes, verpakte koekjes), betalingen uit- of aan de kas zonder dit te registreren, diefstal van goederen of geld.

Een veelheid aan factoren die bij tegenvallende cijfers onderzocht moeten worden. Dat vraagt veel van het bestuur en de vrijwilligers. En zeker zonder een goede in- en verkoopadministratie en een goed voorraadbeheer tast men in het duister.

Samenvatting

Goed besturen doet u, naast het creëren van een open sfeer en het houden van toezicht, aan de hand van gegevens:

  • begroot de omzet en de brutowinst en vergelijk regelmatig of de gerealiseerde omzet en de brutowinst daarmee in de pas lopen.
  • bepaal ook regelmatig de theoretische omzet en de brutowinst aan de hand van de inkoop en vergelijk die met de werkelijke omzet en brutowinst.
  • wanneer er verschil is tussen de begrote, de berekende en de werkelijke omzet en brutowinst, dan is het tijd dat u goed nagaat welke redenen hier aan ten grondslag liggen.
  • om daarna uw beleid aan te passen.

Het is daarom noodzakelijk en verstandig om:

  • de financiële administratie inzichtelijk in te richten
  • waar mogelijk functiescheiding toe te passen
  • goed en betrouwbaar voorraad te houden
  • alle verstrekkingen te registreren
  • goed toezicht te houden.

De belastingdienst kan bij een controle naar het brutowinstpercentage kijken. Ook daarom is het verstandig om bovenstaande adequaat uit te voeren en uiteraard lessen te trekken uit wat zich voordoet.