Als bekend is welke voorstellingen het programma vormen kan met de organisatie ervan worden begonnen. De organisatie kan in handen zijn van een bestuurslid of van de beheerder maar vaak is daarvoor een aparte bestuurscommissie of activiteitencommissie in het leven geroepen. Dit artikel gaat over de financiën, de praktische organisatie en de ontvangst van artiesten en publiek.
Begroting
Stel per voorstelling die u boekt een begroting op. Alle voorstellingen samen vormen het programma. Het kan zijn dat u over het programma in z’n totaliteit of over elke voorstelling met het bestuur of met de penningmeester moet onderhandelen. Gaat u voor het eerst een programma uitvoeren dan zult u geen of weinig vergelijkbare gegevens kunnen presenteren. Is uw programma een voortzetting van bestaand beleid dan zult u er goed aan doen vergelijkende cijfers, van vorige seizoenen, en de cijfers van het afgelopen jaar mee te verstrekken. Globaal gaat het bij de begroting om de volgende posten:
Kosten:
- Uitkoop- of garantiebedrag voorstelling;
- (Eventueel) zaalhuur en bijkomende kosten;
- Publiciteit;
- Reiskosten;
- Representatie (drankjes);
- Bloemen (artiesten);
- Vrijwilligersvergoedingen (indien afgesproken);
- Diversen……
Inkomsten:
- Kaartverkoop;
- Winst uit barverkopen;
- Subsidies;
- Sponsors;
- (Eventueel) bijdrage van de organisatie.
Contracten sluiten
Technische lijst
Voordat er een contract wordt gesloten moet men er zeker van zijn dat de voorstelling technisch mogelijk is in de accommodatie. Professionele gezelschappen en bands hebben daarvoor een zogenaamde technische lijst. Daarop staat wat er voor de betreffende voorstelling of het concert beschikbaar moet zijn aan speelruimte, techniek, kleedkamers, hoe lang de opbouwtijd is, hoeveel helpers de accommodatie moet leveren e.d.
Download hier een voorbeeld van een technische lijst.
Het is van belang om deze lijst direct bij het sluiten van de mondelinge overeenkomst op te vragen zodat u, voordat u het contract tekent, kunt controleren of de voorstelling in uw accommodatie mogelijk is. Vraag om een toelichting als de technische lijst voor u onbegrijpelijk vakjargon bevat. Het is aan te raden ook een technische lijst van uw eigen accommodatie te maken. U kunt deze bij verhuur van uw theaterzaal verstrekken.
Contracten
Nadat een boeking telefonisch is overeengekomen stuurt het impresariaat of het gezelschap u het contract toe. Controleer voordat u een contract ondertekent de juistheid van:
- De naam van de artiest en/of de naam van de voorstelling;
- De datum van de voorstelling;
- De aanvangstijd;
- De afgesproken prijs;
- Het soort contract: uitkoop, garantie en/of partage.
Een foutje is snel gemaakt en kan grote (financiële) gevolgen hebben!
Kaartverkoop
U kunt natuurlijk bij de boekhandel een rol kaartjes halen. Die kunt u afscheuren en als betalingsbewijs meegeven. Maar daar staan dan geen gegevens op zoals naam van de organisatie, plaats, datum, artiest/voorstelling en prijs.
Wilt u er iets meer werk van maken dan kunt u kaartjes laten drukken. U kunt dat doen in uw huisstijl en met vermelding van uw sponsors. Op een wit vlak op de voorgedrukte kaartjes kunt u per voorstelling zelf met de computer de diverse gegevens invullen. Op die manier kunt u eenvoudig de vaak verschillende soorten kaartjes maken: CJP, CKV, jeugd onder de 16 jaar, 65+, donateurs (gratis toegang), et cetera.
Als er geregeld voorstellingen worden georganiseerd kan de kaartjesadministratie met de computer worden gedaan, al dan niet met een speciaal programma. In ieder geval moet het dan mogelijk zijn bij te houden hoeveel plaatsen, zelfs eventueel welke, er nog beschikbaar zijn en hoeveel kaarten er zijn verkocht.
Publiciteit
Voorstellingen moeten bij het publiek onder de aandacht worden gebracht. Dat kan op diverse manieren, zoals een advertentie in een regionale krant, door middel van een jaarlijks uit te geven programmaboekje of met affiches of strooifolders. Vaak worden er meerdere middelen naast elkaar gebruikt. Kijk ook bij Publiciteit en PR.
Subsidie en sponsoring
Om het bezoek aan culturele programma’s te stimuleren zijn er fondsen en overheden die dit subsidiëren. Soms in de vorm van een garantie voor een tekort. Sponsors worden vaak in de eigen omgeving gevonden. Kijk ook bij Fondswerving cultureel programma.
Draaiboek van een voorstellingsdag
Spreek van te voren af wie welke taak op zich neemt:
Opbouw van de voorstelling
- Hoe laat komen de technici met het decor en wie ontvangt ze (koffie/thee)?
- Is er een parkeerplaats en is de parkeerplaats voor laden en lossen beschikbaar?
- Wie helpen er met opbouwen namens de eigen accommodatie?
- Als besloten is de artiesten na afloop bloemen te geven, wie koopt deze?
Ontvangst artiest(en)
- Hoe laat komen de artiesten en wie vangt ze op (koffie/thee)?
- Zijn de kleedkamers schoon en warm, is er een spiegel?
- Lijstje restaurants waar artiesten en technici kunnen eten;
- Een half uur voor de voorstelling artiesten drankje aanbieden en succes wensen;
- De artiesten in de pauze in de kleedkamer voorzien van een drankje;
- Eventueel na afloop aan de bar artiesten en techniek nog wat aanbieden.
Ontvangst en begeleiding publiek
- Zorgen dat er kaartjes zijn voor de betreffende voorstelling;
- Inrichten van de kassa en de baliefunctie (programma’s beschikbaar?);
- Aangeven hoe laat de voorstelling begint, of er een pauze is en hoe laat de voorstelling is afgelopen;
- Als organisatie herkenbaar en aanspreekbaar zijn, bijvoorbeeld door naamkaartjes.
Afronding voorstelling
- Wie geeft de (eventuele) bloemen?
- Wie helpen er mee met afbreken?
- Napraten met het publiek over de voorstelling;
- De volgende voorstelling(en) onder de aandacht van het publiek brengen d.m.v gesprek, flyers, affiche e.d;
- Napraten met de artiest over de voorstelling;
- Indien vooraf afgesproken: afrekenen met de artiest(en);
- Artiest en techniek uitgeleide doen.
Afsluiting (*)
- (Eventueel)kas tellen;
- (Eventueel)geld meegeven aan de penningmeester of op een andere wijze ter beschikking stellen.
(*) Normaal lopen alle uitgaven en inkomsten via de kas (kassa) van de organisatie en vervalt dit onderdeel. Worden de financiën van de voorstellingen strikt apart gehouden dan is het een goed gebruik om met voorschotten te werken. Deze kunnen dan op het geëigende moment met de voorschotverstrekker (soms is dat de penningmeester) worden afgerekend.
